Гузель Шорваева, «Арнест ЮниРусь»: «Автоматизация – важное условие для эффективного управления бюджетом»

Гузель Шорваева, финансовый менеджер операционной поддержки отдела продаж «Арнест ЮниРусь» и спикер Десятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», поделилась с CFO Russia опытом внедрения системы бюджетирования и анализа торговых инвестиций.

Для чего предприятиям необходима система бюджетирования?

В условиях жесткой конкуренции и нестабильной экономической ситуации актуальной задачей любой компании является извлечение максимальной прибыли и снижение издержек.

Бюджетирование является важной частью повышения экономической эффективности и укрепления финансовой устойчивости предприятия. Бюджетный контроль позволяет оперативно отслеживать отклонения от заданных целевых значений и на базе этого принимать экономически взвешенные управленческие решения.

Внедрение системы бюджетирования приносит следующие базовые преимущества для предприятия. Во-первых, прозрачный и оперативный сбор данных от бюджетных владельцев. Во-вторых, удобная визуализация и возможность анализа данных на разных уровнях гранулярности. В-третьих, система также позволяет хранить данные разных периодов и дает возможность анализировать бюджет и факт для выявления трендов расходов и доходов. В-четвертых, сократить ручной труд и рутинную работу, уменьшить количество ошибок.

Согласны ли вы с утверждением, что в современном мире невозможно качественно управлять бюджетом без автоматизации?

В современном мире автоматизация становится не просто удобным инструментом управления бюджетом, но является необходимым условием для эффективного управления бюджетом в реальностях динамичной бизнес-среды.

Системы автоматизации позволяют оперативно анализировать большое количество данных, источников доходов и статей расходов, что позволяет увеличить скорость принятия решений и базировать их на качественном анализе и сценарном планировании.

Таким образом, с данным утверждением я полностью согласна.

По какому алгоритму вы внедряли систему бюджетирования и анализа торговых инвестиций?

Первый и один из ключевых этапов – это определение целей и задач, ключевых пользователей системы, а также процессов в компании, которые должна поддерживать система. В нашем случае целью системы было обеспечить стабильный и прозрачный процесс оценки продаж и торговых инвестиций, который бы связывал первичные и вторичные продажи в одном ресурсе.

Помимо этого, система должна была предоставлять возможность бюджетирования и прогнозирования выручки и торговых инвестиций, а также выставления целей по продажам.  Позволить оперативно получать аналитику по факту, прогнозу и целям валовой и чистой выручки по заданному периоду и категории, в том числе иметь историю продаж и инвестиций за прошлые периоды, возможность согласования торговых условий по сетям, а также хранения текущих и исторических данных по торговым условиям.

Второй этап – определение и согласование людей в проекте: исполнители, эксперты со стороны бизнеса, консультанты и утверждающие сотрудники. На этом этапе прекрасно поможет матрица RACI – инструмент распределения ответственности между участниками процесса.

Третий этап – выбор подрядчика и самой системы для бюджетирования, формирование технического задания для разработчиков. На этом этапе необходимо учитывать следующие критерии: функциональность системы, соответствие масштабам бизнеса, стоимость, возможность настройки и гибкость изменений в будущем, а также соответствие бюджетной политике компании.

Техническое задание для разработчиков должно включать основные требования и ожидания от конечного продукта, описывать желаемый функционал системы, ключевые этапы и сроки выполнения работ, а также процедуру контроля в процессе реализации проекта и итоговой приёмки конечного продукта.

Четвертый этап – тестирование системы. На этапе тестирования важно проверить все алгоритмы, чтобы выявить возможные проблемы и недочёты и исправить их до начала внедрения системы.

И пятый заключительный этап – ввод системы в эксплуатацию. На этом важном этапе проводятся обучение пользователей работе с системой, а также мероприятия по интенсивной поддержке ее работы.

По такому условному алгоритму осуществляется внедрение системы бюджетирования.

Задать свои вопросы Гузели и узнать больше об опыте «Арнест ЮниРусь» вы сможете на Десятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая состоится 18 апреля 2025 года.

Елизавета Гета

Комментарии