Отчет о Шестой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие»

12-14 ноября 2014 года портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба Финансовых Директоров, провел Шестую конференцию «Общие центры обслуживания: организация и развитие». На мероприятии выступили более 20 генеральных директоров компаний и руководителей ОЦО. Официальным партнером форума выступила компания KOFAX.

Открыл конференцию Михаил Нархов, директор департамента инвестиционной деятельности и внешних экономических связей из Министерства экономического развития Тульской области. Он рассказал об инвестиционной привлекательности Тульской области.

«В Центральном федеральном округе Тульская область занимает 7-е место по объему инвестиций в основной капитал. Мы разработали ряд механизмов поддержки инвестиционной деятельности. И работа более 200 компаний с участием иностранного капитала подтверждают, что эти механизмы эффективны».

После его доклада состоялось Ток-шоу, в котором приняли участие Михаил Белуза, генеральный директор Евраз Объединенные учетные системы, Наталья Виноградова, руководитель Российского учетного сервисного центра Проктэр энд Гэмбл, Кира Лапина, генеральный директор Северстали-ЦЕС, Константин Шиян, руководитель ОЦО СТС Медиа, Елена Логвинович, руководитель ОЦО Теле2Россия, и Дмитрий Пересветов, директор МФ ОЦО Ростелеком. Участники обсудили пути повышения эффективности общих центров обслуживания. Обсудили вопросы ценообразования на услуги ОЦО. Дискуссировали над возможностью совместить расширение функций ОЦО и снижение численности персонала.

Продолжил конференцию Павел Михайлов, начальник департамента внутрибанковских операций и реинжиниринга процессов Пробизнесбанка, с докладом «ОЦО как инструмент повышения эффективности, производительности и снижения затрат в банковской группе».

«Для повышения эффективности Центра бухгалтерского учета (ЦБУ) мы инициировали следующие проекты:

• создание централизованного процесса закупок;
• реинжиниринг и автоматизация процесса от «Закупки до оплаты» на новой IT-системе;
• переход на взаимодействие с контрагентами через юридически-значимый электронный документооборот;
• создание удостоверяющего центра для выдачи усиленных квалифицированных электронных подписей сотрудникам;
• укрупнение поставщиков;
• уменьшение количества бухгалтерских документов с поставщиками;
• внедрение системы грейдирования в ЦБУ».

Наталья Гуржеева, директор департамента по работе с ключевыми клиентами в России и СНГ Kofax, поделилась опытом повышения эффективности ОЦО за счет автоматизации обработки документов.

«Мы начали использовать автоматическое распознавание документов. Так, программа автоматически определяет вид документа по его формату и имеющимся атрибутам, извлекает ключевые бизнес-атрибуты (номер и дата документа, данные контрагента и т.д.), распознает и извлекает данные из табличной части документов и определяет наличия печатей и подписей».

После кофе-паузы тему эффективности электронного документооборота продолжила Кира Лапина, генеральный директор Северстали-ЦЕС. Она рассказала об эффективной организации документооборота между ОЦО и головной компанией.

«В результате внедрения ОЦО мы на 90% повысили эффективность системы внутреннего контроля и на 80% – качество обслуживание. Более того, мы значительно снизили издержки по функциям, переданным в Общий центр обслуживания, при этом повысив эффективность процессов, прозрачность и доступность данных на 70%. Существенно повысилась масштабируемость функций и прозрачность управления. И кроме этого, нам удалось снизить нагрузки на бизнес-функции».

Доклад «Электронный документооборот – первый шаг к автоматическому учету» представили Константин Шиян, руководитель ОЦО СТС Медиа, и Станислав Грущенко, начальник отдела сопровождения информационных систем СТС Медиа.

«Автоматизация имеет свои плюсы и минусы. Остановимся на неоспоримых преимуществах:

• Мы не сократили штат бухгалтеров, но мы и не увеличиваем его при постоянном подключении к ЦБУ новых клиентов.
• Мы оптимизировали работу Отдела сканирования и архивирования, тем самым минимизировав процент потери документов.
• Компания минимизировала количество ручных операций и сопутствующего ему риска человеческого фактора.
• Мы уменьшили количество контролей SOX и нагрузки на ЦБУ и ИТ внешних и внутренних аудиторов.
• Наладили взаимосвязь: договор – первичная документация – проводка – налоговые риски, дающая возможность глубокой аналитики учета менеджментом».

Следующей выступила Светлана Горчакова, начальник отдела развития и работы с макрорегионами МТС, с докладом «Практика внедрения электронного документооборота в ОЦО». «Внедрение электронного документооборота обеспечило:

• контроль за сроками и полнотой проведения инвентаризации по всем регионам on-line;
• единый архив документов по каждой годовой инвентаризации: инвентаризационные и сличительные ведомости, протоколы, пояснительные записки, бухгалтерские справки, акты сверки;
• унификация протоколов РИК и объяснительных записок;
• получение предварительных итогов;
• автоматизация расчетов итогов инвентаризации;
• контроль за отражением результатов в отчетности».

Завершили вторую секцию Михаил Белуза, генеральный директор Евраз Объединенные учетные системы, и Алексей Мельников, директор казначейства Евраз. Спикеры подчеркнули важность унификации платежных процессов казначейства для повышения эффективности ОЦО.

«Предлагаю ответить на главный вопрос: «Зачем создавать Единые Казначейский Центры?». Во-первых, их создание поможет унифицировать функционал региональных ЕКЦ. Во-вторых, ЕКЦ предоставляют возможность унифицировать, стандартизировать и автоматизировать казначейские бизнес-процессы и технологии. В-третьих, компания сможет сократить количество рабочих документов и операций. Более того, модель регионального ЕКЦ, при необходимости, может быть использована для создания Единого Центра Услуг (Shared Service Center)».

После обеда все участники конференции превратились в азартных игроков. Иван Пирожков, генеральный директор VM Capital, провел интерактивную бизнес-игру «Делаем ОЦО более эффективным вместе». В атмосфере дружеского соперничества участники решали задачи по эффективному функционированию ОЦО по 4 направлениям:

• консолидация/реорганизация функции; сокращение расходов;
• стандартизация и улучшение процессов;
• формализация и внедрение SLA;
• управление метриками, KPI; решения для бизнеса.

Завершился первый день конференции гала-ужином, где спикеры и делегаты не только получили возможность пообщаться в неформальной атмосфере, но и поучаствовать в лотереи.

Во второй день конференции участники форума отправились на экскурсию на Проктэр энд Гэмбл – Российский учетный сервисный центр (РУСЦ) в г. Новомосковск, который занимается оказанием услуг по ведению бухгалтерского учета, а также услуг по расчету с поставщиками для компании Проктэр энд Гэмбл в России. Работа в сервисном центре организована по международным стандартам головной компании, поэтому у участников мероприятия была возможность одновременно ознакомиться и с российским, и с международным опытом. Экскурсия в РУСЦ позволила узнать:

• как организован весь цикл, связанный с платежами – так называемая фабрика платежей;
• как работает система SAP по расчетам с поставщиками;
• как организован транзакционный центр – централизованный бэк-офис для разных направлений;
• причины осуществления проекта по передаче на внешний аутсорсинг простых бухгалтерских операций – ВРО (Business Process Outsoursing);
• как организованы процессы документооборота и система внутренних контролей.

Участники экскурсии тепло отозвались о мероприятии:

«Профессионально, наглядно, возможность поделиться опытом и практикой на месте (экскурсия). Спасибо!», - поделилась впечатлениями начальник товарных и нетоварных операций компании Мария Ра.

«Огромное спасибо за экскурсию на P&G, получено максимум полезной информации», – поддержала ее коллега.

«Весьма познавательно. Самым полезным (для меня лично) была экскурсия на P&G – сочетания best practics, хорошей презентации и возможности увидеть все своими глазами вживую», – рассказал руководитель проектов Спортмастера.

«Наибольший интерес представлял обмен опытом по распределению объемов работы в подразделениях ОЦО P&G», - поддержал начальник отдела развития МТС.

Во второй половине дня состоялась обзорная экскурсия по Туле. Участники посетили Тульский музей оружия – старейший музей оружия в России, Тульский самовар и тульский пряник – два знаменитых символа города, каждому из которых посвящен отдельный музей, и Тульский Кремль – каменную крепость, памятник архитектуры XVI века.

Третий день форума начался с обсуждения специфики централизации отдельных функций, выводимых в ОЦО.

Оценку целесообразности централизации налоговой функции дала Оксана Маркова, руководитель службы отчетности и экспертизы Теле2Россия.

«Централизация дает возможность:

• упростить процедуру прохождения аудиторских и налоговых проверок, внутригрупповых сверок;
• упростить процесс взаимозаменяемости, передачи опыта;
• создать базы рисков и предупреждения аналогичных рисков для других компаний;
• стандартизировать предоставляемые ответы, пояснения и регистры для всех компаний».

Алексей Балихин, руководитель направления ЦУ «Выкса» ОМК-аудит, рассказал о централизации функции расчета заработной платы.

«В портфель услуг по расчету заработной платы входят:

• расчет заработной платы и сопутствующих налогов, взносов в фонды, персонифицированный учет, подготовка отчетных документов по установленной форме;
• расчет оплаты по листам временной нетрудоспособности, оплаты отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении, а также выходных пособий;
• расчет выплат в пользу сотрудников, в соответствии с трудовым договором и Положением об оплате труда;
• расчет вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, заключенным с физическими лицами;
• подготовка и отправка обязательных форм налоговой и государственной отчетности по заработной плате;
• подготовка индивидуальных расчетных листков;
• подготовка отчетных форм;
• подготовка платежных документов на выплату доходов, а также перечисление налогов и сборов».

Первую секцию завершил доклад Ирины Смешковой, руководителя кадрового центра обслуживания Metro Cash&Carry Russia, «Возможности и функционал кадрового центра обслуживания». Спикер рассказала о централизации и децентрализации HR-функции в крупных компаниях, подчеркнула, что внедрение ОЦО приносит большую прозрачность кадровых политик и стандартизацию HR-процессов. Она поделилась опытом своей компании в открытии HR-ОЦО и рассказала о преимуществах удаленного сервиса для HR-функции.

После кофе-паузы Светлана Лысова, менеджер службы единого окна Центра учета «Москва» ОМК-аудит, представила доклад «Повышение уровня сервиса в ОЦО». В своем выступлении она ответила на вопрос «Что такое сервис?» и обратила внимание на принципы сервисности. Спикер затронула проблему управления взаимоотношениями с клиентами и рассказала о коэффициенте оценки деятельности подразделения.

Продолжила тему второй секции, «Управление персоналом ОЦО на разных стадиях развития», Екатерина Румянцева, директор центра по работе с персоналом МФ ОЦО «Ростелеком». Ее доклад был посвящен способам повышения эффективности работы с персоналом. Особое внимание она уделила функциям Центра по работе с персоналом.

«Наш функционал включает следующие пункты:

• кадровое делопроизводство;
• консультирование персонала;
• административное сопровождение договорного учета;
• управление компенсациями и льготами;
• управление социальными льготами и гарантиями;
• ведение организационной структуры и справочника должностей».

О развитии персонала ОЦО, системе адаптации, мотивации и развитии карьеры сотрудников рассказала Екатерина Корчуганова, генеральный директор Сибирьэнергоучет.

«Одним из важнейших факторов эффективной работы персонала является быстрая адаптация сотрудников, которая предусматривает многоэтапную программу. Однако, прежде чем приступать к ее исполнению нужно правильно сформулировать задачи. Итак, для того создания эффективной системы адаптации требуется:

• обеспечение быстрого и эффективного вхождения нового работника в должность;
• оперативное повышение уровня профессиональных знаний и умений нового работника;
• комфортное вхождение сотрудника в коллектив;
• помощь руководителю в формировании плана мероприятий по адаптации;
• правильное распределение задач по адаптации между конкретными исполнителями, обеспечение контроля и мотивации наставников».

Третью секцию, «Общие центры обслуживания: развитие и дальнейшая оптимизация», открыла Ольга Цыплакова, директор Федерального административного центра СК «Цюрих». Она рассказала о построении эффективной системы оценки и мотивации персонала ОЦО.

«Эффект мотивации проявляется очень быстро. Во-первых, компании становится проще управлять производительностью и ресурсами. Во-вторых, KPIs и рейтинги становятся прозрачнее. Более того, вы увидите как быстро сократятся ваши затраты и как быстро начнут развиваться целевые сотрудники».

Следующей выступила Мария Еремина, руководитель ОЦО Райффайзенбанка. Тема ее выступления, «Концепция операционного совершенства как секрет успеха ОЦО», затронула 3 важных вопросов:

• совершенствование клиентского сервис как неотъемлемая составляющая успеха;
• HR-стратегия как инструмент повышения эффективности деятельности ОЦО;
• практика применения методов процессного управления.

«Для повышения эффективности деятельности мы обеспечили комфорт и безопасность сотрудников. Так, наша компания предоставляет официальное трудоустройство и «белую» зарплату на уровне рынка. Наши сотрудники получают медицинскую страховку, широкий соцпакет, льготы и скидки. А комфортные условия работы, переговорные комнаты, компьютерные классы, места для отдыха, просторные кухни, душевые, велопарковка, факультативные занятия йогой, английским и т.п. значительно повышают работоспособность».

Завершил конференцию Антон Торопцев, руководитель налогового департамента Nissan Motor Corporation. Он рассказал о налоговых рисках при создании и функционировании ОЦО. Спикер не только затронул вопросы налогообложения, но и подробно остановился на налоговых функциях в ОЦО.

«Налоговых функций в ОЦО несколько:

• налоговый учет;
• основная функция финансового ОЦО;
• высокая стандартизация процесса;
• высокая стандартизация документооборота;
• налоговая отчетность;
• полная ответственность на ОЦО;
• своевременность и правильность;
• прохождение налоговых проверок;
• документация по ТЦО;
• налоговая экспертиза;
• правильность оформления;
• предварительное согласование».

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая