Евгений Соловьев, независимый эксперт: «Самая главная проблема при работе с ДЗ – отсутствие правильно выстроенного бизнес-процесса»

Евгений Соловьев, независимый эксперт и спикер Тринадцатой конференции «Управление дебиторской задолженностью», рассказал CFO Russia о работе с дебиторской задолженностью: из каких этапов она состоит, какие проблемы могут возникать и как их решить.

Какие есть виды дебиторской задолженности?

Дебиторка поставщиков/подрядчиков и дебиторка клиентов. Второй тип дебиторки, который возникает из-за отгрузок товара с отсрочкой платежа, как правило, более проблемный.

Из каких этапов складывает бизнес-процесс работы с дебиторской задолженностью в крупной дистрибьюторской компании?

Если говорить про дебиторку покупателей, то есть про отсрочку платежа, работа с ней состоит минимум из трех этапов.

Первый – оценка рисков по контрагенту и принятие решения, работаем мы с данным контрагентом в отсрочку или нет, а если работаем, то на каких условиях.

Второй – работа в рамках согласованной отсрочки: мониторинг поставок и изменений по контрагенту. Главная задача на данном этапе – своевременно выявить возможный негатив (например, ухудшение финансового состояния) и оперативно на него отреагировать.

И третий – возврат долга в случае его возникновения.

Какие проблемы могут возникать при работе с дебиторской должностью?

Самая главная проблема – отсутствие правильно выстроенного бизнес-процесса.

В крупной компании в работе с дебиторкой участвуют, как минимум, коммерческая и финансовая службы, служба экономической безопасности и юристы.

В связи с этим самая частая сложность – отсутствие полноценного регламента взаимодействия между данными подразделениями, когда непонятно, кто на каком этапе за что отвечает. Не прописаны четкие зоны ответственности между подразделениями, сроки различных этапов возврата долга, правила взаимодействия между подразделениями.

Проблема номер два – отсутствие системы мотивации. Сотрудники могут быть не замотивированы эффективно работать с дебиторской задолженностью. Например, если у компании система мотивации отдела продаж завязана на факт отгрузки товара, то при работе с отсрочкой платежа менеджеры в первую очередь заинтересованы отгрузить товар, не задумываясь о возврате денег.

Или другой пример: есть клиенты, которые регулярно нарушают свои обязательства по своевременной оплате товар, но с которыми компания продолжает работать. При этом при попытке взыскать неустойку с клиента наши менеджеры этому активно сопротивляются, объясняя это тем, что: «Сейчас неустойку взыщем, но будущие продажи потеряем. Лучше мы неустойку “простим”, а потом это наценкой отобьем». Однако обычно при этом ничего не происходит, и наценка остается на прежнем уровне, а компания продолжает нести дополнительные затраты на финансирование просроченной задолженности. С перечисленными проблемами можно успешно бороться с помощью грамотно выстроенной системы мотивации персонала.  

И третья проблема – позднее начало активных мероприятий по возврату долга. Частично это следствие первой и второй проблемы. А чем позже мы начинаем возвращать просроченную дебиторку, тем ниже шансы ее вернуть и тем больше затраты на финансирование долга («стоимость денег»), которые могут сделать сделку убыточной.

Какие пути решения этих проблем могут быть?

Во-первых, выстроенный бизнес-процесс, основа которого – правильный регламент, в котором прописаны все зоны ответственности и сроки.

Во-вторых, максимальная автоматизация данного регламента внутри CRM-системы, электронного документооборота, чтобы на уровне системы не давать нарушать сроки (в идеале – все необходимые действия должны инициироваться автоматически, в зависимости от срока долга).

В-третьих, выстроенная система мотивации сотрудников, чтобы интересы бизнеса и интересы сотрудников совпадали.

И, в-четвертых, обучение сотрудников. Мало написать хороший, красивый регламент. Для того чтобы он заработал, надо обучить коллег. Обучаем:

Как показывает практика, вложенные средства и ресурсы в выстраивание грамотного бизнес-процесса работы с дебиторкой многократно окупаются за счет экономии на «стоимости денег» и снижения ущерба от невозвратной ПДЗ.

Задать свои вопросы Евгению и узнать больше о работе с дебиторской задолженностью вы сможете на Тринадцатая конференция «Управление дебиторской задолженностью», которая состоится 21 мая 2025 года в Москве.

Юлия Сильченко

Комментарии