2 важных вопроса ЭДО: Зачем компании положение об ЭКДО? Как его составить?

Понятие кадрового электронного документооборота (ЭКДО) было введено в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года. Многие работодатели задумались о переходе на КЭДО: удобство безбумажного обмена и хранения документов очевидно, отсутствие волокиты при подписании, особенно с работниками на удаленке, ускоряет кадровые процессы в разы. К тому же, грамотно составленное положение об ЭКДО позволит сделать этот переход безболезненным.

Краткий алгоритм перехода на ЭКДО

Решение о внедрении ЭКДО в организации принято, с чего начать? ППТ предлагает такой алгоритм:

Шаг 1. Примите решение о переходе на ЭКДО, закрепив его распоряжением по фирме, определите порядок внедрения электронного документооборота, назначьте ответственных, установите сроки.

Шаг 2. Выберите информационную систему (далее – ИС) для ведения ЭКДО. Законодательство позволяет создать систему самостоятельно или выбрать готовую среди коммерческих и государственных программ.

Шаг 3. Разработайте и утвердите локальные акты о порядке ведения документооборота.

Шаг 4. Уведомите сотрудников о переходе на новый обмен кадровой документацией.

Шаг 5. Получите согласие работников или заявления об отказе.

Составляем приказ о внедрении ЭКДО

О необходимости составления 2 локальных нормативных актов при переходе на ЭКДО говорит статья 22.2 Трудового кодекса. Это документы о порядке перехода (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ) и об осуществлении цифрового документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Локальный акт о порядке перехода рекомендуется создавать либо в форме приказа, либо в форме положения. Но в любом случае необходимо учесть обязательные требования законодательства, приказ (или положение) содержит:

Обратите внимание, что в соответствии с законом дата введения кадрового электронного документооборота должна быть не ранее дня, когда закончился срок уведомления работников (абз. 5 ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ): например, процедуру уведомления заканчиваем 20 июня – вводим ЭКДО 21 июня или позже.

Рекомендуется закрепить в приказе на ЭКДО (или положении) и такие сведения:

Как составить положение об ЭКДО?

Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления ЭКДО. Традиционно организации составляют положение об электронном документообороте. В соответствии с ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ обязательны для включения следующие сведения:

Обратите внимание, что положение об ЭКДО утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюз в организации есть, то ваши локальные акты ЭКДО должны содержать такое согласие, например: «Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (протокол от 00.00.2022 № 3) учтено».

Форма положения не утверждена законодательно, она пишется произвольно и включает в себя следующие разделы:

«Общие положения»

Тут указываются цели локального акта, нормативные документы, на основании которых оно издается. В этой части перечисляются лица, на которых оно распространяется, уточняются термины и ответственные.

«Использование информационной системы в рамках ЭКДО»

Здесь дается электронный адрес ИС, способы доступа к личному кабинету работника, описывается процесс регистрации и правил безопасности в ИС.

«Порядок электронного документооборота»

В этом разделе описывается процесс отправки и получения документа.

«Сроки подписания и ознакомления с документами»

Эта часть важна не только, чтобы участники могли подписывать вовремя документы кадрового оборота, но и знали особые сроки для ряда документов (например, приказ об отпуске необходимо подписать не позднее чем за 2 недели до отпуска).

«Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в рамках ЭКДО»

Тут устанавливаются способы обучения сотрудников. При составлении этого раздела ППТ рекомендует использовать материалы разработчиков ИС.

«Случаи оформления документов на бумажном носителе»

В этой части нужно описать процессы работы в случае отсутствия доступа к ИС.

Часто положение об электронном кадровом документообороте включает также разделы о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия на ЭКДО с лицами, поступающими на работу.

Уведомление о переходе на ЭКДО

Когда локальные акты составлены, прежде чем начать электронный обмен документами, работодатель в соответствии с ТК РФ обязан уведомить об этом каждого сотрудника. Работник при этом имеет право сохранить бумажный способ подписи документов. Уведомить работника необходимо под подпись. Есть исключение – согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Узнать детали перехода на кадровый электронный документооборот вы сможете от представителей крупнейших компаний в России 24 августа на Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике». Возможно участие онлайн. Никакой теории. Только кейсы крупнейших компаний! Действуют скидки за раннюю регистрацию. Успейте принять участие по наиболее выгодной цене!

Источник: ППТ