Виталий Слободин, «РОСВОДОКАНАЛ»: «Используйте защищенную ИТ-систему, обеспечивающую КЭДО»

Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО УК «РОСВОДОКАНАЛ» и спикер Тринадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделился с CFO Russia советом, как выстроить эффективное взаимодействие с госорганами при использовании КЭДО.

Что, по вашему мнению, является ключом к эффективному взаимодействию с госорганами при использовании КЭДО?

Соблюдение требований законодательства. Требования к применению КЭДО в организации описаны достаточным образом, регламентированную отчетность можно сдавать как по перешедшим на КЭДО, так и по оставшимся на традиционной форме документооборота сотрудникам.

Какие сложности возникают чаще всего?

При переходе на КЭДО необходимо было реализовать две основные задачи: технологическое обеспечение процесса и убедить сотрудников (и руководителей) перейти на применение электронных подписей. После перехода на кадровый электронный документооборот основными задачами остаются постоянная поддержка ИТ-системы и ее технологическое развитие, а также необходимость убедить новых работников в важности перехода на кадровый ЭДО. Ведь их сомнения в надежности КЭДО никуда не делись. Кадровый электронный документооборот не является фактором, принимаемым по умолчанию новыми сотрудниками. ИТ-система также требует вложений. Иными словами, КЭДО требует постоянных инвестиций, конечно, не столь высоких как в начале пути.

Как компании могут минимизировать риски при взаимодействии с госорганами?

Соблюдение требований законодательства, в частности обязательное подписание с работниками дополнительного соглашения к трудовому договору о переходе на КЭДО. Обязательно использовать защищенную с точки зрения информационной безопасности ИТ-систему, обеспечивающую КЭДО, – критически важно избежать потери персональных и коммерческих данных, что может привести к репутационным рискам и серьезным штрафным санкциям за утечку персональных данных. Кроме того, необходимо обеспечить надежность электронной подписи, используемой в КЭДО, – применение НЭП предоставляет большую защищенность, но и вложения выше; важно обеспечить надежность ПЭП, создавая сигнатуры и штамп простой электронной подписи, логируя все действия пользователей. Важно довести надежность КЭДО в целом и электронной подписи в частности до работников, чтобы они не писали жалобы в трудовую инспекцию по любому поводу. Необходимо, чтобы госорганы в случае возникновения вопросов видели технологическое и документационное обеспечение КЭДО. 

Задать свои вопросы Виталию и узнать больше об опыте УК «РОСВОДОКАНАЛ» вы сможете на Тринадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 2 апреля 2025 года.

Комментарии