Как своевременно контролировать исполнение финансового плана в дочерних компаниях

Для чего необходим своевременный контроль исполнения финансового плана

Аудит финансовых показателей дочерних компаний позволяет:

• Видеть риски и централизованно решать проблемы

Дочерние компании часто работают в разных регионах и секторах. Они могут сталкиваться с уникальными экономическими и правовыми условиями. Без централизованного контроля головная компания рискует не увидеть локальные финансовые проблемы, которые могут негативно сказаться на всей группе.

• Обеспечивать ликвидность и предотвращать кассовые разрывы

Своевременный контроль за движением денежных средств позволяет головной компании управлять ликвидностью на консолидированном уровне. Перераспределять ресурсы между дочерними структурами для покрытия временных кассовых разрывов.

• Соблюдать стратегические приоритеты

Контроль исполнения финансового плана гарантирует, что бюджеты дочерних компаний направлены на достижение стратегических целей группы, а не расходуются на нецелевые проекты или инициативы с низкой рентабельностью.

• Сохранять доверие инвесторов

Для публичных компаний и холдингов с внешним финансированием прозрачность и своевременность финансовой отчетности критически важны. Контроль исполнения финансового плана позволяет минимизировать риск недостоверной отчетности и сохранить доверие инвесторов.

Основные риски несвоевременного контроля

Если дочерняя компания относится к финансовому плану несерьезно и постоянно нарушают установленные нормы, она подвергает риску всю группу. Какие могут быть последствия:

• Кассовые разрывы

Они возникают, когда поступления денежных средств не соответствуют графику платежей. Из-за этого компания может быть не в состоянии выполнить финансовые обязательства перед контрагентами.

Пример: дочерняя компания задержала оплату по крупному контракту. Головная компания рассчитывала на эти поступления для выполнения собственных обязательств. В итоге пришлось брать краткосрочный кредит под высокий процент, что привело к росту затрат на обслуживание долга.

• Финансовая нестабильность

Несвоевременный контроль может привести к тому, что дочерняя компания окажется неподготовленной к внешним шокам: колебаниям курсов валют, изменениям законодательства и т.п. Это снизит устойчивость всего холдинга.

Пример: компания в зарубежной юрисдикции не учла резкое изменение валютного курса. В результате увеличилась долговая нагрузка, а головная компания не смогла оперативно отреагировать.

• Неэффективность управления

Без регулярного мониторинга исполнения финансового плана менеджеры не смогут вовремя вносить корректировки. Это приведет к неэффективному использованию ресурсов и упущенным возможностям для роста.

Пример: в компании отсутствовал контроль за исполнением инвестиционного бюджета. По этой причине задержалась реализация стратегически важных проектов.

Как понять, что у дочерней компании проблемы

Чем раньше головная компания обратит внимание на проблемы «дочки», тем быстрее сможет отреагировать и минимизировать риски. Какие сигналы говорят о том, что пора принимать меры:

• Дочерняя компания затягивает сроки предоставления бюджетов, финансовых планов и отчетности в головную компанию

Такие задержки могут говорить о:

Решить проблему поможет четкий график отчетности и автоматизация сбора данных.

• Дочерняя компания без объективных причин увеличивает кредитный портфель

Рост долговой нагрузки без увеличения оборотов может сигнализировать о:

Необходим контроль за лимитами на заимствования и проведение регулярного анализа структуры долгов.

• Дочерняя компания затягивает сроки внутренней проверки и оплаты контрагентам

Причинами могут быть:

Следует проводить мониторинг сроков оплаты и аудит через автоматизированные системы.

• Дочерняя компания предоставляет некорректные данные о задолженностях, расходах, поступлениях

Ошибки в документах могут быть показателем:

Поможет внедрение автоматизации сверки данных и регулярные проверки.

Ключевые принципы контроля исполнения финансового плана

Чтобы контроль осуществлялся без проблем, компаниям необходимо соблюдать следующие принципы:

• Прозрачность и доступность данных

  Стандартизация отчетности. Единый формат управленческой отчетности позволяет быстрее анализировать данные.

  Цифровизация документооборота. Использование электронных систем учета снижает риск ошибок и ускоряет обработку данных.

• Оперативность мониторинга

  Регулярность проверок. Установление четких сроков сдачи отчетности.

  Автоматизированные системы отчетности. Использование BI-решений для визуализации ключевых показателей.

• Гибкость в управлении

  Корректировка плана. Оперативный пересмотр бюджетов в зависимости от внешних изменений.

  Сценарное моделирование. Прогнозирование различных сценариев развития событий и своевременная подготовка к ним.

• Ответственность за результат

  Четкое распределение ролей. Назначение ответственных лиц в головной компании и дочерних структурах.

  Регламентация процессов контроля. Описание процедур и сроков предоставления отчетности.

Основные методы контроля

Для своевременного контроля исполнения финансового плана в дочерних компаниях лучше использовать несколько методов. Такой подход обеспечит получение полных и достоверных данных, а также позволит оперативно выявлять отклонения и принимать верные управленческие решения. К основным методам контроля относятся:

1. Регулярные отчеты

• План-фактный анализ

Он позволяет выявить отклонения фактических показателей от запланированных. Анализ проводится по следующим отчетам:

• Отчет о прибылях и убытках (P&L). Сравнение фактической выручки, себестоимости, операционных расходов и прибыли с бюджетными показателями.
• Баланс. Анализ структуры активов и пассивов, оценка изменения задолженностей и запасов.
• Отчет о движении денежных средств. Сравнение фактических поступлений и расходов с бюджетом для оценки ликвидности.

2. Дашборды и KPI

• Дашборды. Позволяют руководителям получать оперативную информацию о ключевых финансовых показателях в реальном времени.

• KPI (ключевые показатели эффективности). Например, рентабельность продаж, оборачиваемость запасов, дебиторская задолженность и др. Они помогают следить за достижением финансовых целей.

3. Автоматизированные системы мониторинга

• ERP-системы. Обеспечивают интеграцию всех бизнес-процессов в одной информационной системе. Это позволяет автоматизировать учет, отчетность и контроль.

• BI-решения. Позволяют визуализировать данные, анализировать тренды и строить прогнозы.

• RPA (Robotic Process Automation). Помогает автоматизировать рутинные операции с помощью программных роботов. Например, сверку данных, формирование отчетов, напоминания о платежах и др.

4. Внутренний и внешний контроль

• Внутренний аудит

Проверяет соответствие финансовой отчетности установленным стандартам, оценивает эффективность внутреннего контроля и управленческих процессов.

• Compliance-проверки

Обеспечивают соблюдение нормативных требований (налоговое законодательство, стандарты МСФО).

• Привлечение внешних аудиторов

Помогает получить независимую оценку финансового состояния и обеспечить прозрачность отчетности для инвесторов.

5. Прогнозирование и сценарное моделирование

• Предиктивная аналитика. Для анализа исторических данных и прогнозирования ключевых финансовых показателей используются ML-модели. Machine Learning (ML) — это технология обучения машин, в результате которого они могут находить в данных закономерности и решать задачи. Например, прогнозировать кассовые разрывы с учетом сезонных колебаний спроса и динамики платежей от клиентов.

• Стресс-тестирование финансового состояния. Позволяет оценить устойчивость компании к негативным изменениям. Например, можно выяснить, как изменение процентных ставок повлияет на обслуживание кредитов.

Использование RPA и искусственного интеллекта (AI) для автоматизации контроля отчетности 

С помощью роботов RPA (Robotic Process Automation) можно автоматизировать многие задачи, для которых не требуется принимать сложные решения.

Для создания таких помощников не обязательно привлекать программистов. Есть удобная платформа Puzzle RPA, где можно собирать роботов из блоков, похожих на пазлы. Этим виртуальным помощникам можно поручить такие процессы, как сверка данных, формирование отчетности, уведомления о просрочках и др.

Посмотрим, как работает робот, на примере нескольких задач.

Автоматический контроль дебиторской задолженности

Дочерняя компания допускает ошибки в данных по задолженностям и задерживает сроки подачи отчетности. Это повлияет на ее финансовую устойчивость и отразится на всей группе. Автоматизация контроля контрагентов позволит минимизировать риски. Робот ускорит процесс мониторинга договоров и сэкономит сотрудникам время для других дел.

Как он работает:

Смотрите, как это происходит.

Автоматизация формирования платежного календаря

Платежный календарь нужен для контроля денежных потоков и планирования расходов. Он помогает избежать кассовых разрывов и других проблем. Если автоматизировать формирование календаря, он всегда будет актуальным, удобным и достоверным инструментом.

Как робот Puzzle RPA решит эту задачу:

Посмотреть на работу робота можно здесь.

Автоматическая проверка ошибок по учету фактических транзакций

Своевременное исправление неточностей позволяет закрывать отчетный период быстро и без проблем. Автоматизация проверки ошибок избавит от необходимости разбираться с огромным количеством документов. Благодаря этому сотрудники смогут сосредоточиться на более сложных задачах.

Процесс проверки включает три контроля:

• Ошибочное отражение дохода по дебету счета 91.01.

• Ошибочное отражение расхода по кредиту счета 91.02.

• Отражение в налоговом учете операций, которые должны быть из него исключены.

1. Робот запускается и авторизуется в учетной системе.

2. Открывает оборотно-сальдовую ведомость по счету. Выбирает вариант представления отчета и вносит параметры: период, номер счета.

3. Робот проверяет отражение прочих доходов по дебету 91.01 в сформированном отчете. Если обнаружит ошибку, то направит ответственному сотруднику электронное письмо со ссылкой на документ в учетной системе.

4. Робот проверяет отражение прочих расходов по кредиту 91.02. Если находит ошибку — уведомляет о ней сотрудника. 

5. Робот проверяет операции по внереализационным доходам и расходам, которые должны быть исключены из налогового учета. Если выбранный элемент справочника — не принимаемый к налоговому учету, но при этом налоговая операция отражена, робот уведомит ответственного о том, что нужно внести изменения в факты.

Посмотрите на робота в действии в этом видео.

Интеллектуальная автоматизация задач с Puzzle RPA и модулем Puzzle GPT

Интеллектуальная автоматизация (IA, Intelligent Automation) позволяет автоматизировать не только рутинные, но и более сложные задачи с помощью роботизации процессов (RPA) и искусственного интеллекта (AI).

Какие задачи решает интеллектуальная автоматизация

Внедрение интеллектуальной автоматизации помогает компаниям:

• Обрабатывать документы и данные
   ◦ Распознавать текст и цифры в счетах, договорах, заявках.
   ◦ Анализировать и сортировать данные.
   ◦ Автоматически заполнять формы и отчеты.

• Работать с клиентами
   ◦ Отвечать на вопросы через чат-ботов
   ◦ Оценивать тональность сообщений
   ◦ Предлагать персонализированные услуги

• Принимать решения
   ◦ Анализировать финансовые и операционные показатели.
   ◦ Оценивать риски.
   ◦ Оптимизировать бизнес-процессы.

Преимущества платформы Puzzle RPA с модулем Puzzle GPT

На платформе Puzzle RPA с модулем Puzzle GPT можно быстро создавать AI-ассистентов. Это виртуальные помощники, которые способны анализировать контекст, обучаться и решать задачи.

Для чего их можно использовать:

• Анализ и контроль финансовых отчетов

  ◦ Автоматическая обработка бухгалтерских документов.

  ◦ Поиск аномалий и ошибок в отчетах.

  ◦ Прогнозирование финансовых показателей.

• Анализ операционной деятельности

  ◦ Выявление узких мест в бизнес-процессах.

  ◦ Оценка эффективности работы сотрудников и отделов.

  ◦ Рекомендации по оптимизации процессов.

• Анализ клиентов

  ◦ Определение ключевых факторов оттока клиентов.

  ◦ Автоматическое сегментирование клиентов.

  ◦ Выявление скрытых паттернов поведения.

• Сравнительный анализ и визуализация

  ◦ Построение дашбордов и отчетов в реальном времени.

  ◦ Сравнение показателей с конкурентами.

  ◦ Генерация инсайтов на основе больших данных.

На картинке выше пример дашборда, который можно сделать с помощью Puzzle RPA и системы для визуализации данных, например, Grafana. На нем отражены этапы закрытия отчетного периода и необходимая информация по каждой компании.

Преимущества

• Автоматический сбор данных. Роботы собирают и обрабатывают данные в 10 раз быстрее людей.

• Достоверность информации. Автоматизация позволяет снизить риск получения недостоверной информации. Роботы не допускают ошибок из-за человеческого фактора и предоставляют все отчеты вовремя.

• Контроль процесса в режиме реального времени. Вы всегда будете видеть актуальные цифры и статусы по процессам.

• Быстрое принятие решений и разработка стратегий. Вам помогут прогнозы и оценки AI-ассистентов.

• Безопасность. Платформа работает во внутреннем контуре заказчика. Это обеспечивает защиту конфиденциальной информации.

• Экономия. С Puzzle RPA можно работать, не привлекая программистов. Роботов можно создавать и запускать уже через несколько часов после обучения. Внедрение RPA не требует доработки существующих систем.

Заключение

Своевременный контроль исполнения финансового плана поможет вам избежать кассовых разрывов, повысить доверие инвесторов и улучшить эффективность управления. Чтобы мониторинг отчетности проходил быстро, качественно и без проблем, внедрите интеллектуальную автоматизацию с Puzzle RPA.