Наталья Калашникова, «ВТБ Лизинг»: «На текущий момент ежемесячно через ЭДО проходит почти 200 000 документов»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» в номинации «Лучший внешний ЭДО» – «ВТБ Лизинг». Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО, «ВТБ Лизинг», рассказала CFO Russia о старте проекта ЭДО и инновационных инструментах, которые используют в компании, а также поделилась, как строилась работа в команде. 

Расскажите вкратце о вашем проекте по внедрению ЭДО. В чем он заключался? Какие цели стояли перед вами?

В 2021 году «ВТБ Лизинг» инициировал проект внедрения системы, обеспечивающей процессы юридически значимого электронного документооборота со своими клиентами.

Основные цели проекта – создать единообразную архитектуру внешнего документооборота с контрагентами и переиспользовать текущие информационные системы компании. Преимущества электронного документооборота очевидны – это повышение скорости обмена договорами с контрагентами за счет перевода документов с бумажного в электронный вид, нивелирование риска их потери, а также несанкционированных изменений в процессе документооборота.

Переход на ЭДО повышает эффективность работы сотрудников, увеличивает прозрачность деятельности подразделений и ускоряет взаимодействие между ними.

Какое количество документов охватывает ваш ЭДО? Какого эффекта вы достигли по результатам внедрения проекта?

На текущий момент в «ВТБ Лизинг» уже свыше 90% сделок, где хотя бы один из контрагентов на ЭДО, а более 55% сделок полностью электронные. Нам также удалось сохранить удобство работы сотрудников на прежнем уровне. Реализовали работу с электронными документами непосредственно из той информационной системы, в которой обычно работает сотрудник, не переходя в кабинеты операторов ЭДО. На текущий момент ежемесячно через ЭДО проходит почти 200 000 документов.

Какие инновационные инструменты вы используете в ЭДО? Что из них было сложней всего внедрять и как вы справились с этими трудностями?

Между всеми имеющимися в «ВТБ Лизинг» прикладными информационными системами и внешним контуром развернут интеграционный шлюз «Цитрос ЮЗ ЭДО». Это повышает безопасность и сокращает расходы на ЭДО.

Кроме того, можно массово подписывать документы на базе информационных систем компании. Облачные сертификаты используются наравне с локальными.

Самое сложное – поддержание специфичных бизнес-процессов компании «ВТБ Лизинг», которые идут вразрез с устоявшейся практикой делового документооборота. В их числе нестандартная очередность подписания. Контрагенты получают документы без подписи, «ВТБ Лизинг» – последний подписант.

Ещё один аспект – возможность вносить изменения на любом этапе до подписания документа двумя сторонами. В «ВТБ Лизинг» приглашение к ЭДО происходит с обязательным подписанием соглашения о переходе на ЭДО. Также отправка и подписание сразу всех документов по сделке и контроль их подписания на стороне контрагентов проходят в едином интерфейсе.

Каких принципов вы придерживались при выстраивании работы с командой заказчика?

Принципы ниже актуальны не только для работы с командой подрядчика, но и для работы со всеми командами по проекту.

Во-первых, это общая цель, которая для всех понятна и прозрачна. Каждый член команды и стейкхолдер чувствует свою сопричастность и работает во имя ее достижения. Во-вторых, коллегиальное принятие решений. При запуске проекта было много неопределенностей, и мы учитывали экспертное мнение членов команды и профильных специалистов. В-третьих, это гибкость в принятии решений, оперативное реагирование на изменения.

И, наконец, – это открытая и честная коммуникация. Данный принцип помог нам повысить доверие друг к другу и стал основой крепкой и дружной команды.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» важно для вашей компании?  

Признавать достижения в принципе очень важно. Да и само по себе участие в конкурсах – это определенный вид самоанализа, подведение итогов и оценка результатов. А победа повышает мотивацию для новых свершений.

Приглашаем принять участие в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2025» и рассказать об успехах своей компании. Прием заявок начнется 1 июля 2025 года. 

Также напоминаем, что мы продолжаем принимать заявки на участие в Конкурсе и премии «Лучшее корпоративное налоговое управление 2024». 

Мария Кириченко

Комментарии