Айна Гильфанова, «Агропромкомплектация»: О грамотном управлении жизненным циклом МЧД

Айна Гильфанова, юрист по сопровождению проектов, «Агропромкомплектация», и спикер Шестой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», рассказала CFO Russia о грамотном управлении жизненным циклом МЧД и обеспечении защиты персональных данных при выпуске, хранении и использовании электронной доверенности.

Какие неотъемлемые составляющие включает в себя грамотное управление жизненным циклом МЧД?

Исходя из нашего опыта, грамотное управление жизненным циклом МЧД состоит из распределения зон ответственности, автоматизации процесса и наличия единого регламента в организации по работе с электронной доверенностью.

В ООО «АГРОПРОМКОМПЛЕКТАЦИЯ» (далее – «Агропромкомлектация») автоматизирован процесс оформления МЧД в 1С:Документооборот. Данное ПО мы выбрали для удобства пользователей, так как оформление бумажных доверенностей ранее происходило в этой же системе. Таким образом, пользователь не испытывает большого стресса при заведении заявки на оформление МЧД и, как следствие, автоматизация экономит трудозатраты работников организации.

Процесс оформления машиночитаемой доверенности в «Агропромкомплектации» разделен на несколько этапов, каждый из которых в своей зоне ответственности (создание заявки, согласование, оформление и подписание).

Для эффективного процесса работы с МЧД такой корпорации, как «Агропромкомплектация», с десятками компаний в контуре и тысячами сотрудников, был создан центр управления полномочиями (далее – ЦУП), который занимается оформлением всех доверенностей в группе компаний.  ЦУП управляет жизненным циклом доверенностей с момента рассмотрения заявки до их отмены, в соответствии со своим Регламентом работы. Также в «Агропромкомплектации» автоматизирован процесс отмены МЧД увольняющихся работников путем интеграции с кадровым электронным документооборотом. Это позволяет минимизировать риски организации, а также снизить трудозатраты работников ЦУП.

По какому принципу распределяется ответственность в работе с МЧД в вашей компании?

В «Агропромкомплектации» ответственность в работе с МЧД распределяется заинтересованным подразделением и работниками центра управления полномочиями исходя из зон ответственности.  Ответственность за соответствие запрашиваемых полномочий в МЧД требованиям Федеральных органов исполнительной власти (ФОИВов), их полнота и объем лежат на заинтересованном подразделении. ЦУП проверяет возможность выдачи МЧД с запрашиваемыми полномочиями и оформляет доверенность в соответствии со своим Регламентом работы.

Как обеспечить защиту персональных данных при выпуске, хранении и использовании?

Вопрос защиты персональных данных занимает особое место при работе с электронной доверенностью в «Агропромкомплектации». Мы реализовали ролевую модель в 1С с правами доступа к тем или иным данным таким образом, что инициатор заявки (не являющийся доверенным лицом по МЧД) и согласующие не видят персональные данные в заявке. Для просмотра уже выданной на работника доверенности в системе имеется визуализация МЧД с обезличенными персональными данными. Она хранится в 1С, и доступ к ней есть только у доверенного лица и работника ЦУП. Для использования машиночитаемой доверенности мы настроили API с некоторыми площадками ЭДО таким образом, что МЧД появляется в личном кабинете работника организации автоматически.

Задать свои вопросы Айне  вы сможете на Шестой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая состоится 19 марта 2025 года в Москве.

Комментарии