Нариман Мукушев, «Казпочта»: «В пилотной версии облачной СЭД мы передали 1,5 ТБ файлов»

Нариман Мукушев, управляющий директор по трансформации и информационным технологиям в «Казпочта» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом внедрения облачного документооборота.

Как давно «Казпочта» использует облачный документооборот?

С июня 2017 года «Казпочта» использует пилотный проект по внедрению системы электронного документооборота «Documentolog».

Перед запуском проекта мы изучили мировые тренды внедрения альтернативных облачных СЭД. В результате мы поняли, что можем сэкономить более 60% рабочего времени наших сотрудников. Высвобожденные трудовые ресурсы можно перераспределить на другие глобальные задачи – например, на развитие бизнес-инициатив. По этой причине компания перешла на сервисную модель SaaS. Помимо экономии рабочего времени она предполагает сокращение затрат на установку, обновление, поддержку работы ПО и сопутствующего оборудования.

В течение двух рабочих недель компания готовилась к внедрению пилота: настраивала системы, развертывала сервера, создавала учетные записи пользователей и так далее. 26 июня 2017 года мы запустили пилотный проект по головному офису и всем филиалам. Количество подключенных к системе пользователей в этой версии достигло 5000 человек. Объем переданных в системе файлов составил более 1,5 ТБ, а размер базы – 192,5 ГБ.

На данный момент мы успешно запустили внутренний и внешний документооборот, автоматизацию деятельности заседаний коллегиальных органов, ряд процессов кадрового делопроизводства и управления ИТ-процессами. В ближайшей перспективе рассматриваем процессы ведения электронного архива и интеграцию с ERP-системой.

С какими сложностями вы столкнулись в процессе внедрения?

Первой сложностью оказалось обучение 5000 пользователей. Для решения этой задачи мы организовали дистанционное обучение и записали обучающие ролики. В конце обучения пользователи проходили обязательное тестирование навыков работы в системе на учебном портале.

Также были технические сложности. Они связаны с незапланированным ростом базы и впоследствии нестабильной работой сервиса. Для решения проблемы мы привлекли поставщика услуг по подключению дополнительных мощностей и оптимизации базы на стороне партнера. 

Как вы можете описать сервисную бизнес-модель и процессы в «Казпочте»?

Поставщик услуг предоставляет полностью адаптированные под специфику нашей компании сервисы. Дополнительная выгода от данной бизнес-модели – отсутствие затрат на размещение системы в собственных серверах и ее отражение на балансе компании. Также мы экономим на ФОТ по разработке, развитию и сопровождению системы.

Еще одним плюсом от внедрения СЭД стала интеграция с порталом POST.KZ. На нем клиенты могут воспользоваться рядом услуг через интернет или мобильное приложение. Физические и юридические лица могут взаимодействовать между собой и обращаться в государственные органы. Передача информации осуществляется по безопасным VPN-каналам с шифрованием и резервным копированием данных. Теперь пользователи портала могут в режиме реального времени отслеживать ход исполнения их документов.

Задать свои вопросы Нариману и узнать больше об опыте «Казпочты» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии