КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
12-13 ноября 2024 года
Москва -
14-15 ноября 2024 года
Москва -
19 ноября 2024 года
Онлайн -
21-22 ноября 2024 года
Москва -
27-29 ноября 2024 года
Ярославль -
26 августа 2024 года по 5 декабря 2024 года
Москва
2 важных вопроса ЭДО: Зачем компании положение об ЭКДО? Как его составить?
23.06.2022
Понятие кадрового электронного документооборота (ЭКДО) было введено в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года. Многие работодатели задумались о переходе на КЭДО: удобство безбумажного обмена и хранения документов очевидно, отсутствие волокиты при подписании, особенно с работниками на удаленке, ускоряет кадровые процессы в разы. К тому же, грамотно составленное положение об ЭКДО позволит сделать этот переход безболезненным.
Краткий алгоритм перехода на ЭКДО
Решение о внедрении ЭКДО в организации принято, с чего начать? ППТ предлагает такой алгоритм:
Шаг 1. Примите решение о переходе на ЭКДО, закрепив его распоряжением по фирме, определите порядок внедрения электронного документооборота, назначьте ответственных, установите сроки.
Шаг 2. Выберите информационную систему (далее – ИС) для ведения ЭКДО. Законодательство позволяет создать систему самостоятельно или выбрать готовую среди коммерческих и государственных программ.
Шаг 3. Разработайте и утвердите локальные акты о порядке ведения документооборота.
Шаг 4. Уведомите сотрудников о переходе на новый обмен кадровой документацией.
Шаг 5. Получите согласие работников или заявления об отказе.
Составляем приказ о внедрении ЭКДО
О необходимости составления 2 локальных нормативных актов при переходе на ЭКДО говорит статья 22.2 Трудового кодекса. Это документы о порядке перехода (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ) и об осуществлении цифрового документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).
Локальный акт о порядке перехода рекомендуется создавать либо в форме приказа, либо в форме положения. Но в любом случае необходимо учесть обязательные требования законодательства, приказ (или положение) содержит:
- сведения об ИС для работы с электронным документооборотом;
- порядок доступа к ИС работодателя (если необходимо);
- перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО;
- срок уведомления сотрудников о переходе на электронный кадровый документооборот;
- сведения о дате введения ЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Обратите внимание, что в соответствии с законом дата введения кадрового электронного документооборота должна быть не ранее дня, когда закончился срок уведомления работников (абз. 5 ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ): например, процедуру уведомления заканчиваем 20 июня – вводим ЭКДО 21 июня или позже.
Рекомендуется закрепить в приказе на ЭКДО (или положении) и такие сведения:
- перечень локальных актов компании, в которые необходимо внести изменения в связи с переходом на электронный документооборот (например, в правила внутреннего распорядка, коллективные договоры, в график документооборота, трудовые договоры);
- информация о защите конфиденциальности ЭКДО (применение ЭЦП (электронной цифровой подписи) и защита информационной системы).
Как составить положение об ЭКДО?
Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления ЭКДО. Традиционно организации составляют положение об электронном документообороте. В соответствии с ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ обязательны для включения следующие сведения:
- сроки ознакомления и подписания работником электронных документов;
- периодичность подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников (если необходимо);
- случаи, при которых допускается оформление документации на бумажном носителе.
Обратите внимание, что положение об ЭКДО утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюз в организации есть, то ваши локальные акты ЭКДО должны содержать такое согласие, например: «Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (протокол от 00.00.2022 № 3) учтено».
Форма положения не утверждена законодательно, она пишется произвольно и включает в себя следующие разделы:
«Общие положения»
Тут указываются цели локального акта, нормативные документы, на основании которых оно издается. В этой части перечисляются лица, на которых оно распространяется, уточняются термины и ответственные.
«Использование информационной системы в рамках ЭКДО»
Здесь дается электронный адрес ИС, способы доступа к личному кабинету работника, описывается процесс регистрации и правил безопасности в ИС.
«Порядок электронного документооборота»
В этом разделе описывается процесс отправки и получения документа.
«Сроки подписания и ознакомления с документами»
Эта часть важна не только, чтобы участники могли подписывать вовремя документы кадрового оборота, но и знали особые сроки для ряда документов (например, приказ об отпуске необходимо подписать не позднее чем за 2 недели до отпуска).
«Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в рамках ЭКДО»
Тут устанавливаются способы обучения сотрудников. При составлении этого раздела ППТ рекомендует использовать материалы разработчиков ИС.
«Случаи оформления документов на бумажном носителе»
В этой части нужно описать процессы работы в случае отсутствия доступа к ИС.
Часто положение об электронном кадровом документообороте включает также разделы о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия на ЭКДО с лицами, поступающими на работу.
Уведомление о переходе на ЭКДО
Когда локальные акты составлены, прежде чем начать электронный обмен документами, работодатель в соответствии с ТК РФ обязан уведомить об этом каждого сотрудника. Работник при этом имеет право сохранить бумажный способ подписи документов. Уведомить работника необходимо под подпись. Есть исключение – согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Узнать детали перехода на кадровый электронный документооборот вы сможете от представителей крупнейших компаний в России 24 августа на Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике». Возможно участие онлайн. Никакой теории. Только кейсы крупнейших компаний! Действуют скидки за раннюю регистрацию. Успейте принять участие по наиболее выгодной цене!Источник: ППТ
Наши конференции:
- Восьмая конференция «Управление рисками в промышленности»
- Семнадцатый форум финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2025
- Четырнадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Сорок пятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
- Четырнадцатый форум финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2025
Комментарии