Ирина Байтина, «Ренессанс Жизнь»: «Мы делаем ставку на более плотное применение LLM в автоматизации рутинных действий»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» в номинации «Лучший ЭДО в корпоративном управлении» – «Ренессанс Жизнь». Ирина Байтина, руководитель объединенного центра обработки документации и систем электронного документооборота, «Ренессанс Жизнь», рассказала CFO Russia про предпосылки и ключевые этапы внедрения проекта по ЭДО, а также поделилась дальнейшими планами по развитию.

Каковы были предпосылки внедрения вашего проекта по ЭДО?

Интенсивный рост бумажного документооборота – это то, с чем сталкивается каждая компания, особенно если мы говорим про финансовый сектор. Постоянное увеличение клиентской базы, совершенствование механизмов государственного регулирования и надзора, появление новых партнерских связей и контрактов, участие в правовом регулировании вопросов – наши основные источники, каждый из которых включает в себя множество каналов поступления документов со своими особенностями жизненного цикла и сроков обработки. Наверняка многие сталкивались с такой ситуацией, когда документ поступил в компанию, может быть, даже отмечен в журнале регистрации, но никто не может в моменте дать ответ на вопросы: «У кого сейчас этот документ? На каком он этапе обработки? Выдерживаются ли сроки его обработки?».

Построение системы и процессов, которые могут ответить на эти и многие другие вопросы в отношении каждого документа, поступившего в «Ренессанс Жизнь», стали главной задачей нашей команды и нашим самым большим вызовом.

Сколько процессов/документов у вас охвачено ЭДО и какие документы на него перевели?

Мы охватили весь объём документов, поступающих в компанию. Список обширный, особенно выделяются различные обращения и заявления клиентов, судебные документы, запросы государственных органов, Центрального банка, налоговые требования и уведомления. Ежегодно в «Ренессанс Жизнь» поступает в среднем от 140 до 190 тысяч документов.

Каковы были сроки внедрения вашего проекта по ЭДО?

Разработка методологии и программного решения, а также опытно-промышленная эксплуатация заняли не больше года. Разработка и согласование различных договоров и соглашений на использование сервисов («Почта России», «Контур»), бюджетов, внутренние тендерные процедуры – примерно в 1,5 раза дольше.

Какие ключевые цели стояли перед командой внедрения?

Во-первых, штрихкодирование входящих и исходящих документов.

Во-вторых, унифицированный процесс приема\доставки от\в подразделения нашей компании, включающий в себя:

Прежде всего, интеграции с:

А также автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника-валидатора (анализ результатов работы LLM, принятие решения в случае несоответствий) и автоматизированный процесс оформления и маршрутизации документов (регистрация, ознакомление, исполнение) в ответственное подразделение.

Приведите пример, как выстроен процесс получения документов?

Большую часть документов мы получаем в нашу систему документооборота через сервисы «Почты России» в оцифрованном виде. Скан-копии документов проходят процедуру оптического распознавания (OCR), и в результате мы получаем цифровой слепок каждого документа. По этому слепку выполняются процедуры типизации и классификации по существу, а также обработка LLM. Мы применяем две LLM и сравниваем их результаты, где:

Во-первых, данные идентичны – система переносит данные в карточку документа, завершает процедуру оформления, запускает процесс маршрутизации документа.

Во-вторых, данные различны – система переносит результаты в АРМ, где сотрудники-валидаторы самостоятельно принимают решение.

Какие у вас дальнейшие планы по развитию ЭДО?

По классике, мы выделяем два направления для развития: вертикальное и горизонтальное.

Вертикальное. Каждый день приносит новые вызовы для нас и наших решений. Всё чаще клиенты доверяют нам заботу о своём завтрашнем дне, всё больше новых партнёров и точек для взаимовыгодного сотрудничества. А значит, больше процессов, больше данных, строже сроки, выше ответственность. Постоянное совершенствование существующих и внедрение новых практик – наш долг и прямая обязанность. Мы делаем ставку на более плотное применение LLM в автоматизации рутинных действий, и наш следующий шаг – ИИ-ассистент для помощи в подготовке ответов на многочисленные запросы в компанию «Ренессанс Жизнь».

Горизонтальное. Заметные результаты в одной компании говорят о том, что решение работает и команда справилась с одной конкретной задачей. Заметные результаты в масштабе уже нескольких компаний говорят о высокой степени зрелости и гибкости как решения, так и команды, которая стоит за ним. Наша компания «Ренессанс Жизнь» – часть большой группы «Ренессанс», и в данный момент мы ведём проект по управлению входящей и исходящей документацией для «Ренессанс страхование» и «Ренессанс Накопления».

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ» важно для вашей компании?

Для нашей компании – это возможность заявить о себе, рассказать о лучших практиках, показать свои процессы и получить их объективную оценку. И не только показать, но и сравнить с решениями других участников не одной конкретной сферы, а всей России и СНГ. Участием в таком престижном конкурсе мы дополнительно показываем всем нашим действующим и будущим клиентам, партнёрам и сотрудникам, что у нас не только лучшие условия, но и достойный, ответственный, прогрессивный подход к управлению процессами. Конечно, с их непосредственным участием.

Мария Кириченко

Комментарии