Валентина Андрющенко, «Норникель»: «Интеграция системы ЭДО позволила нам сократить трудозатраты»

Валентина Андрющенко, руководитель управления по интегрированному документообороту «Норникеля» и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об интеграции системы ЭДО в учетную систему компании.

В чем заключалась необходимость интегрировать систему ЭДО в учетную систему в «Норникеле»?

В своей работе мы стремимся минимизировать трудозатраты по обработке документов и нивелировать риски человеческого фактора. Изначально для предприятий группы было внедрено решение, позволяющее работать с электронными документами напрямую в личном кабинете оператора для обеспечения электронного документооборота для типов сделок, обязательных на законодательном уровне.

Как любая современная компания, мы стараемся максимально снизить трудозатраты на рутинные операции, автоматизировать процессы и минимизировать риски при обработке документов, поэтому вопрос внедрения интегрированного решения был вопросом времени. 

Как проходил процесс интеграции? Из каких этапов он состоял?

Перед нами стояла задача разработки и внедрения интегрированного решения обмена электронными документами для непрофильных предприятий «Норникеля», относящихся к разным отраслям деятельности: энергетика, гостиницы, санаторно-курортное лечение, организация питания и т.д.

Внедренная система ЭДО была интегрирована с сервисами оператора электронного документооборота и учетной системой и автоматизировано управление потоками работ в ЭДО: маршрутизация документов и их подписание.

Для обработки документов мы должны были совместить учетные процессы, процессы ЭДО и сложные маршруты бизнес-согласования в едином интерфейсе, обеспечить передачу документов из ЛК ЭДО в учетную систему для входящих документов, обработать их, подписать, создать записи в управленческом и бухгалтерском учете и выгрузить образы электронных документов в архив с привязкой к транзакционным данным учетной системы. И решить аналогичные вопросы по исходящим потокам из учетной системы в ЛК оператора ЭДО. Для всех потоков данных использован способ прямой «бесшовной» интеграции.

Проект длился один календарный год. За год решение было не только разработано, но и тиражировано на 16 предприятий, которые входят в группу компаний «Норникель», находящихся в разных регионах и, соответственно, часовых поясах.

Ввод в эксплуатацию осуществлялся четырьмя очередями. Основная разработка интегрированного решения была реализована на пилотном запуске для 4-х предприятий. Перевод решения в опытно-промышленную эксплуатацию для пилотных предприятий состоялся в апреле 2023 года. Последующий тираж занял 6 месяцев, запуск новой очереди осуществлялся каждые 2 месяца.

Все работы по проекту выполнялись удаленно для регионов присутствия: Москва, Санкт-Петербург, Норильск, Мончегорск, Сочи, Саратов, Красноярск.

Какими эффектами от интеграции системы ЭДО с учетной системой вы можете поделиться на сегодняшний день?

Одним из главных достижений проекта стала возможность обмениваться документами с контрагентами в пару кликов. Речь идет о закупке и реализации товаров, работ, услуг и активов.

Обеспечена оперативность отражения операций и сокращение трудозатрат в работе как между компаниями группы, так и с внешними партнерами. На сегодняшний день в системе электронного документооборота на базе «1С» уже работают более 500 пользователей.

Наши пользователи работают в единой системе по принципу единой регистрации. Обеспечена прямая интеграция личного кабинета оператора ЭДО и учетной системы, выгрузка в архив и прикрепление электронных документов к транзакционным данным учетной системы. Автоматизировано управление потоками работ электронного документооборота (маршрутизация, в т.ч. согласование и подписание документов). Основные функции формирования и отправки электронных документов встроены в учетную систему. Существуют прямые переходы из транзакционных данных в пакет документов ЭДО и наоборот.

Наблюдается снижение административной нагрузки на бизнес-подразделениях и повышение эффективности централизованной бухгалтерской функции.

Внедрение целевого шаблона обеспечивает обязательные законодательные требования по электронному документообороту отдельных видов товаров.

Интегрированное решение позволило обеспечить централизованный сервис подключения обмена в ЭДО с внутренними и внешними контрагентами.

Для оценки эффективности внедренного решения ЭДО мы определили ключевые метрики. Во-первых, уровень цифровизации по результатам двух первых месяцев продуктивного использования по предприятиям организационного объема составил 33% документов, обрабатываемых в ЭДО. Данный показатель определяется как удельный вес электронного документооборота в общем объеме документов. На данный момент (5 месяцев продуктивной эксплуатации) по некоторым предприятиям мы достигли целевого показателя 70% документов. Во-вторых, длительность цикла обращения пакета документов составляет менее 12 часов. Она определяется от момента создания задачи и поступления к первому исполнителю на маршруте до завершения этапа – отражения в учете. В-третьих, качество обработки документов не превышает целевого значения в 4%. Мы его определяем как количество отклоненных пакетов документов за период к общему количеству документов.

Задать свои вопросы Валентине и узнать больше об опыте «Норникеля» вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии