Оксана Леонтьева, «Детский мир»: «В нашей компании 100% работников перешли на КЭДО»

Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации бизнес-процессов «Детского мира» и спикер Тринадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о наиболее частых причинах сопротивления сотрудников при внедрении КЭДО, а также поделилась эффективными методами для его устранения.

Что является наиболее частыми причинами сопротивления сотрудников при внедрении КЭДО?

В последнее время автоматизация НR-бизнес-процессов становится все актуальнее для компаний любого уровня, а для такого крупного ритейла, как «Детский мир», это стало безусловной необходимостью. Огромный штат, активные кадровые процессы: каждый день мы принимаем на работу и увольняем сотни людей, проводим множество других кадровых мероприятий. Все это нужно было оцифровывать.

Когда в конце 2021 года, после принятия 377 ФЗ, мы вышли с этой инициативой к нашему руководству, решение генерального директора было однозначным: кадровому ЭДО в «Детском мире» – быть!

Однако стоит помнить, что переход на КЭДО может сопровождаться сопротивлением со стороны работников. Одни переживают за утечку своих данных, что электронной подписью смогут воспользоваться мошенники и, например, оформить какие-то сделки с недвижимостью от его имени или взять кредит. Другие боятся, что электронные документы – это очень сложно, и они не справятся, а третьи не хотят никаких изменений – им привычнее все оформлять на бумаге.

Сталкивались ли в вашей компании с сопротивлением персонала? Какие методы для устранения сопротивления оказались наиболее эффективными?

В нашей компании переход на КЭДО прошел практически безболезненно. В начале мы запустили пилотный проект для ООО «ДМ-Тех» – это IT-составляющая нашего бизнеса. С одной стороны, наших IT-специалистов долго уговаривать не пришлось, им как раз наоборот легче сделать 100 кликов мышкой, чем рукописно заполнить заявление на отпуск или 10 раз поставить свою подпись и дату при ознакомлении с ЛНА. С другой стороны, в процессе запуска пилота (настройка и тестирование регламентов) участвовали наши IT-руководители разного уровня. И линейные специалисты, видя, насколько их руководители были поглощены этим процессом, также охотно подписывали согласие для перехода на КЭДО. 

Масштабирование КЭДО на весь «Детский мир» было запущено примерно через год после запуска пилота в «ДМ-Тех». За это время коллеги активно делились своими впечатлениями о КЭДО и можно сказать, что запуск КЭДО офисные работники «Детского мир» ждали и очень часто, приходя к нам для оформления своих документов, спрашивали: «Когда же наконец мы тоже все будем делать в цифре?».

Чуть дольше и сложнее оказалось с розницей, но с этой задачей мы тоже справились. И я с гордостью могу заявить, что в ГК «Детский мир» 100% работников перешли на КЭДО.

Поделитесь советом с коллегами: о чем прежде всего стоит помнить, внедряя кадровый ЭДО?

КЭДО – это не волшебная таблетка, которая сама собой вылечит ваши бизнес-процессы. Это всего лишь инструмент для их оптимизации.

Внедрять и сопровождать КЭДО в компании должна команда единомышленников, которые в этом заинтересованы, и тогда их настрой, не побоюсь этого слова, любовь к КЭДО будет передаваться и пользователям, и процесс перехода пройдет гораздо легче. Не отказывайте в помощи своим коллегам: на личном примере покажите, как легко можно оформить тот или иной документ в мобильном приложении.

Лично я считаю, что за КЭДО наше будущее. Рано или поздно на законодательном уровне он станет обязательным для всех организаций, как это ранее произошло с отчетностью в государственные органы, электронными больничными и т.д. Поэтому не стоит этого ждать, а уже сейчас начинать переход.

Задать свои вопросы Оксане и узнать больше об опыте «Детского мира» вы сможете на Тринадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 2 апреля 2025 года.

Елизавета Гета

Комментарии