Анна Ракина, «Лига ставок»: «Выбор ПО для бюджетирования зависит от размера компании и сложности процессов»

Анна Ракина, заместитель генерального директора по финансам и инвестициям, «Лига ставок», и спикер Десятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», рассказала CFO Russia о тонкостях выбора ПО для бюджетирования, а также поделилась советом, как эффективно организовать обучение сотрудников и поддержать их на этапе внедрения.

Что необходимо учитывать при выборе ПО для бюджетирования?

В первую очередь, необходимо проверить, соответствует ли система текущей инфраструктуре. Речь идет не только о том, вписывается ли эта структура в архитектуру компании, но и понять, нужен ли компании на сегодняшний день данный продукт. Может быть, размер компании позволит продолжать работать в Excel, поэтому не нужно, например, внедрять какую-то серьезную программу в бюджетирование.

И опять же, есть разные стадии развития компании. В том же стартапе могут использоваться и облачные решения, и просто Excel-таблицы. А вот в больших корпорациях, безусловно, важно подстроить систему под сложные процессы регистрирования, и Excel не всегда справляется.

Следовательно, сам бизнес, его сложность может быть фактором для выбора программного продукта. Если бизнес не очень сложный, затем строить самолет, когда достаточно машины? Нет смысла перегружать всю компанию и участников бюджетного процесса сложным функционалом в продуктах бюджетирования. И опять же, есть требования акционеров или топ-менеджмента, каким они хотят видеть бюджетный процесс. Это также определяет выбор бюджетной системы.

Иногда компания может воспользоваться теми возможностями, которые уже есть внутри и вообще не выбирать бюджетную систему или выбирать более бюджетные варианты. Например, если вы активно используете платформу 1С в компании, то, возможно, локальные разработчики смогут создать таблицы ввода и отчетов на базе 1С. В компании может быть сотрудник, у которого огромный опыт, например, личного внедрения какого-то продукта. Благодаря его экспертизе можно будет малыми ресурсами и затратами внедрить этот продукт.

Кроме того, при выборе бюджетной системы важно проанализировать в том числе интеграторов – если говорить о внешнем интеграторе, а не о разработке собственными ресурсами. И здесь я бы настаивала на наличии соответствующего потребностям компании опыта.

Всегда ли следует собственными силами разрабатывать ИТ-систему? В каких случаях лучше выбирать коробочные решения?

Все, опять же, зависит от размера компании и сложности процессов. Наверное, крупные компании с большим количеством разных процессов требуют все-таки внедрения серьезных бюджетных систем с широким функционалом. Помимо этого, на выбор способа внедрения ПО для бюджетирования влияют требования акционеров.

Как эффективно организовать обучение сотрудников и поддержать их на этапе внедрения?

Я считаю, что нужно использовать все инструменты управления изменениями, чтобы комплексно поддерживать всех участников процесса. Наша задача – найти сторонников и отрабатывать возражения противников этой системы, поддерживать людей, которые занимаются внедрениями, в виде бенефитов и бонусов.

Важно обеспечивать регулярную коммуникацию со всей компанией, рассказывая, как происходит внедрение. Причем коммуникация важна не только с руководством, но и со всеми участниками, в том числе будущими участниками. Важно сообщать об успехе внедрения пилотных проектов, бенчмаркинге, приводить успешные примеры такого же внедрения в более известных крупных компаниях, которые могут быть образцами поведения на рынке.

Помимо этого, важна работа непосредственно с командой внедрения: подбадривание, подведение итогов. По окончании всего проекта обязательно отпраздновать мероприятие, отметить коллег, например, если есть конкурс лучших сотрудников. Таким образом, нужно максимально показать, что это очень важное внедрение.

Иногда можно даже прибегнуть к тому, чтобы подключать стейкхолдеров. Например, в прошлом году я организовывала трансляцию совместно с владельцем компании, чтобы всем рассказать, почему ИТ-система важна для бюджетирования, для чего она служит. Владелец компании подтвердил, что контрольная функция, например, контроль расходов, которая будет осуществляться внутри этой системы, нужна компании. И это тоже способствует поддержке не только сотрудников команды внедрения, но и расширяет понимание всех других участников процесса. Можно сказать, переводит их состояние непринятия и отвержения в состояние принятия.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте «Лиги ставок» вы сможете на Десятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая состоится 18 апреля 2025 года.

Елизавета Гета

Комментарии