Бремя выживших: как оптимизировать загрузку персонала

Сейчас практически перед любым предприятием стоит непростая задача: как делать больше меньшими силами? Компании увольняют «лишний» персонал, однако объем работы, которую необходимо выполнять, далеко не всегда уменьшается пропорционально. Это, в первую очередь касается сотрудников бухгалтерского и финансового отделов.

«Приходится, конечно, нелегко,— рассказывает вице-президент по финансам одной из крупных российских медийных компаний. – Сейчас мы сокращаем людей, и перераспределяем нагрузку среди тех, кто остался. А у меня и раньше никто не бездельничал». Как быть в такой ситуации?

Прежде всего необходимо разобраться, чем именно загружены сотрудники финансовых служб, и правильно расставить приоритеты. Вполне может оказаться, что часть работы не так уж важна, а то и попросту бессмысленна. Показательным примером может служить эксперимент, проведенный в одной из автодилерских компаний.

Финансовый директор компании запустил инициативу по обучению финансистов, экономистов и бухгалтеров принципам внутрифирменного маркетинга. В ходе проекта было установлено, кто и как использует в компании каждый из документов, который производят сотрудники финансовых служб. (До тех пор это никого не волновало, все усилия были сосредоточены на том, чтобы качественно готовить документы по утвержденному когда-то списку.)

Выяснилось, что данные многих отчетов используется лишь частично, а некоторые из них вообще уже потеряли актуальность. Сократив количество документов, которые необходимо разрабатывать, финансовому директору удалось устранить бесполезную нагрузку и сконцентрировать силы подчиненных на том, что действительно важно.

Но иногда проблема кроется даже глубже. По словам директора по персоналу крупной западной фармацевтической компании, большинство людей не умеют остановиться в тот момент, когда задача уже выполнена в достаточно степени, и продолжают отшлифовывать какие-то нюансы. «У нас по пальцам можно пересчитать специалистов, которые понимают, когда нужно сказать «стоп». Это очень ценное качество, и мы стараемся его поощрять».

Чтобы избежать слишком больших затрат времени и сил на шлифовку несущественных деталей, попробуйте прописать своим подчиненным количественные и качественные критерии выполнения типовых задач и контролировать соблюдение этих требований. Возможно, вы обнаружите, что вам вполне достаточно тех людей, которые у вас есть.

Комментарии