Андрей Басов, Ростелеком: «Перевод HR-процессов в digital-формат дает хорошую экономию»

Андрей Басов, руководитель направления, Проектный офис ОЦО «Ростелекома» и спикер Двенадцатого онлайн-форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia о переводе кадровых процессов на электронный документооборот.

С чего начался перевод кадровых процессов на ЭДО в вашей компании?

Если еще лет 10 назад компания «Ростелеком» была классическим оператором связи, то сейчас мы являемся драйвером и основным провайдером цифровой экономики в России. Одновременно с серьезными внешними изменениями, меняются и требования сотрудников к качеству и гибкости внутренних процессов. Поэтому мы, как поддерживающая функция, тоже не можем стоять на месте.

Цифровизацию кадровых процессов мы начинали достаточно стандартно – с процесса оформления отпусков. На тот момент, чтобы оформить или перенести отпуск, нужно было заполнить бумажные документы, подписать их, отнести в отдел кадров и расписаться в кадровом приказе. Мы же хотели дать сотрудникам дополнительные инструменты планирования. Как пример, планировать отпуск, сидя вечером с семьей за ужином. Работник, найдя выгодную турпутевку для всей семьи, сразу же зашел в чат-бот и в несколько кликов оформил заявку на отпуск на удобную дату.

В какие этапы проходил перевод кадровых процессов?

Мы начали с запуска чат-бота в Telegram, так как он был одним из самых динамически развивающихся мессенджеров. Но после введенных ограничений по отношению к Telegram мы, как компания с большой долей участия государства, не могли не закрыть этот чат-бот. Оптимальным вариантом стал переход на Viber.

Переход оказался не таким простым, как планировалось изначально, и занял несколько месяцев. Однако уже после завершения «переезда» чат-бота на Viber, оказалось, что его популярность растет не так быстро, как нам бы хотелось. Несмотря на то, что в среднем по стране Viber на тот период времени не сильно отставал по доле использования от WhatsApp, в Москве, например, его месячная аудитория была незначительна. В какой-то момент мы поняли, что не все сотрудники хотят пользоваться этим мессенджером в принципе, поэтому параллельно стали активно развивать портал HR-услуг в корпоративной сети «Ростелекома», чтобы можно было оформить отпуск и с рабочего компьютера.

Когда и по каким причинам перевод кадровых процессов на ЭДО может быть экономически нецелесообразным?

На мой взгляд, перевод HR-процессов в digital-формат – это в первую очередь не про экономику, а про клиентоориентированность и качество процессов. Понятно, что существуют масштабные процессы, для которых перевод в цифровой формат легко себя окупит. Например, до недавнего времени в нашей компании в процессе оформления отпусков (включая выплаты отпускных) участвовало примерно 50 человек – это очень трудозатратно. И здесь мы получаем очень хорошую экономию.

Увеличивая круг кадровых процессов, переводимых на ЭДО, мы неизменно сталкиваемся с тем, что оцифровывать приходится все более редкие процессы, и это, безусловно, снижает рентабельность. В такой момент компания должна принять для себя решение: готова ли она пожертвовать общей экономической эффективностью и инвестировать в развитие системы без получения чистого экономического эффекта, но ради повышения качества процессов и развития клиентоориентированности.

Наша компания приняла для себя решение, что в целом мы к этому готовы. При этом пока нам удается получать экономический эффект от тех процессов, которые мы переводим на ЭДО.

Как вы используете роботов, а также ИИ в работе кадрового ЭДО?

Основное преимущество кадрового ЭДО: на входе HR-служба или сотрудники, которые занимаются расчетом заработной платы, получают уже оцифрованные данные. Они не работают со сканами бумажек. Соответственно, этот потенциал необходимо правильно использовать. Можно загружать оцифрованные данные в учетную систему с помощью файлов загрузки, можно интегрировать систему кадрового ЭДО с учетной системой, а можно использовать роботов. Мы идем по третьему пути.

Что касается ИИ, мы находимся еще в начале пути. Но мы внимательно изучаем рынок и понимаем, что скоро эта инициатива «выстрелит». Есть кадровые документы, которые в силу законодательства должны дублироваться в бумажном варианте с подписью. У нас действует следующая схема: сотрудник заносит информацию в систему кадрового ЭДО, а она предлагает ему распечатать документ. То есть система сама готовит заявление на основании занесенной информации. Затем работник подписывает его и сканирует, ему не нужно самостоятельно искать форму и вбивать остальную информацию. Но получается, что мы не можем пользоваться оцифрованными данными, пока не убедимся, что скан вложенного заявления соответствует введенной информации. Именно для сверки этих данных мы планируем применять технологии ИИ.

Задать свои вопросы Андрею Басову и узнать больше об опыте «Ростелекома» вы сможете на Двенадцатом онлайн-форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 21-22 мая 2020 года.

Мария Кириченко

Комментарии