Виктория Данилова, ГК «Бинергия»: «Стандарты и процедуры помогают избежать ошибок и искажений в прогнозах»

Справка о компании: ГК «Бинергия» – российская фармацевтическая компания полного цикла. Компания лидирует в области российской разработки и производства анестетиков. Значительная часть оборота компании инвестируется в разработку новых лекарственных средств, БАДов и фармацевтических субстанций. В настоящее время в стадии разработки находятся 90 препаратов.

Человеческий фактор и автоматизация

Изначально понятие человеческого фактора пришло в мир из военного дела и авиации – все мы знаем примеры его влияния на ход событий в мировой истории. Но все чаще и чаще на расплывчатую формулировку «да это человеческий фактор» списывают косяки в бизнесе: Утечка данных? Ошибка в тендере? Упал софт у клиента на продакшене?

Качество, безопасность, ИТ-инфраструктура, репутация – неполный список уязвимых аспектов, способных ощутимо пострадать от выключенного рубильника, бага в ПО, ошибки в таблицах Excel. Любая ошибка стоит компании прибыли, ресурсов и, конечно же, нервов.

Я руковожу блоком финансов в фармацевтической компании. Фарма, пожалуй, самая зарегулированная отрасль из всех, в которых мне приходилось работать. В корпоративной среде встречается установка, что автоматизировать нужно все, что только возможно. Но есть и другое мнение: нужно внедрять исключительно те решения, которые действительно принесут пользу – дадут экономический эффект, сократят трудозатраты, помогут обогнать конкурентов и завоевать новые ниши или регионы. Я придерживаюсь второго взгляда.

Нельзя не признавать того факта, что автоматизация снижает влияние на результат человеческого фактора. Самые очевидные примеры программного обеспечения – внедрение штрих-кодов на товарах в магазинах, автоматизация учета персональных данных, формирование QR-кодов на оплату.

Чтобы начать автоматизацию и нивелировать человеческий фактор, нужно подключить машину. Но прежде ее необходимо обучить. Не существует ни одной системы, которая будет корректно работать без сбора статистики и анализа фактов предыдущих периодов.

Способы сбора данных для анализа

Можно выделить три основных способа сбора данных. Первый – сбор вручную. Он, как правило, подходит для небольших компаний. Для работы используют подручные инструменты, вроде MS Excel. Этот способ долгий, трудоемкий и, к сожалению, не слишком точный, поскольку при переносе данных из учетной системы присутствует человеческий фактор. Зато бесплатный.

Второй способ – веб-аналитика. Данные отображаются в реальном времени, можно интегрировать дополнительные сервисы, создать для директора дашборд в телефоне. Но это, опять же, по большей части ручной труд. Поэтому придется привлекать к работе программиста и долго все настраивать, а также смириться с отсутствием мультиканальной аналитики и точных данных из-за ограниченных возможностей.

Третий способ сбора данных – готовые сервисы. Их много. Они помогают автоматизировать сбор данных, составить отчеты и аналитические графики. Это готовые инструменты, которые позволяют принимать правильные решения относительно финансовых вложений в маркетинг. Но при выборе сервиса важно учесть плюсы и минусы.

Машинное обучение

Следующий этап после сбора данных – машинное обучение, результаты которого можно применять различных областях деятельности. Машина анализирует факт, тренд и строит свой собственный тренд.

Машинное обучение позволяет, во-первых, планировать затраты на производство. Благодаря этому можно анализировать данные о производственных процессах и определять факторы, влияющие на затраты. Это может помочь компаниям оптимизировать свои производственные процессы и снизить затраты. Стоит отметить, что в каждом производстве есть свои ограничения: человеческие, машиночасы, ресурсы.

Во-вторых, компания получает возможность прогнозировать затраты на маркетинг. В одной компании, где я работала ранее, автоматизировали прогнозирование, благодаря чему команда маркетологов могла предоставлять руководству предоценку и постоценку проводимых акций.

В-третьих, прогнозирование затрат на логистику, которое предполагает анализ данных о логистических процессах и определение оптимальных маршрутов и способов доставки.

Четвертый способ использовать машинное обучение – прогнозирование затрат на управление персоналом. Если у компании ограниченные мощности и ресурсы, то нет необходимости набирать огромное количество сотрудников сразу. Машинное обучение помогает анализировать данные о работе персонала и определять оптимальное количество сотрудников, необходимых для выполнения задач.

Установление стандартов и процедур в прогнозировании затрат

Невозможно прогнозировать затраты без стандартов и строгих регламентов. Установление стандартов и процедур в прогнозировании затрат помогает обеспечить более точное и надежное планирование финансовых ресурсов компании. Это особенно важно для принятия обоснованных управленческих решений и контроля над расходами. На каждую процедуру у нас в компании написан свод правил, которые обязательны к исполнению.

Стандарты и процедуры в прогнозировании затрат включают в себя:

Преимущества стандартов и процедур в прогнозировании затрат

Когда я пришла в компанию, в ней не было никакой инвестиционной программы. Был четкий портфель препаратов, который не менялся. Поэтому новая команда топ-менеджеров первым делом начала внедрять стандарты и процедуры и обучать сотрудников. И стоит отметить, что все изменения в первое время воспринимались в штыки.

Однако не стоит забывать о преимуществах установления стандартов и процедур прогнозирования. Во-первых, стандарты и процедуры помогают избежать ошибок и искажений в прогнозах. Во-вторых, они позволяют более эффективно управлять финансовыми ресурсами компании, предотвращая их нехватку или избыток. Не стоит объяснять, что кассовый разрыв для компании порой обходится очень дорого и лучше его избегать. Третье преимущество – снижение рисков, что очень важно для фармацевтической отрасли. Повторю, что фарма – сильно зарегулированный бизнес. У нас входной контроль качества сырья, исходящий контроль продукции.

Четвертое преимущество – улучшение коммуникации после обучения сотрудников. Все в компании перезнакомились друг с другом. Четкие стандарты и процедуры способствуют лучшей коммуникации между различными отделами и уровнями управления, что важно для согласованного принятия решений. Также не стоит забывать о повышении доверия инвесторов и кредиторов, поскольку повышается качество планирования.

Стандарты и процедуры в прогнозировании затрат также полезны для постоянного контроля и аудита. Наша служба ВА, проводя аудит, не сталкивается со сложностями, поскольку благодаря стандартам и процедурам в прогнозировании затрат мы выявляем отклонения от бюджета своевременно и учитываем их в прогнозе. Таким образом, постоянный контроль и аудит в прогнозировании затрат позволяют улучшать процессы управления затратами, повышать точность прогнозов и обеспечивают прозрачность и доверие.

Виктория Данилова, финансовый директор, ГК «Бинергия»

Комментарии