Татьяна Пчелинцева, «Эйч Энерджи»: Как гарантировать безопасность и безошибочность платежного процесса для компании

Татьяна Пчелинцева, руководитель казначейства и корпоративного контроллинга «Эйч Энерджи» и спикер Девятой конференции «Информационные технологии в казначействе», рассказала CFO Russia, как обеспечить безопасность трансграничных платежей.

С какими сложностями сталкиваются российские компании при трансграничных платежах?

Мне хотелось бы поделиться опытом нашей компании. На мой взгляд, он показателен и отражает текущую ситуацию на рынке трансграничных платежей для импортеров. С первыми сложностями мы столкнулись в начале 2023 года, пока еще входили в Группу Hitachi Energy и получили валютную выручку в крупном размере от одной из компаний группы на свой расчетный счет в российской дочке международного банка. Банк нас предупредил, что валюта не может находиться на нашем счете длительное время, будут начисляться большие комиссии, а в санкционный банк на свой расчетный счет мы перевести ее не можем. К этому моменту у нас были открыты счета еще в одной дочке международного банка, который уже престал открывать счета для новых клиентов, и мы нескольким траншами переводили эту сумму, так как оставался риск, что в какой-то момент платеж может не дойти.

До весны 2024 года мы чувствовали себя относительно уверенно, у нас были открыты счета в нескольких несанкционных банках, через них мы платили в недружественных валютах, через санкционные банки оставалась возможность платить в том числе в юанях, пока китайские банки не начали отказывать в проведении платежей из России. В этот момент мы стали активно подключать новые банки, которые предлагали нам в том числе агентские схемы. За месяц мы открывали счета в нескольких банках, за короткий промежуток времени пул банков вырос в несколько раз. В тот период многие агенты были готовы проводить платежи от 100 тысяч долларов США, а у нас была потребность в платежах в том числе на меньшие суммы для обеспечения потребностей нашего производства: из-за небольшой недорогой детали оно могло встать. На тот момент только один банк предложил нам проводить платежи в том числе на маленькие суммы через агента. Мы сделали несколько переводов, и платежи встали. Это был июль 2024 года.

Нам повезло, что к этому моменту у нас уже были подписаны агентские договора с еще несколькими банками и прямым агентом. Прямые платежи к этому моменту практически перестали проходить, и мы продолжили платить нашим поставщикам в Китай, постепенно договариваясь о снижении лимитов на платежи и размеров комиссий.

На протяжении всего времени мы активно обменивались опытом с коллегами из других компаний, которые столкнулись с похожими сложностями: мы участвовали в конференциях, вебинарах, открыто обсуждали с нашими партнерами возникающие трудности. Наша задача была наработать варианты на случай, если встанет один из каналов, чтобы мы могли быстро переключиться на другой. В этот же период мы запустили прямые платежи в Китай в рамках одной банковской группы, и к этому времени часть поставщиков уже успели открыть счета в Китае.

На текущий момент ситуация стабилизовалась, мы успешно преодолели кризис платежей без срывов производственного процесса, инвестиционной программы. К сожалению, с прямыми платежами ситуация по-прежнему очень сложная, они по стоимости часто не уступают агентским платежам. Но мы видим, что стоимость агентских платежей постепенно снижается, появляется все больше вариантов. Каждый платеж мы рассматриваем отдельно: какой вариант предпочтительнее, дешевле, быстрее, какие сложности могут возникнуть на китайской стороне. Перед отправкой платежа обязательно проговариваем все детали с нашими поставщиками, просим получить подтверждение из банка-получателя, что средства будут зачислены. В процессе согласования маршрутов участвуют и закупщики, и казначейство, и специалисты по валютному контролю и валютным платежам, так как успех прохождения платежей зависит от слаженной командной работы.

Поделитесь советом с коллегами: как обеспечить безопасность трансграничных платежей?

В нашей компании всегда была развита система внутренних контролей, перед заключением договора с новым партнёром на первоначальном этапе он проходит обязательную юридическую и финансовую проверку, это же относится и к агентам. Изначально мы в большей степени доверяли нашим обслуживающим банкам, полагая, что их ресурсы позволяют проводить тщательный отбор, проверять полный пакет документов, включая регистрационные документы.

Далее подключается система для управления мастер-данными, которая вносит все реквизиты и изменения. Только после их утверждения возможно переходить к согласованию договора, созданию заявки и платежу.

Когда сложности с трансграничными платежами стали нарастать, мы решили выделить процесс валютных платежей и валютного контроля, назначить ответственных, которые полностью отслеживали данные платежи, начиная от заявки от инициатора и заканчивая получением подтверждения, что платеж дошел до поставщика. Казначейство подключается на этапе согласования маршрута, предлагает самый оптимальный, обеспечивает работоспособность схемы и, когда она уже опробована, передает специалистам по валютным операциям.

К сожалению, в текущих реалиях обеспечить полную автоматизацию проведения трансграничных платежей мы не можем, так как маршруты постоянно меняются, не со всеми банками у нас настроена прямая интеграция. Но мы придерживаемся принципа разделения полномочий на создание, редактирование и авторизацию платежей, а также принципа обязательной авторизации двумя сотрудниками (принцип «четырех глаз»).

Что, по вашему мнению, является гарантией безопасности и безошибочности платежного процесса для компании?

В нашей компании много лет назад внедрена и действует матрица авторизации – таблица полномочий, которая определяет требуемые уровни одобрения, необходимые для различных действий в компании, начиная от закупки и заканчивая платежами. В этом документе используется принцип распределения ответственности, который описывает различные роли сотрудников, участвующих в процессе принятия решений. Согласно матрице авторизации выстроена система согласований в ERP-системе, авторизации в банк-клиентах. Очень четкое разграничение полномочий, прав, не должно быть конфликта ролей, каждая новая роль утверждается сотрудником, ответственным за внутренние контроли.

Обязательно соблюдение принципа «четырех глаз», о котором я упоминала выше. Практика совместной подписи также применяется к авторизации электронных транзакций, когда подписи могут быть заменены с использованием двух паролей, принадлежащих разным лицам.

Для обеспечения безопасности мы стремимся к использованию защищенных каналов связи между системой ERP и банк-клиентом для загрузки платежных файлов (host-to-host).

Инструментов, обеспечивающих безопасность прохождения платежей и их безошибочность, в компании много, но важно помнить, что технологии не могут полностью избавить компанию от ошибок при проведении платежей, особенно в период нестабильности, когда нужно быстро принимать решения. Самую важную роль играют сотрудники компании, которые понимают, как работает система, какую роль они играют в процессе, какие последствия может понести компания в случае их ошибки.  

Задать свои вопросы Татьяне и узнать больше об опыте «Эйч Энерджи» вы сможете на Девятой конференции «Информационные технологии в казначействе», которая состоится 14 февраля 2025 года.

Комментарии