Комплексная автоматизация ФХУ Мэрии Москвы на базе учета договоров

Учету договоров в России уделяется не так много внимания. В основном его рассматривают как локальную задачу в комплексных ERP-системах. Отчасти это понятно. Раньше компании были слишком озабочены «первоочередными» вопросами: построением бюджетов, управлением корпоративными рисками и т.д. Теперь же многие осознали, что договор – это основа деятельности организации. Являясь центром финансового документооборота, он помогает связывать управленческий и бухгалтерский учеты, а также бюджетирование. Именно такой подход был реализован в ФХУ Мэрии Москвы - учет договоров стал ядром комплексной информационной системы. Ольга Яковенко, заместитель генерального директора компании "АстроСофт", рассказывает в своей статье о реализации этого проекта.

Финансово-хозяйственное Управление Мэрии Москвы – это структура, обеспечивающая деятельность Мэрии Москвы. Она включает в себя более 20 подразделений, каждое из которых выполняет определенные функции: строительные работы, предоставление услуг связи, обслуживание лифтов и систем коммуникаций, уборка территорий, эксплуатация и аренда зданий и т.д. Таким образом, по масштабу и разнообразию деятельности ФХУ Мэрии Москвы сравнимо с неким гигантским холдингом.

Неудивительно, что при таком объеме работ ежемесячно заключаются сотни договоров, большая часть которых сопровождается процедурой проведения конкурсов. Часто это многоэтапные договоры, связанные с привлечением многочисленных внешних организаций и заключением дополнительных соглашений. В итоге общее количество договоров измеряется тысячами в год. И все они сопровождаются кипой бумажной документации, которую необходимо ввести в систему, чтобы обеспечить корректность документооборота и финансовой отчётности.

Навести порядок

Единой автоматизированной системы ведения договорного учета в ФХУ Мэрии Москвы не было. Каждое подразделение организовывало учёт в соответствии с внутренними задачами и с учётом специфики своей деятельности. Данные по договорам в итоге хранились в разных подразделениях в различном виде: на бумажных носителях, в таблицах Excel, в системе бухгалтерского учёта на платформе 1С.

Кроме того, слишком много времени тратилось на формирование отчетов и получение информации на различных уровнях управления. Ведь для того, чтобы подготовить отчет, руководителю подразделения приходилось порой задействовать несколько своих сотрудников. На уровне сводных отчётов по ФХУ возникала необходимость привлекать сотрудников различных подразделений для подготовки, анализа данных и формирования отчётов. А так как именно данные отчетов о текущем состоянии дел лежат в основе принятия любого управленческого решения, потребность в оперативных отчётах была очень высока.

Важным вопросом для запуска всех основных процессов деятельности ФХУ является регистрация Постановлений Правительства Москвы. Поскольку каждое Постановление требует жесточайшего контроля исполнения и влечет за собой целый ряд действий в различных областях (имущество, исполнители, полномочия, договоры, сроки, финансы и прочее), руководитель верхнего уровня управления ФХУ должен вовремя получить информацию о том, когда вышло постановление, определить, какие подразделения должны его исполнить, и проконтролировать, как это постановление реализуется. Прежний порядок ведения документооборота автоматизировал процесс лишь в части движения документов (в этом и состоит функциональная задача подобной системы) и не всегда позволял своевременно запускать процесс планирования и контроля исполнения Постановлений Правительства Москвы.

Руководство ФХУ Мэрии Москвы понимало все сложности, вызванные отсутствием единой системы учета. Поэтому было принято решение провести комплексную ERP-автоматизацию, чтобы благодаря ей достичь сразу нескольких целей: привести в порядок договорной учет, установить более жесткий контроль над денежными средствами и обеспечить поступление достоверных управленческих данных.

Перед компанией АстроСофт, выступившей в этом проекте интегратором, поставили серьезную задачу: создать систему такого уровня, чтобы руководители подразделений могли оперативно формировать нужные отчеты и контролировать производственные процессы, а руководство ФХУ Мэрии Москвы на основе оперативной и достоверной информации получило возможность эффективно управлять финансовыми ресурсами. Полностью проект назывался так: «Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы управления, учета и контроля производственной и финансово-хозяйственной деятельности Мэрии Москвы».

Система, которую мы создали, с точки зрения архитектуры была построена на платформе «1С:Предприятие 8» при помощи четырех основных конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «АстроСофт: управление ресурсами» и «АстроСофт: учет договоров и конкурсов», так как ФХУ Мэрии Москвы проводит много конкурсных процедур, каждая из которых может состоять из нескольких лотов.

Ядром системы стал модуль «АстроCофт: учет договоров», поскольку именно договор является чётко выраженной сущностью, вокруг которой концентрируются все основные данные, отражающие деятельность предприятия. Планируемые сделки позволяют выстроить систему бюджетов. Исполнение договоров отражает исполнение бюджетов. Необходимость управляющих воздействий и корректировки планов приводит к необходимости отразить это в договорах. А документы, сопровождающие договорную деятельность, являются источником данных для каждого из подразделений в зоне его ответственности и для системы бухгалтерского учёта в итоге.

Запуск по мере готовности

Со стороны ФХУ Мэрии Москвы для управления проектом был создан методический совет, в который входило около 15 человек (в том числе руководители основных подразделений). Именно методический совет определял в дальнейшем порядок взаимодействия различных структур и решал в процессе работы вопросы, стоящие на стыке интересов различных подразделений и требующие согласования. Проект курировался непосредственно Управляющим делами Мэра и Правительства Москвы.

Важно, что перед стартом внедрения было проведено общее совещание, на котором руководство проекта со стороны ФХУ Мэрии Москвы четко обозначило цели и задачи проекта. Представители АстроСофт, в свою очередь, рассказали, как они видят ход работ, и обсудили первостепенные вопросы организации взаимодействия сторон. Надо сказать, что проведение такого установочного совещания всегда очень полезно как для заказчика, так и для подрядчика. Если не определиться с целями и задачами проекта с самого начала, то хорошего результата ждать не стоит. Затем мы совместно разработали систему управления проектом и его Устав, определяющий структуру и регламент взаимодействия на различных уровнях, после чего приступили к работе.

Компания АстроСофт должна была создать решение, включающее в себя несколько подсистем, каждая из которых соответствовала бы определенному направлению деятельности ФХУ Мэрии Москвы. Особенность и главная сложность проекта заключалась в крайне сжатых сроках: на разработку системы, загрузку данных, обучение пользователей и запуск в промышленную эксплуатацию было отпущено всего 35 недель. Для такого масштабного внедрения это рекордное время.

Конечно, идеальным вариантом был бы запуск всей системы целиком. Но на это требуется существенно больше времени и ресурсов, так как сложность подсистем различна, а значит, возможны простои или авралы на разных участках, что может стать причиной снижения качества работы. Поэтому нами была предложена схема последовательного запуска: подсистемы вводились в эксплуатацию сразу после того, как заканчивалась их разработка. Мы заранее обсудили с заказчиком, какие подсистемы и модули можно запускать, загружали данные, и по мере готовности подсистемы начинали работать. Был разработан специальный регламент последовательного запуска этого «маховика», призванный обеспечить, с одной стороны, выполнение всего комплекса работ в срок, а с другой стороны, как можно раньше получить первые результаты от внедрения.

Стоит отметить, что в этом случае многие подсистемы начинают функционировать с реальными данными. То есть, фактически они сразу вводятся в промышленную эксплуатацию. В этом подходе есть как плюсы, так и минусы. С одной стороны, чем раньше мы начинаем эксплуатировать подсистему, тем скорее выявляются недостатки, требующие оперативной доработки. А значит, возникает гораздо меньше проблем при запуске полномасштабной системы. Но, с другой стороны, риски довольно высоки. Например, если в запущенной таким образом подсистеме потребуется изменение программного кода, придется учитывать, что она уже содержит реальные данные. Порой возникают и более запутанные ситуации.

Мы понимаем, что наша ответственность при использовании такого подхода значительно возрастает. Поэтому для участия в подобных проектах мы всегда стараемся привлекать специалистов очень высокого уровня, способных видеть систему целиком. Причем интегратор должен располагать достаточно обширным штатом, поскольку лишь в этом случае можно будет вести всю работу параллельно. В данном проекте со стороны АстроСофт было задействовано около 20 человек, участвовавших в различных рабочих группах: группе бухгалтерского учета, группе договорного учета и т.д. График привлечения специалистов был сложным. Скажем, мы на три дня привлекали специалиста в группу договорного учета, а после выполнения своих задач он переходил в другую группу. Таким образом, мы старались максимально эффективно распределить наши ресурсы. Несомненно, при такой схеме работы очень важна роль руководителя всего проекта. Но фактически работа над каждой подсистемой была полноценно организована как минипроект со своим руководителем, графиком, регламентом взаимодействия и т.п.

Сила дисциплины

Одна из наиболее серьезных задач, вставших перед специалистами АстроСофт во время работы над системой, – загрузка начальных данных. Поскольку система большая, то источников было много: информацию загружали из многочисленных файлов Excel, из системы бухгалтерского учета и т.д. Кроме того, пока мы внедряли систему, подразделения Мэрии, в том числе и бухгалтерия, продолжали работать. Система бухгалтерского учёта на платформе «1С:Предприятие» обменивалась данными с биллинговой системой на базе программы ACP «PhoneKeeper 5.0». Поэтому данные постоянно менялись, и это затрудняло работу над проектом в целом. Нам необходимо было согласовывать, в какой момент загружать те или иные сведения, например информацию о движении материалов или взаиморасчетах с контрагентами. Чтобы избежать путаницы, мы подготовили и согласовали с Мэрией строгую последовательность действий каждого подразделения и наших сотрудников.

Одновременно наши специалисты вместе со специалистами Мэрии разрабатывали рекомендации по изменению должностных инструкций сотрудников, работающих с системой: определяли задачи, роли и ответственность каждого. За каждым сотрудником, осуществляющим ввод информации, стоит целая цепочка пользователей, работа которых зависит от качества и своевременности его действий. Если, скажем, руководитель подразделения по понедельникам должен предоставлять своему начальству отчет, а его подчиненный вовремя не ввел данные, то, соответственно, этот руководитель не сможет сформировать нужный отчет или данные будут недостоверными и неполными.

Надо отметить, что в ФХУ Мэрии Москвы очень строгая дисциплина. Установленные сроки выполнения работ, решения совещаний по проекту выполнялись неукоснительно.

Для соблюдения сжатых сроков работ и в то же время исключения удвоения объёмов выполняемых операций, характерных для этапа опытной эксплуатации, некоторые руководители пошли на смелое решение. Чтобы избежать параллельного ведения учета в двух системах в части бухгалтерских операций дату 1 октября определили как «час X», когда работа в прежней системе учета должна прекратиться. И новая система с 1 октября сразу начала работу в режиме промышленной эксплуатации, минуя этап опытной эксплуатации.

Это решение главного бухгалтера было довольно смелым. Прежде в наших проектах мы не сталкивались с подобными ситуациями, поэтому сразу предупредили заказчика, что риски весьма высоки. Однако главный бухгалтер ФХУ Мэрии была абсолютно уверена в своих специалистах, а также в качестве информации, введенной в систему. Кроме того, она доверяла нам и знала, что в случае каких-либо затруднений мы сможем оперативно устранить ошибки, не нарушив целостности данных.

Вместе с руководством ФХУ Мэрии Москвы мы постоянно осуществляли мониторинг проекта. Помимо участия в еженедельных совещаниях, мы регулярно предоставляли сводку о том, насколько качественно и в срок каждое подразделение выполняет запланированные мероприятия. И если возникали какие-то проблемы, то старались максимально быстро выявить их причины. А кураторы проекта со стороны ФХУ Мэрии в свою очередь тесно общались с руководителями подразделений, отслеживая ход исполнения работ и при необходимости издавая необходимые приказы и распоряжения.

То, что первые лица ФХУ Мэрии взяли на себя ответственность за судьбу проекта, сыграло важнейшую роль в итоговом успехе. Изменения, которых требует автоматизация, почти всегда встречают ожесточенное сопротивление со стороны среднего менеджмента. И если высшее руководство остается в стороне, процесс внедрения движется, как правило, со скрипом или вовсе замирает. Ведь одно дело, когда приходит человек со стороны подрядчика и отдает какие-то указания, и совсем другое, если распоряжения исходят от первых лиц организации.

Однако в ФХУ Мэрии Москвы дисциплина исторически, еще с советских времен, находится на высоте, и это значительно облегчило работу над проектом автоматизации – о каком-либо уклонении сотрудников заказчика от выполнения приказов и речи быть не могло.

Жизнь после автоматизации

Разработанная система состоит из двадцати подсистем. Сюда входят, конечно, стандартные для любой организации модули – расчет заработной платы и ведение бухгалтерского учета, – но есть также и специфические подсистемы: регистрация Постановлений Правительства Москвы, модуль проведения конкурсов и торгов, несколько модулей обмена (в том числе с биллинговой системой). Кроме того, система позволяет осуществлять учет договоров аренды, учет недвижимости и земли, планирование затрат и исполнение смет, планирование ремонтов, учет и исполнение договоров в исполняющих (производственных) подразделениях т.д.

Всего было автоматизировано около двухсот рабочих мест. Концепция разработанной специалистами АстроСофт системы в том, что каждый на своем рабочем месте вводит информацию, за которую отвечает, но которая, в конечном счете, сливается в единый комплекс, отражающий действия по договорам и всем документам, их сопровождающим. И хотя при постановке технического задания было заявлено сто рабочих мест, в процессе выяснилось, что для стабильной работы подразделений могут потребоваться дополнительные автоматизированные места.

Преимущества новой системы почувствовали многие. Например, сократилось время на обработку первичных документов, а значит, высвободилось время на жизненно необходимый анализ поступившей информации. Также возросла оперативность информации, что сильно облегчило жизнь руководителям подразделений, особенно при планировании ресурсов. Например, раньше информация о выполнении строительных работ доходила до руководителей не сразу. Документы могли долго лежать на столах исполнителей и с большим опозданием, по окончании месяца регистрировались в системе бухгалтерского учета. Сейчас, даже если итогового акта о выполнении работ еще нет, информация о том, что работы выполнены, без задержки поступает в систему. И руководство уже знает, что ресурсы свободны.

Еще пример. В Мэрии в начале каждого года планируются закупки товарно-материальных ценностей. В принципе, прежняя система позволяла планировать на год вперед закупки по отдельным позициям, по подразделениям и по категориям товаров. Проблема была в том, что данные о планируемых закупках содержались как в электронных таблицах, так и на бумажных носителях. Поэтому самым сложным был вопрос контроля исполнения плана как на уровне подразделений, так и на уровне всей организации, особенно по номенклатуре. Отсутствие централизованной оперативной информации могло привести к нарушению сроков закупок и отклонению от номенклатурных планов, вплоть до возникновения двойных закупок. Новая система помогла справиться с этой проблемой.

Но самое главное – новая система позволила руководству ФХУ Мэрии Москвы наладить эффективное управление денежными средствами, грамотно выстроить бюджетирование, а также минимизировать риски неоптимального финансового планирования на самом раннем этапе, поскольку ИТ-решение позволяет учитывать в том числе и только предполагаемые договоры. Теперь можно заранее определить, насколько возможная сделка укладывается в установленные лимиты финансирования и оптимизировать управление сроками заключения договоров с учётом потребностей в конкретный период и установленных лимитов.

Учетные метаморфозы

Перспективной задачей является объединение двух систем ФХУ Мэрии Москвы: системы документооборота, которая содержит информацию обо всем, что связанно с обработкой документов и договоров в частности, и системы учета финансово-хозяйственной деятельности учреждения, ядром которой стало решение «АстроСофт: учет договоров».

Любопытно, что выполненный проект первоначально предназначался для бюджетной организации, которой на тот момент являлось ФХУ Мэрии Москвы. Однако в процессе внедрения системы произошла реорганизация всей структуры этого учреждения. ФХУ Мэрии Москвы стало автономным учреждением с коммерческим планом счетов.

Таким образом, реализованное решение используется сейчас уже в организации с совершенно другими принципами учета. При этом ни архитектура системы, ни сам учет не потребовали кардинальных изменений – система одинаково эффективно функционирует как в бюджетной организации, так и в коммерческой структуре. И это, на наш взгляд, как нельзя лучше свидетельствует о качестве разработки.

Ольга Яковенко, заместитель генерального директора, АстроСофт 

---

Материалы по теме: