Анна Ковалева, ПЭК: «Главный параметр эффективности внедрения КЭДО - соотношение плана/факта графика перехода»

Анна Ковалева, начальник отдела кадров ПЭК и спикер Тринадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia, как правильно рассчитать экономическую эффективность внедрения системы электронного документооборота для компании, на что стоит обратить внимание при расчете и какие параметры учесть.

Как с помощью кадрового ЭДО возможно оптимизировать HR-процессы компании?

Компании, которые выбирают процессы для оптимизации, определяют свои критерии для этого. Это может быть как повышение финансовой эффективности процессов, так и снижение факторов риска, а также, например, ускорение процессов либо их централизация. У каждый компании свои «точки роста», которые определены либо в результате аудитов процессов (бенчмарк говорит, что процесс бывает «быстрее, выше, сильнее»), либо в результате стрессовой для компании ситуации – например, трудовой спор обнажил риски в HR-процессах. Случается и так, что компания принимает вызов и строит процесс, равного которому по «красоте» на рынке нет.

Коллеги, которые делятся своими мотивами для внедрения КЭДО, чаще всего обозначают следующие причины. Первая – территориальная распределенность компании. Необходимо решить вопрос по управлению потоками документов. Так как ногами дойти до отдела кадров, который находится, например, в Москве или Нижнем Новгороде, ряду регионов представляется задачей интересной, но затруднительной. Вторая – принято решение об оптимизации численности сотрудников, занимающихся КДП. И теперь необходимо 10 прекрасным коллегам успеть то, что раньше успевали 15. Третья причина – экологические мотивы. Да-да, такой отличный мотив движет нами, когда мы считаем стоимость бумаги и начинаем ее использовать осознанно, максимально переходя на электронные документы. Плюс к бумаге – экономия на чернилах и обслуживании принтера. А также на печеньках для техника, который принтер обслуживает.

Четвертая причина – «У всех есть, у нас нет – непорядок! Запускаем КЭДО». Я бы назвала эту причину ответом на электронную повестку дня. Пятая причина – желание в одном программном продукте собрать инструменты для решения нескольких задач, например, подбор, КДП, командировки, управление численностью сотрудников через планирование графиков работ и табеля учета рабочего времени.

Как правильно рассчитать экономическую эффективность внедрения системы электронного документооборота для компании?

Идеальный калькулятор для расчета эффективности КЭДО в каждой компании свой в зависимости от задач, которые компания решает, и, соответственно, от критериев, которые считает для себя важными и замеряет. У ведущих провайдеров КЭДО есть свои калькуляторы, которые помогают потенциальным клиентам оцифровать прямые финансовые выгоды от внедрения КДП. Во-первых, экономия на выпуске одного кадрового документа (материалы: бумага, принтер). Во-вторых, трудозатраты на выпуск одного кадрового документа, а через этот показатель стоимость часа работы специалиста по КДП. В-третьих, стоимость доставки одного кадрового документа адресату (при распределённой географии компании).

Расскажу о том, чем делятся коллеги о своих замерах эффективности. В подразделении функция КДП возложена на руководителя, и помимо маркетинга и погрузочно-разгрузочных работ он в обычной жизни выдает работникам бланки заявлений, проверяет остатки отпусков, занимается описанием и отправкой корреспонденции и т.д. А вот когда в его жизнь входит КЭДО... Как можно догадаться, это критерий – высвобождение времени руководителя в часах/процентах, как нагляднее.

Показатель, который также часто встречала у коллег, – снижение рисков трудовых споров. Обычно компании берут свой опыт трудовых споров за последние 5 лет, которые возникли в том числе и из-за отсутствующего/утерянного/несвоевременно выданного работнику кадрового документа и суммируют размеры выплат работникам по решению суда, оплату труда юристов, которые были вовлечены в разрешение трудовых споров и т.д.

На что стоит обратить внимание при расчете? Какие параметры учесть?

Приведу пример узкой ситуации – расскажу, что анализировали мы и почему на этапе массового внедрения продукта.

О возможных рисках сопротивления персонала внедрению КЭДО мы задумались непосредственно перед этапом внедрения. Сами участники команды внедрения КЭДО были так воодушевлены перспективами, что учитывали риск саботирования перехода на КЭДО, полагаясь только на негативный опыт коллег из других компаний.

Для нас параметрами, определяющими эффективность процесса внедрения, были: во-первых, соотношения плана/факта графика перехода на КЭДО, что стало главным параметром; во-вторых, сроки перехода лидеров подразделений на КЭДО от момента приглашения; в-третьих, сроки перехода подразделений на КЭДО в полном составе; в-четвертых, топовые показатели производительности кадровика (количество подключенных за 1 рабочий день сотрудников).

То есть мы отслеживали, где и почему процесс тормозит/идет быстрее плана.

А теперь поясню, почему именно эти параметры. Территориально распределенных компаний множество. Digital HR-ры, которые первыми на российском рынке проходили путь цифровизации кадрового документооборота, советовали новичкам следующее: «Считая стоимость массового внедрения продукта, тщательно спланируйте активности PR-а. Любая прекрасная идея, ценность которой не донесена сотрудникам, теряет свою красоту».

Таким образом, наша аналитика выявляла подразделения-лидеры, которые в будущем стали амбассадорами перехода всей компании на КЭДО. Также довольно быстро была выявлена зависимость между сроками подключения самого руководителя к КЭДО и перехода его подразделения на КЭДО в полном составе.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте ПЭК вы сможете на Тринадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 2 апреля 2025 года.

Елизавета Гета