Анна Миронова: «Сейчас 80% документов по выборке аудиторов собирается за час-два»

Анна Миронова, начальник отдела международной финансовой отчетности ОАО «ВалентаФарм» и спикер седьмого форума финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2018, рассказала CFO-Russia.ru о системе электронного документооборота как инструменте повышения скорости закрытия отчетности.

Какие преимущества получила ваша компания при переходе на систему электронного документооборота?

Оптимизация любых бизнес-процессов компании положительно влияет на результаты ее работы. Опыт нашей компании показывает, как благодаря внедрению системы электронного документооборота можно сократить сроки выпуска МСФО-отчетности, обеспечив приемлемую полноту и достоверность информации, при этом снизив различные зоны рисков.

Во-первых, блок электронного согласования договоров позволил исключить подмену договора при подписанном листе согласования и дал возможность контролировать сроки согласования договора (тогда как в бумажном виде документы могли лежать у согласующих дирекций без акцепта по нескольку дней).

Во-вторых, заметно расширился круг согласующих – маршруты согласования стали более полными, а содержание документов более качественным. Сейчас каждое согласующее лицо может запросить подпись любого сотрудника - например, взять консультацию внутреннего аудитора компании, экономиста.

В-третьих, появилась возможность проследить жизненный цикл каждой операции.

По сути, у нас организовано управление договорами как проектами. Каждый договор имеет стадию планирования, согласования, исполнения и контроля. Появилась возможность проследить весь жизненный цикл договора и более качественно классифицировать операцию в учете.

В-четвертых, внедрение электронного документооборота повышает систему внутреннего контроля компании. Это положительно сказывается на имидже компании и оценке, которую аудиторы дают нашей системе.

Как оценить эффективность проекта, по каким критериям?

Возьмем, например, процедуру аудита, когда выручку и затраты мы должны подтвердить первичными документами. Если два-три года назад мы постоянно писали запросы в архив, а бухгалтерия целыми днями искала и сканировала документы для аудиторов, то сейчас 80% документов собирается за час-два по выборке аудиторов. На каждый документ (договор, акт, накладная, счет-фактура), входящий в систему электронного документооборота, наклеивается уникальный штрих-код, который является таким же неотъемлемым атрибутом в ERP-системе как дата и номер. В системе электронного архива организован быстрый доступ к документам по разным фильтрам (штрих-код, контрагент, проект, центр финансовой ответственности и др.) и с использованием полнотекстового поиска. Следовательно, всю цепочку «первички» мы можем оперативно предоставить.

Раньше бухгалтер мог потратить несколько часов, чтобы найти и отсканировать нужную накладную из архива. После того как мне присылали 25 сканов, я должна была разобраться, что к чему – а это дополнительная работа.

Начиная с прошлого года, мы попросили аудиторов при формировании выборки транзакций обратить внимание и включить в поля запроса информацию о штрих-коде первичного документа и договора-основания. С момента получения запроса – до момента ответа аудиторам сейчас уходит час. Раньше мог уходить день. То есть экономия времени в восемь раз!

Как вы переходили на электронный документооборот?

Работы шли поэтапно. Началось все с электронного архива для обеспечения быстрого доступа сотрудников к первичным документам и договорам в едином хранилище. При внедрении системы электронного согласования договоров связали ее с электронным архивом через ссылки на хранимые подписанные сканы договоров и закрывающие документы. В целях контроля бюджета на этапе согласования договоров «подтянули» из системы бюджетирования информацию план-факт по подразделениям по статьям затрат.

Система эволюционировала поэтапно, но довольно быстрыми темпами. Сейчас некоторые сотрудники, которые работают в системе электронного документооборота, считают ее важнее системы бюджетирования и ERP-системы. Для них она всё – и инструмент планирования, и инструмент контроля.

Что бы вы посоветовали коллегам, которые выбирают систему электронного документооборота

Выбирайте распространенную систему – так будет легче найти специалистов ИТ-поддержки. Второй важный критерий – дружелюбный и интуитивный интерфейс, пользователям должно быть удобно в ней работать. И конечно, нужно выбирать систему с возможностью адаптации и интеграции с теми системами, которые уже внедрены.

Более подробно познакомиться с опытом работы «ВалентаФарм» и задать собственные вопросы Анне Мироновой вы сможете на седьмом форуме финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2018, который состоится 22-23 ноября 2018 года в Москве.

Нина Данилина

Комментарии