Ольга Никитина, Becton Dickinson: «Электронная система позволяет отследить всю историю согласования и подписания документа»

Ольга Никитина, руководитель отдела внутреннего контроля и аудита Becton Dickinson и спикер Шестого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia, как работает система электронного согласования и подписания документов на примере договоров и счетов на оплату.

Каковы основные принципы маршрутизации документов и задач, которые вы использовали на практике? Как они были сформированы?

На самом деле, определение принципов маршрутизации является одним из первых этапов процесса по внедрению электронного документооборота в компании. На практике необходимо использовать несколько основных принципов, которые позволят внедрить маршрутизацию документов и задач в системе, которая бы работала эффективно.

Во-первых, необходимо определить четкий перечень должностей, которые участвуют в согласовании тех или иных видов документов, ведь даже для разных видов договоров будут разные перечни согласующих, а соответственно разные маршруты в системе.

Во-вторых, необходимо предусмотреть back-up для таких должностей на случай болезни сотрудников, нахождения их в отпуске и тому подобных продолжительных отсутствий в офисе с тем, чтобы в такие периоды документы направлялись системой другим людям.

В-третьих, важен принцип обеспечения своевременного согласования документов. То есть система должна направлять повторные уведомления согласующим в случае нарушения ими сроков согласования, установленных внутренней политикой компании. Данную информацию о нарушениях сроков согласования документов затем можно использовать, в том числе, при проведении мероприятий по улучшению процесса согласования документов.

Еще один важный принцип — принцип обеспечения прозрачности процесса электронного согласования. Соответственно, как инициатор документа, так и любой из согласующих лиц, должны иметь возможность отследить в системе процесс согласования документа и изменения, которые предлагались теми или иными согласующими.

Основные принципы, на которых будет основана маршрутизация документов и задач в каждой конкретной компании, необходимо обсудить и утвердить в рамках созданной рабочей группы, включающей в себя в том числе коллег из IT, финансового и юридического отделов. Общее описание процесса электронного согласования докуметов, а также распределение ответственности согласующих лиц, должно быть отражено во внутренней политике компании, с которой всех сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

С какими сложностями вам приходилось сталкиваться в ходе электронного согласования и подписания документов?

На практике вначале могут возникать сложности связанные с долгим согласованием некоторыми ответственными подразделениями документов. Здесь важно бороться с такими нарушениями процесса, так как основная задача внедрения электронного документооборота — ускорение процесса подписания документов. Важно отразить во внутренней политике компании четкие сроки согласования документов и отслеживать нарушения. Мы в таких случаях вели статистику нарушений с дальнейшим проведением бесед и иных мероприятий дисциплинарного характера, что позволило свести такие нарушения сроков к нулю.

Из сложностей также можно отметить нежелание некоторых сотрудников переходить на новый метод работы с документами, и здесь важно правильно провести вводные тренинги для сотрудников, которые будут работать с электронной системой, и донести в позитивной форме все те преимущества, которые они получат в случае согласования документов в электронной форме.

Какой эффект может получить компания, внедрив электронное согласование и подписание договоров и счетов на оплату? Как можно развивать это направление дальше?

Главным преимуществом от внедрения электронного документооборота можно считать существенное ускорение согласования и подписания договоров, и, соответственно, более быстрое осуществление сделок, что важно для бизнес-подразделений. Договоры и счета на оплату не могут потеряться в процессе электронного согласования и подписания, в отличие от бумажных версий. Также электронная система позволяет отследить всю историю согласования и подписания документа, что важно, например, с точки зрения внутреннего контроля. Наличие же электронного архива документов также является положительным моментом, так как позволяет получить договор из архива в кратчайшие сроки, что удобно как для бизнес-подразделений, так и для бухгалтерии, аудиторов и иных сотрудников. В дополнение к внедрению электронной системы согласования и подписания договоров и счетов на оплату, интересной представляется также идея полного перехода на электронный документооборот, что безусловно требует детальной проработки такого проекта.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте Becton Dickinson вы сможете на Шестом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 25-27 октября 2017 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии