Вячеслав Денисов: «Основные сложности возникли на согласованиях между департаментами»

Вячеслав Денисов, руководитель казначейства группы компаний «О’КЕЙ» и спикер Второго форума Baltic CFO, рассказал CFO Russia о повышении качества управления ликвидностью путем автоматизации казначейских процессов в группе компаний «О’КЕЙ».

Расскажите, пожалуйста, когда стартовал проект автоматизации казначейских процессов в группе компаний «О’КЕЙ»? Какие основные этапы вы прошли?

Мы запустили проект автоматизации казначейских процессов в начале 2014 года. Сейчас он готов примерно на 85%. Итоги мы подведем в начале следующего года.

Начинали с выявления «ручных» процессов, которые необходимо автоматизировать. На втором этапе ставили задачи, определяли ресурсы, выявляли, кто будет заниматься автоматизацией и какие процессы нужно автоматизировать в первую очередь. Третий этап – создание рабочей группы, подготовка технического задания и непосредственно реализация проекта. В начале 2015 года планируем завершить четвертый этап - анализ результатов автоматизации.

Какой этап вам показался наиболее трудоемким?

С точки зрения временных ресурсов, наиболее трудоемкий этап – третий, то есть реализация проекта. Он может растянуться до полугода. Но самый важный этап, от которого зависит успех проекта, выявление ручных процессов, которые надо автоматизировать, и правильная постановка задач.

Не стоит автоматизировать процессы, которые не сильно влияют на ликвидность. И те процессы, эффект от автоматизации которых будет меньше, чем затраты. Например, по этой причине, мы не стали пока автоматизировать документооборот, связанный с закрывающими документами по поставке товаров.

С какими сложностями вы столкнулись во время автоматизации казначейских процессов?

Основные сложности возникали на согласованиях между департаментами. Нужно было грамотно объяснить нефинансовым департаментам, зачем нужна автоматизация, как она повлияет на их деятельность и какая перестройка для этого потребуется.

Любые подобные новшества воспринимается остро. Поэтому самое важное - донести до сотрудников важность проекта. Например, коммерческий департамент мотивирован на экономические результаты, не связанные с получением денежных средств на расчетный счет компании. Но для поддержания ликвидности компании важно получение реальных денег, а не подписание бумаг. Мы встречаемся с ними, убеждаем, что их задача – не только договориться с поставщиками, но и получить деньги на расчетный счет. Не обошлось без споров, но в итоге мы близки к пониманию необходимости привязать KPI коммерческого департамента к получению реальных денег.

Сложности автоматизации казначейских процессов связаны и с техническими решениями. Так как речь идет о безопасности платежей, доступ сотрудников к тем или иным полномочиями по управлению платежами, это отдельный ресурсоемкий этап, который требует четкого прописывания ролей и процедур. От этого зависит безопасность всей компании.

Мы планируем предоставить некий бонус всем участникам проекта за их терпение и вклад в проект. Мы дадим им возможность получать онлайн-уведомления о проведении платежей. Не надо будет никуда звонить, уточнять, прошел платеж или нет. Инициатор получит подтверждение об оплате на электронную почту.

Каковы особенности автоматизации казначейских процессов в рознице?

Особенности бюджетирования в ритейле связаны с поздним окончанием процессов и большим количеством участников. Необходимо ввести единые правила, объяснить единую систему формирования заявки от инициативы до согласования и попадания в систему. У нас большое количество контрагентов (свыше 2 тыс.) и платежей (около 1 тыс. платежей в день). Мы автоматизировали функцию осуществления и сопоставления платежей, стараемся привести все платежи наших поставщиков внутри одного банка. Еще одна особенность нашей компании – мы сотрудничаем с большим количеством банков-партнеров. Нужно было выстроить систему определения и автоматизации исходящих и входящих платежей.

Более подробно познакомиться с опытом компании группы компаний «О’КЕЙ» и задать собственные вопросы Вячеславу Денисову вы можете на Втором форуме Baltic CFO, который состоится 26-27 апреля 2018 года в Санкт-Петербурге.

Комментарии