Наталья Корешкина и Валерий Заставнюк, Ferrero Russia: «Результаты автоматизации управления командировками и авансовой отчетностью превзошли наши ожидания»

Наталья Корешкина, региональный финансовый менеджер, и Валерий Заставнюк, руководитель группы развития приложений по направлениям Производство, HR и GS, Ferrero Russia, спикеры Девятой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», рассказали CFO Russia о преобразовании рутинных процессов управления командировками и авансовой отчетностью в комфортные внутренние сервисы с помощью приложений Hamilton Apps.

Как давно в Ferrero Russia начали оптимизировать и автоматизировать управление командировками и авансовой отчетностью?

За последние годы компания существенно увеличила объем продаж, что привело к расширению коммерческого отдела, потребовало большего количества служебных поездок и, соответственно, отчетов по ним. В связи с этим возникла необходимость оптимизировать этот бизнес-процесс на всех этапах: сотрудник – менеджер – HR – бухгалтерия. Оптимизацию процессов мы начали еще в 2015 году, но проект по автоматизации стартовал в 2017 году.

С каких мероприятий стартовали изменения?

Изменения начались с подготовки и защиты бизнес-кейса как перед менеджментом компании, так и на уровне Группы «Ферреро» (головного офиса).

Нам было важно сократить расходы на бизнес-процесс, оптимизировать временные затраты сотрудников и менеджеров, добиться своевременного обмена информацией между travel-агентством и командированными сотрудниками, минимизировать количество ошибок, возникающих при ручном заполнении документа даже в специально настроенном excel-файле.

Наши коллеги из Группы (головного офиса) были также очень заинтересованы в решении этой задачи, поэтому мы совместно проводили тендеры. Но европейская специфика командировок, авансовых отчетов и работы с travel-агентствами – это совсем другая история. И пообщавшись с европейскими ИТ-провайдерами, мы поняли, что только компания с опытом работы на российском рынке сможет удовлетворить все наши требования.

Ключевым критерием при выборе поставщика для «Ферреро Руссия» было его 100% соответствие всем нормам российского законодательства, включая физическое хранение персональных данных на территории РФ, а также умение легко и оперативно адаптироваться ко всем его изменениям.

Еще одним важным критерием была локализация системы, а именно предоставление пользователям интерфейса и службы поддержки полностью на русском языке.

Мы остановились на приложениях Hamilton Apps.

Какие этапы последовали за этим? Опишите их вкратце.

Проект Hamilton Apps в компании «Ферреро Руссия» стартовал с приоритетного этапа автоматизации авансовой отчетности и командировок. Для достижения максимальной эффективности команды детально прорабатывали описание бизнес-требований и техническое задание, осуществляли построение сложных интерфейсов, а также совместно проводили ряд пользовательских и интеграционных тестирований. 

При работе над проектом мы создали профессиональную команду из сотрудников Hamilton Apps, экспертов со стороны бухгалтерии, локального и группового IT, также привлекали экспертизу со стороны нашего бизнеса. Нам важны цели, которые формулирует бизнес. Он поставил задачу: «Необходимо приложение с тремя кнопками, не более. Командировок много, и нам не нужна путаница». Процесс трансформировали согласно целям бизнеса и реализовали его в приложении Hamilton Apps так, чтобы, заходя в него, пользователь видел три ключевые кнопки. Первая – запрос билетов и бронирование гостиниц, запрос на выдачу денежных авансов на расходы, вторая – создание авансового отчета, и третья – наша дополнительная опция – запрос на отсутствие.

Следующим шагом стала адаптация приложения к нашим требованиям. Они достаточно непростые, потому что наша система технически сложная, несмотря на простоту для конечных пользователей. В ней выстроен ряд интерфейсов, которые помогают системам обмениваться информацией без привлечения людей. Это обеспечивает минимизацию ошибок, своевременность и точность данных, которые переходят из одной системы в другую, – мы считаем эти преимущества основным показателем эффективности решения. Основная система учета в нашей компании – это SAP. Обмен данными между нашими системами кадрового администрирования SAP HR и финансового учета SAP FI, а также системой travel-агентства осуществляется с помощью Hamilton Apps.

В результате приложение Hamilton стало ключевой системой, которая объединяет все входящие данные от сотрудников, travel-агентства и наших внутренних систем учета.

Система Hamilton удовлетворяет все потребности наших внутренних функций. До запуска системы ее концепт был представлен отделам, все ее приняли и были готовы к изменениям.

После этого был проведен ряд тестирований, в которых принимала участие сначала команда в узком составе, а потом в расширенном. На этом этапе мы также привлекали бизнес, чтобы он помогал нам фиксировать возможности и правильность работы системы. Затем мы с Hamilton провели ряд тренингов для наших предприятий по всей стране. Обучающие тренинги проводились в несколько этапов с разбивкой по ролям (менеджеры и сотрудники) и регионам, с учетом часовых поясов. Также Hamilton поменяли интерфейс, что улучшило использование приложения.

Проект стартовал 1 июля 2018 года.

Пользователь даже не осознает всех технических сложностей и огромного количества внутренних встроенных процессов, которые обрабатывают данные, подгружают их из одной системы в другую, сверяют и проверяют их. Он видит только русскоязычный дружелюбный интерфейс и доступные ему кнопки. Тем приложение и ценно, что, сложное технически, оно абсолютно доступно для пользователя.

Менеджеры и другие сотрудники, бухгалтерия, которая осуществляет расчеты с персоналом и выплаты, – все оценивают работу в системе положительно. Теперь бизнес-процесс выстроен таким образом, что работать удобно каждому.

Добавились ли новые опции в вашу систему в этом году?

Да, после внедрения базового функционала Hamilton по авансовым отчетам и командировкам мы сделали первый шаг к дальнейшему развитию системы. Функционал расширили на внутренние процессы, связанные с управлением персоналом. Автоматизирован запрос на отсутствие сотрудника – под этим названием имеется в виду отпуск. В приложении сотрудник может оформить заявление на отпуск, которое пройдет все этапы согласования и попадет в нашу систему учета. Функцию запустили 1 августа 2019 года.

Подытожьте, пожалуйста, какой эффект получила компания в результате проведенной работы?

Проект удался, и результаты превзошли наши ожидания. Мы оценили сплоченность его участников, значительную вовлеченность как с нашей стороны, так и со стороны проектной команды Hamilton Apps, а также фокусировку на автоматизации процессов.

Интерфейс системы прост и понятен. Мы почти полностью избавились от бумажных носителей, от пересылки документов по электронной и обычной почте. Теперь у нас есть облачный онлайн-сервис, который в реальном времени интегрируется с нашими внутренними системами – все работает практически бесперебойно. Приложение доступно сотрудникам с любого устройства и в любом месте планеты, где есть подключение к интернету.

Каковы ваши дальнейшие планы по усовершенствованию процессов управления командировками и авансовой отчетностью?

Во-первых, бухгалтерия сейчас работает над внедрением ЭЦП, чтобы не приходилось распечатывать авансовые отчеты для контролирующих органов в случае запроса. Во-вторых, также со стороны бухгалтерии идет работа над расширенной отчетностью в системе Hamilton для наших внутренних служб. Также мы планируем оптимизировать и автоматизировать управление командировками и авансовой отчетностью для юридических лиц «Ферреро» на Украине и в Казахстане. Параллельно развивается проект по внедрению SAP на наших предприятиях в этих странах, и интеграцию SAP с Hamilton Apps мы начнем с запроса на отсутствие. Мы следим за успехами нашего ИТ-поставщика и ждем лучших практик, чтобы применить их внутри нашей компании.

Алиса Попова

Комментарии