Юлия Козлова, «Норникель»: «Внедряя цифровую модель бюджетного контроля, фокусируйтесь на самых проблемных процессах»

Юлия Козлова, начальник управления бюджетного контроля «Норникеля» и спикер Десятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», поделилась с CFO Russia опытом выстраивания цифровой модели бюджетного контроля на базе Process mining.

Как в «Норникеле» поняли необходимость внедрения цифровой модели бюджетного контроля на базе Process mining?

Решение о внедрении цифровой модели бюджетного контроля на базе Process mining было принято после реализации проекта по внедрению SAP ERP. Появилась база данных, из которой мы можем получать всю необходимую информацию и встраивать необходимое количество контрольных точек и измерителей. Внедрение SAP ERP в «Норникеле» было полномасштабным и охватило большое количество бизнес-процессов филиалов и дочерних обществ.

Использование инструмента Process mining помогло нам выявить отклонения от стандартных процессов, а также дало возможность проведения непрерывного мониторинга операций и осуществления контроля без вмешательства в подконтрольную среду.

Таким образом, в принятии решения мы опирались на два главных фактора. Первый – необходимость создания автоматизированного превентивного контроля, позволяющего нивелировать риски до наступления негативных событий. Второй – высокая автоматизация процесса и наличие необходимых логов в системах-источниках. Наличие данных логов позволяет выстроить детальную цифровую модель процесса, которая поможет отслеживать реально исполняемый процесс и его метрики на разных уровнях.

Как проходил процесс трансформации системы в упреждающий инструмент?

При внедрении SAP ERP в «Норникеле» был настроен ряд контрольных процедур при исполнении бюджета. Блокирующие контрольные процедуры настроены на заказах на ремонты и поставки, договорах, платежах. С одной стороны, мы понимали, что настроенных контролей в системе недостаточно. С другой стороны, каждая новая контрольная точка в системе затормаживает или блокирует действия пользователя. Мы решили не выстраивать систему «шлагбаумов» для бизнеса, а посмотреть на их действия со стороны, найти несовершенства в процессах, а также наладить мониторинг по большому количеству контрольных точек. Модель бюджетного контроля постоянно расширяется, выстраивается гибкая и многоуровневая система метрик, выявляются «узкие места» процессов, исключаются дублирующие/избыточные контрольные процедуры. Тем самым контроль становится участником бизнес-процессов как встроенный элемент системы управления, а цифровая модель является не только инструментом бюджетного контроля, но и помощником в анализе «а что, если?»

Кроме того, мы сформировали внутреннюю команду аналитиков, которая в рамках оказания сервиса по анализу процессов реализует подготовку и настройку цифровых моделей, с последующим регулярным анализом процесса и выдачей рекомендаций по зонам роста и узким местам. В рамках анализа мы получаем большой объем накопленных данных по цепочкам событий, которые привели к нежелательным последствиям или реализации рисков. На основании этих данных мы настраиваем алгоритм, позволяющий в реальном времени в системе Process mining отслеживать последовательность событий и условий, приводящих к нежелательным последствиям, и на ранних этапах процесса предотвращать реализацию негативных событий до их наступления.

Поделитесь советом с коллегами: о чем прежде всего следует помнить, выстраивая цифровую модель бюджетного контроля?

Можно выделить несколько основных факторов. Первый – высокий уровень автоматизации процесса и наличие достаточного логирования в системах-источниках. Второй – наличие квалифицированной и замотивированной бизнес-команды аналитиков и методологов. Третий – продуктивная ИТ-система класса Process mining.

Как и в любом проекте, нужно подумать о цели, которую мы хотим достичь. Инструмент дает нам широкие возможности для управления. В первую очередь при внедрении цифровой модели бюджетного контроля я бы рекомендовала сконцентрироваться на процессах, которые приносят самое большое количество проблем, выполняются длительно. Подумать, какие можно выстроить индикаторы в помощь при решении этих проблем.

Задать свои вопросы Юлии и узнать больше об опыте «Норникеля» вы сможете на Десятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая состоится 18 апреля 2025 года.

Комментарии