Отчет о Четвертой международной конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие» (день 2-3)

13-15 ноября в городе Ярославле состоялась четвертая Международная конференция «Общие центры обслуживания: создание и развитие». Предлагаем вашему вниманию отчет о втором и третьем днях этого мероприятия.

В рамках конференции состоялась экскурсия на Северсталь-Центр Единого Сервиса, во время которой участники форума смогли оценить практическую реализацию Общего центра обслуживания.

«Экскурсия на ОЦО Северстали дала много почвы для размышлений», – отметил генеральный директор СТС Медиа.

«Отличная показательная экскурсия в ОЦО Северсталь», – поддерживает коллегу представитель СИБУР-ЦОБ.

Третий день конференции открыл Владимир Донченко, налоговый менеджер компании EFES Russia. Спикер поделился опытом управления налоговыми рисками при создании ОЦО Эфес.

«ОЦО Эфес был создан в этом году по инициативе акционеров, которым захотелось повторить опыт других успешных компаний. Среди функций, переведенных в ОЦО, – обработка первичных документов, управление персоналом, IFRS и управленческая отчетность. Предполагалось, что создание такого центра позволит повысить эффективность за счет экономии на персонале и офисе (он находится в Калуге).

С точки зрение сиюминутной экономии этот проект удачен, и акционеры в нем максимально заинтересованы. С другой стороны, это вызывает определенные проблемы. Одна из них – отсутствие живого общения между бизнесом и сотрудниками ОЦО. Раньше в каждом регионе у нас были финансовые менеджеры, которые занимались взаимодействием с бизнесом. Сейчас эти позиции оптимизированы, соответственно качество работы снижается.

Другая важная проблема – это налоговые проверки. После оптимизации остро ощущается нехватка квалифицированного персонала, знающего историю компании. Поэтому при налоговых проверках, покрывающих периоды до создания ОЦО, могут возникнуть неприятные сюрпризы. Другими словами, желательно, чтобы в компании оставались бухгалтера, которые будут вести эти периоды, чтобы при необходимости иметь возможность выступить в суде.

На мой взгляд, важно не сокращать «одним махом» всю бухгалтерию, а передавать функции в ОЦО постепенно, а часть из них оставить на местах. Должен быть план по удержанию ключевых сотрудников, чтобы они участвовали в сопровождении проверки (с мотивацией на результат). Однако если требуется внедрить ОЦО максимально оперативно, возможно, имеет смысл инициировать налоговую проверку, пока ключевые сотрудники остаются в компании. Ведь часто налоговики цепляются за какие-то недостатки в документах, поэтому важно, чтобы был человек, который может все объяснить и рассказать».

Следующей выступила Кира Лапина, генеральный директор Северсталь-Центр Единого Сервиса. Спикер рассказала о способах повышения уровня обслуживания клиентов Общего центра обслуживания и инструментах повышения эффективности ОЦО.

«Для эффективного управления ОЦО очень важна организационная культура, которая включает в себя миссию и ценности всей компании».

Спикер обратила внимание на оценку эффективности деятельности с помощью системы КПЭ стратегического, тактического и операционного уровней.

Кроме того, она подчеркнула важность мотивации персонала для повышения эффективности ОЦО: «У нас ежемесячно формируется отчетность по каждому сотруднику по достижению им КПЭ. Это влияет на расчет дополнительного вознаграждения. Сотрудник отвечает за свою производительность и за свои ошибки. По итогам достижения результатов определяются поощрения и награждения. В настоящее время премии вручаются раз в полгода, но в будущем планируется раз в квартал. Что касается нематериальной мотивации, то в Центре единого сервиса есть автоматизированная Доска почета, где отмечены лучшие сотрудники по итогам месячной работы. Существуют тренинги и обучение с привлечением внешних провайдеров. Развиты социальные программы, регулярно проводятся праздники и мероприятия».

Опытом создания централизованного казначейства поделился Роман Семилетов, финансовый директор Хайдельбергемент Россия.

«У нас функции централизованного казначейства на уровне группы выполняются головной компанией HeidelbergCement AG. Казначейством группы разработаны и внедрены правила, обязательные для исполнения во всех компаниях группы.

Все компании ХЦ Россия обсуживаются в одном банке и у всех заключен с банком договор Zero Balance Cash Pool (внутригрупповое заимствование, – прим. ред.). Одна компания (ХЦ РУС) является управляющей компанией кэш-пула (Master Account). Между всеми компаниями участниками кэш-пула заключен договор о взаимном финансировании (заимствовании). В конце каждого рабочего дня остатки денежных средств компаний участников кэш-пула автоматически переводятся с их счетов на Master Account. В случае нехватки собственных средств, при осуществлении исходящих платежей, недостающая сумма аавтоматически переводится с Master Account на счета участников кэш-пула. В случае нехватки средств на Master Account автоматически подключается овердрафт-линия. При недостаточности средств овердрафт-линии происходит внутригрупповое заимствование. Индивидуальные сальдо компаний участников кэш-пула отслеживаются на ежедневной основе. Проценты рассчитываются на ежедневные остатки и выставляются раз в месяц.

Это позволяет проводить консолидацию и контроль над входящими и исходящими денежными потоками, оптимизировать ликвидность на уровне группы компаний по стране и обеспечивает возможность устранения «кассовых разрывов» без привлечения внешнего финансирования».

После Романа Семилетова выступила Марина Адасс, руководитель департамента бухгалтерского учета ОЦО в ОАО «Вымпелком». Спикер поделилась опытом своей компании в организации документационной логистики в ОЦО.

«Мы открыли Общий центр обслуживания в апреле 2013 года. Сейчас ОЦО обслуживает 3 региона, где этот департамент отвечает за финансы, поддержку закупок, кадровое администрирование и выполняет ряд других HR-функций.

Для улучшения эффективности Общего центра обслуживания была внедрена система электронного документооборота, которая позволила создать единое электронное хранилище документов (хранение, поиск, разделение доступа), настроить порядок обработки документов, производить массовый ввод входящих бумажных документов с автоматическим распознаванием их ключевых атрибутов.

Начиная с мая 2013 года, все документы передаются в Москву в центр сканирования ОЦО. После того как они вносятся в электронную базу, система распознает различные типы документов и извлекает из них ключевые атрибуты. На стадии верификации она автоматически распознает, существуют ли подписи и печати на документах. Документы выкладываются в файловые каталоги, формируется реестр документов, и затем они передаются в подсистему хранения (Documentum), которая позволяет переводить обработанные документы в статус «хранение», вычисляет и сохраняет взаимные ссылки связных документов. Пользователи производят поиск документов по их атрибутам, по связям с другими документами или по иерархической структуре хранилища документов. Документы открываются из внешних систем (например, из финансовой системы), где хранятся ссылки на них.

Система электронного документооборота позволяет оперативно формировать статистику поступления и исполнения документов, что очень важно при расчете нагрузок на сотрудников подразделений, контроля уровня исполнительской дисциплины, а также принятии других управленческих решений. В частности, электронный архив, позволяет легко найти и открыть любой документ, независимо от срока хранения, что позволит оперативно сделать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок».

По мнению Марины Адасс, внедрение единой системы электронного документооборота на базе современных информационных технологий позволяет поднять на новый уровень работу подразделений с документами и значительно сократить сроки их обработки и обеспечить поиск документов по атрибутам.

Следующей выступила Светлана Фролова, руководитель проекта ОЦО Anheuser-Busch InBev, с докладом «Централизация нефинансовых функций».

«Anheuser-Busch InBev очень активна в части слияний и поглощений, и за десять лет выросла в очень большую компанию. Именно поэтому возникла потребность в создании ОЦО. Сейчас у нас несколько центров по всему миру. В Праге и Будапеште находятся ОЦО, которые обслуживают всю восточную Европу, а в Харькове – центр, обслуживающий Россию и Украину.

Создавая ОЦО компания ставила перед собой цель улучшить сервис при оптимальных затратах, привлекая и развивая талантливых людей вместе с нашими бизнес-партнерами. В 2009 году центру были переданы функции бухгалтерии и размещения заказов от наших клиентов. В 2010 году стали передавать логистику. А поскольку логистика у нас сложная, то передача этой функции все еще продолжается».

Далее спикер рассказала о централизации нефинансовых функций и уделила внимание таким аспектам как взаимодействие бизнеса и ОЦО, КПЭ и управление эффективностью персонала.

Доклад «Электронный архив. Система штрих-кодирования первичных документов» стал завершающим. Его представила Татьяна Сильведойне, начальник управления учета хозяйственных операций в ООО «Учетно-сервисный центр ЕвроСибЭнерго», который обслуживает предприятия группы ОАО «Иркутскэнерго».

«Электронный архив был разработан в рамках корпоративного проекта по созданию ООО «УСЦ ЕвроСибЭнерго» на базе корпоративного портала ОАО «Иркутскэнерго». Он обеспечивает хранение скан-образов первичных учетных документов и договоров. Электронный архив тесно интегрирован с учетной системой 1С Бухгалтерия, то есть скан-образы «привязаны» к транзакциям учетной системы. Таким образом, связка двух систем позволяет из документов учетной системы 1С открыть соответствующие скан-образы первичных документов и договора.

Для задач электронного архива используется потоковый сканер, который позволяет отсканировать до 200 страниц за минуту. При регистрации документа в 1С Бухгалтерия, автоматически генерируется уникальный номер штрих-кода.

Что касается алгоритма выполнения работы, то он не сложный. После того, как первичный документ подписан всеми уполномоченными лицами, он сканируется в электронный архив. Далее система самостоятельно распознает штрих-код, нанесенный на первичный документ, и автоматически заполняет все необходимые документы в электронном архиве. Находит в 1С Бухгалтерия соответствующий документ и передает в архив его реквизиты (хозяйственная операция, дата и номер документа, контрагент). Системе не важен порядок сканирования документов со штрих кодом и их расположение в пакете. Кроме того, допускается сканирование разнородных первичных документов одним пакетом. Система анализирует каждый лист, сортирует соответствующие первичные документы по каждой хозяйственной операции и только потом размещает в архив».

По словам Татьяны Сильведойне, электронный архив имеет значительные преимущества:

• оперативное предоставление образов первичных документов и отражение их в учете;
• возможность быстрого открытия пользователями образов первичных документов из учетной системы, а также соответствующих договоров;
• оперативный поиск и предоставление документов проверяющим органам (налоговые органы, аудиторы) из единого центра (БЭК-офис ООО «УСЦ ЕвроСибЭнерго»);
• экономия материальных затрат (бумага, расходные материалы) при проведении аудиторских проверок. Документы предоставляются на электронных носителях.
• снижение востребованности бумажных оригиналов с возможностью вывоза бумажного архива в удаленное защищенное хранилище
• оперативный поиск и предоставление документов внутренним службам.

Отчет о первом дне конференции

Фотоотчет