Ольга Ершова, «ГалоПолимер»: «Учитывайте перспективы развития проектов цифровизации»

Справка о компании: «ГалоПолимер» – один из крупнейших мировых производителей фторполимерной продукции с двумя торговыми представительствами в РФ и США, двумя производственными площадками (Пермь и Кирово-Чепецк) и шестью складскими площадками в РФ, Турции, США, Южной Корее и Китае. Штат сотрудников – 3700 человек. Доля выручки в общей выручке группы – 26%, доля региона РФ в выручке группы – 75%. Продукция компании применяется в авиа- и космической промышленности, машиностроении, электронике и электротехнике, нефтегазовой и химической промышленности, а также для производства медицинского и лабораторного оборудования.

Практика применения КЭДО в России

75% компаний уже используют КЭДО или находятся в процессе внедрения. 19% компаний планируют начать внедрение КЭДО в ближайшие два года.

У 34% компаний кадровый документооборот – первая область, переведенная в электронный формат. 67% организаций отказались от дублирования электронных документов на бумаге полностью или частично. У 56% компаний процесс внедрения КЭДО занял менее одного года.

С чего начинался наш проект

Будучи HR-директором, я всегда стремилась к автоматизации и цифровизации процессов в компании. Мне везло работать в организациях с передовыми технологиями, где руководители активно использовали IT-решения.

Во время моего прихода в компанию в 2019 году уже шла разработка стратегии развития компании на 5 лет. Сформированная мною HR-стратегия естественным образом вписалась в стратегию общую. Но именно в HR-стратегии был блок о компетенциях будущих сотрудников. И, конечно, это были цифровая грамотность, проектное мышление и др. Моя задача в компании «ГалоПолимер» заключалась в начале цифровой трансформации компании. Начали мы с перехода одной платформы на другую – HR-платформа кадрового администрирования и расчета заработной платы. В этом проекте началось выравнивание процессов по двум производственным площадкам, и он стал заделом на будущее внедрение КЭДО. Мы много процессов перестроили, оптимизировали, меняли расчетные данные и др. В настоящее время HR-процессы находятся на острие прогресса: многие задачи требуют внедрения цифровых технологий. Во время пандемии стало очевидно, что бумажные документы и поиск сотрудников для подписания документов создают проблемы. Поэтому мы решили семимильными шагами двигаться в этом направлении – переход на кадровый электронный документооборот. Итак, целью моей команды и наших партнеров по внедрению было быстро и плавно внедрить КЭДО, учитывая особенности производственных компаний с сотрудниками среднего возраста 44+ на производственных площадках.

Особенности нашей компании

Большинство сотрудников у нас являются производственным персоналом. В связи с этим встал вопрос, как использовать КЭДО тем, кто занят в цехах. Через мобильное приложение это сделать невозможно, т.к. в некоторых цехах запрещено использовать мобильные телефоны. Сотрудники сдают их на входе, ведь если отвлечься на звонок, может произойти серьёзная авария. Поэтому сначала мы внедрили кадровый электронный документооборот среди административного персонала холдинга, включая управляющие компании и торговые дома. Отмечу, что в процессе внедрения мы не собирали тестовые группы. Мы сразу шли в опытно-промышленную экспликацию, где вылавливали и сразу исправляли все ошибки.

Что касается КЭДО для рабочих, мы изучили различные кейсы других компаний и обратили особое внимание на производственные организации, которые создавали специальные киоски. Например, опыт КАМАЗа в 2021 году. Однако мы решили пойти другим путём и создали службу единого окна в ОЦО. Теперь любой рабочий может обратиться в наш «МФЦ», где сотрудница кадрового отдела примет у него необходимые документы. Таким образом, мы упростили процесс для рабочих, а еще это решение имеет ряд других преимуществ.

В связи с тенденцией с нехваткой кадров на рынке труда мы заметили, что при переходе в цифровой формат взаимодействие с кадровиками стало менее личным, и сотрудники реже обсуждают свои проблемы. Из-за удалённого общения мы теряем возможность напрямую коммуницировать с людьми и решать важные вопросы. Поэтому служба единого окна стала для нас преимуществом, поскольку рабочим приходится посещать офис и общаться со специалистами лично. Это позволяет предотвращать увольнения, разрешать споры и поддерживать связь с сотрудниками. Наши специалисты по кадрам обладают высокой эмпатией и понимают, что поиск замены для высококвалифицированных специалистов может занять длительное время. Например, аппаратчик является ключевым специалистом в нашей отрасли, и его подготовка занимает около полутора лет.

Общий центр обслуживания стал для нас отличным решением, обеспечивающим единые стандарты и документы.

Сложности на этапе внедрения и как мы с ними справлялись

Мы понимаем, что не всё можно перевести в цифровой формат. Например, нельзя оцифровать приказы на увольнения или акты о несчастных случаях на производстве. Также пока невозможно перевести в цифру инструктажи по технике безопасности. Однако вместе с тем мы перевели СИЗы и талоны на питание рабочих в электронный документооборот и связали их с нашей системой учета рабочего времени и расчета зарплаты. Нам важно, чтобы все это было заведено в единый контур. Очень удобно, когда расчётный лист приходит автоматически перед зарплатой. Робот отправляет его за несколько дней до выплаты, и, если у сотрудника возникнут вопросы, он может связаться с специалистом по расчету заработной платы по телефону.

Конечно, были сотрудники, которые сопротивлялись изменениям. Руководители и менеджеры среднего звена быстрее адаптировались к переменам. Рабочие же проявляли большее сопротивление, потому что им это было не так важно. Мы не настаиваем на переходе в КЭДО, но проводим масштабную кампанию по оцифровке процессов и коммуникационную кампанию. Нам повезло, что параллельно мы запустили крупный проект по внедрению ERP, который охватывает всю компанию, включая производство, продажи, казначейство и закупки. Более 100 сотрудников состоят в рабочей группе по данному проекту (ERP), и они рассказывают другим о преимуществах этой системы, которая делает процесс согласования гораздо удобнее и проще. Мы никого не принуждаем, ведь рабочие имеют свои принципы и взгляды. Однако среди них есть молодые специалисты, которые с энтузиазмом относятся к цифровым технологиям и предлагают свою помощь в проекте.

Еще одна группа сотрудников, которые сопротивлялись – это HRы. Причем сопротивление с их стороны было значительным, так как они опасались возможных рисков. Я понимаю опасения коллег на местах, ведь иногда возникают ситуации, когда необходимо срочно заменить отсутствующего сотрудника, а ретро-датой это провести в КЭДО невозможно. В таких случаях мы оставляем документы на бумажных носителях, чтобы руководитель мог найти замену или попросить сотрудника остаться на вторую смену. Кроме того, возникали сложности при разработке бизнес-процессов, так как согласование на разных площадках происходило неодинаково. Но благодаря сотрудничеству с вендором и IT-специалистами, мы смогли преодолеть возражения.

Также для облегчения освоения новой системы мы организовали масштабное обучение: провели вебинары и записали их. Коллеги из ОЦО демонстрировали возможности КЭДО на своих примерах, а затем мы выложили видеозаписи на наш портал и предоставили подробные инструкции. Портал и платформу для обучения мы создали именно в рамках этого проекта. Хотя изначально казалось сложным адаптировать, например, химические курсы для онлайн-обучения, мы успешно справились с этой задачей.

Кроме того, мы регулярно отправляли сотрудникам напоминания о необходимости использовать КЭДО. Стоит отметить, что приём на работу в КЭДО мы сразу же запустили без предварительного тестирования, так как были уверены в качестве нашей системы.

Итоги проекта

В целом мы успешно внедрили КЭДО, так как на тот момент наш ОЦО уже проводил кое-какое тестирование. Топ-менеджеры были приятно удивлены, когда увидели преимущества системы, и благодарили нас за решение. Раньше согласование документов занимало много времени и было сложным процессом. Теперь же, используя КЭДО, можно легко согласовать документы через электронную почту, где есть кликабельные кнопки, оставить комментарии и отслеживать процесс согласования.

Одной из наших целей было унифицировать кадровые процессы на двух заводах. Несмотря на различия в процессах, мы разработали единые стандарты согласований благодаря тесному сотрудничеству с руководством производственных площадок, которое хорошо знакомо с производственными процессами.

Цифровизация пятилетней стратегии HR также стала возможной благодаря КЭДО: он позволил нам автоматизировать и оптимизировать многие процессы.

А еще для нас стало приятным сюрпризом, что пожилые сотрудники, которые уже близки к выходу на пенсию, также проявили интерес к новым технологиям. Мы заметили это и предложили им присоединиться к проекту по внедрению КЭДО.

Кроме того, мы разработали систему премирования для участников пилотных проектов. Те, кто активно участвовал в них, получили бонусы и возможность поделиться своим опытом с коллегами. Таким образом, пожилые сотрудники наравне с молодыми специалистами способствуют распространению информации о преимуществах использования КЭДО.

Еще отмечу, что сначала мы ставили KPI для HR, а затем перешли к сотрудникам, работающим с финансовыми электронными документами. Например, у директора одной из БЕ появился KPI по переводу более 50 контрагентов в электронную обработку.

Мои рекомендации: что учесть при внедрении КЭДО

Во-первых, гибкость системы имеет большое значение, поскольку важно учитывать перспективы развития компании. При внедрении проекта по цифровизации следует заранее определить, какие цифровые решения дальше планируют внедрять в компании через год, два, пять. Это поможет сформировать представление о том, как система будет выглядеть в будущем, и как вы хотите ее развивать.

Во-вторых, необходимо провести IT-анализ программного обеспечения, изучить различные кейсы и выбрать подходящего провайдера и поработать с демо-версиями разных платформ.

В-третьих, следует чётко определить роли и обязанности каждого участника процесса. Чем меньше согласований требуется, тем быстрее будут обрабатываться электронные документы.

В-четвёртых, нужно организовать активное взаимодействие между всеми участниками проекта и заручиться поддержкой руководства.

Комментарии