Дмитрий Макаров, «КОМОС ГРУПП»: «В наших планах проводить свыше 80% документов через ЮЗЭДО к концу 2021 года»

Дмитрий Макаров, начальник отдела снабжения и закупок «КОМОС ГРУПП» и спикер Пятой конференции «Управление закупками в компании», поделился с CFO Russia опытом внедрения ЮЗЭДО в закупочном процессе.

Как давно в вашей компании внедрен ЮЗЭДО в закупочном процессе? Каковы были предпосылки его внедрения?

Процесс внедрения в формате стратегического проекта стартовал в апреле 2020 года. В качестве основных предпосылок я бы выделил:

а. Электронный документооборот давно и успешно используют федеральные розничные сети, а это ключевые покупатели продукции агрохолдинга «КОМОС ГРУПП». Торговля в целом существенно опережает другие отрасли по развитию инноваций и современных решений в области оптимизации бизнес-процессов.

б. Переход понятия ЮЗЭДО из ИТ-сферы в сферу бухгалтерского и управленческого учета. Напрашивается аналогия с оплатой в супермаркете покупок наличными и мобильным телефоном. Сперва непривычно и немного тревожно, затем привычно и бесповоротно удобно.

в. Ряд государственных и частных монополий, а также наши крупнейшие поставщики перешли на ЮЗЭДО в уведомительной форме.

На какие этапы делился ваш проект по внедрению ЮЗЭДО? Что вы не стали делать при реализации проекта? Какие решения и почему были отклонены?

Проект был разделен на 5 этапов. Анализ и оптимизация, запуск в опытную эксплуатацию, корректировка, регламентирование и техподдержка, запуск в опытную эксплуатацию. При внедрении ЮЗЭДО было принято решение отказаться от масштабного стратегического и всеобъемлющего плана нашего предприятия, в котором все бумажные документы будут заменены на электронные. Сделали так, потому что сотрудники компании не располагали достаточными знаниями и компетенциями, а приглашенные консультанты, видя масштабы холдинга, запрашивали значительные сроки на реализацию при соответствующем бюджете. Было принято решение двигаться от простого к сложному, шаг за шагом наращивая необходимое понимание процесса и мотивируя команду проекта пусть малыми, зато регулярными победами. Мы также отказались от проведения тендера на выбор партнера по осуществлению, а по сути – внедрению ЮЗЭДО, и выбрали генерального партнера, который обслуживает большую часть наших контрактов с розничными сетями, входит в тройку крупнейших операторов ЮЗЭДО, EDI, а также у нас с ним имеется положительный опыт в реализации ряда ИТ-проектов.

Проект продолжается или уже завершен? Удалось ли уже почувствовать/подсчитать какой-либо эффект от внедрения ЮЗЭДО?

Проект будет завершен, когда на поступившую к нам почтой накладную с печатью и подписями будут собираться сотрудники с разных этажей нашего офиса. Трогать ее, вдыхать забытый аромат, фотографировать для сторис в Instagram. Изначальную цель проекта в 30% документов через ЮЗЭДО мы достигли через 5 месяцев от старта. Пандемия стала одним из катализаторов процесса. Уверен, что до конца 2021 года мы выйдем за 80% документов. Эффект от внедрения можно отследить по двум основным ресурсам. Время – у электронного документа колоссальная скорость закрытия сделок, внесения корректировок и исправлений, автоматизированная система подготовки отчетности для различных проверок. Деньги – мы больше не используем труд персонала в рутинных процессах. Избегаем ошибок в оформлении финансовых документов. Существенно сократились расходы на ведение дел.

Задать свои вопросы Дмитрию и узнать больше об опыте «КОМОС ГРУПП» вы сможете на Пятой конференции «Управление закупками в компании», которая состоится 26 февраля 2021 года.

Алиса Попова

Комментарии