Как сэкономить 10% ИТ-бюджета

Во время экономического спада компании урезали затраты на информационные технологии: отложили покупку новых решений и попытались выжать максимум эффективности из того, что уже есть, проведя недорогие модификации. Однако они могут добиться дополнительной экономии. Для этого нужно всего лишь пересмотреть процесс бюджетирования.

Сколько можно сэкономить благодаря правильному бюджетированию? До 10%, согласно результатам опроса, проведенного исследовательской группой CIO Executive Board среди 200 руководителей, отвечающих за формирование бюджета на ИТ.

Оказалось, что некоторые компании впустую потратили от 5% до 9% средств, выделенных на информационные технологии в 2009 году, и в основном из-за того, что взяли за основу свой прошлогодний бюджет. Дело в том, что корректируя прежний бюджет в сторону уменьшения или увеличения на определенный процент, менеджеры делают предположения о том, чем грядущий год будет отличаться от прошлого. Например, сколько лицензий на программное обеспечение понадобится. Часто такие прогнозы сбываются. Но если компании открывают филиалы или, как происходило в этом году, проводят сокращения персонала, число необходимых лицензий может радикально измениться. Замедление, приостановка или даже прекращение ИТ-проектов в 2009 году также привели к снижению потребности в лицензиях.

Разумеется, абсолютно точно предсказать масштаб этих перемен невозможно, говорится в отчете по итогам исследования. Но процесс бюджетирования можно сделать более гибким при помощи сценарного планирования с тем, чтобы адаптировать затраты на ИТ к новым экономическим реалиям.

Однако помните, что бюджетирование с нуля – не волшебный эликсир. Чтобы ежегодно составлять новый бюджет, требуются значительные кадровые ресурсы, и компании, который практиковали этот подход в течение нескольких лет, сообщают о падении рентабельности. Поэтому лучшая практика сейчас – применение скользящего планирования. Можно, к примеру, разделить бюджет на 12 частей и составлять по одной каждый квартал. Таким образом каждая часть будет полностью пересматриваться раз в три года, а ежегодный объем работы при этом серьезно сократится.

Размер экономии в 5-9% за счет выявления путей снижения издержек учитывает дополнительное количество человеко-часов, необходимое для бюджетирования с нуля. Однако вместе с тем исследование показало, что компании порой тратят лишнее время на подготовку бюджета, что может увеличивать расходы на ИТ на 0,5%. Дело в том, что большинство менеджеров пересматривали свой ИТ-бюджет от трех до пяти раз в этом году. Как только они заканчивали, их просили внести коррективы. Наиболее эффективные компании сократили время бюджетирования до нескольких недель (в то время как типичный срок составил месяц и более) и сумели избежать множественных пересмотров.

Еще одна область потенциальной экономии – это затянувшиеся или перезапущенные проекты. Конечно, главные причины перезапуска проектов – ошибки при планировании или управлении – лежат за пределами процесса бюджетирования. Однако исследования показало, что примерно 0,4% всех затрат обусловлены непосредственно ошибками бюджетирования, такими как неадекватное планирование возможных изменений в проектах.

Наконец, еще одно отклонение от оптимального бюджета, отвечающее за 1,4% расходов, может быть вызвано несоответствием ИТ-проектов реальным потребностям бизнеса. Вот лишь несколько примеров: внедрение ИТ-технологий в подразделении, которое вскоре будет закрыто или продано, либо автоматизация отдела продаж в момент перехода компании с продуктовой модели бизнеса на сервисную.

Здесь также лишь небольшая часть проблем имеет отношение к бюджетированию. Небольшая, но существенная. Когда размер бюджетов задан прошлогодними рамками, менеджеры не уделяют достаточно внимания анализу истинных текущих потребностей бизнеса.

Вместе с тем, как показывают результаты опроса, не стоит вкладывать слишком много усилий в совершенствование процесса бюджетирования. Передовые компании отдают предпочтение быстрым и гибким подходам, которые позволяют им оперативно реагировать на изменения – они не пытаются все предусмотреть и все предугадать.

Дэвид МакКенн

Комментарии