Дмитрий Гаврилюк, МОЭК: «Сократить затраты на подготовку МЧД позволяет блокчейн-хранилище ФНС»

Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления МОЭК и спикер Пятой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», рассказал CFO Russia, как снизить затраты на организацию работы с МЧД и процесс передоверия.

Когда в МОЭК начали работать с МЧД? Как вы поняли необходимость данного решения?

ПАО «МОЭК» в рамках запущенного в компании проекта глобальной цифровизации внутренних процессов за 2024 год планомерно, с учетом меняющихся внешних факторов и обстоятельств, осуществляет переход от бумаги к цифре. Первыми были затронуты вопросы перевода в цифру процесса заключения сделок – самый большой по объему высвобождаемой экономии в затратах. Далее последовали этапы, непосредственно связанные с этим процессом, а именно доверенности на подписантов от имени общества.

Сам процесс перехода на МЧД мы начали рассматривать и прорабатывать еще в момент появления первых новостей о переходе на новые формы доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи (а именно, выходит приказ Минцифры России от 18.08.2021 №857). Прорабатывая новые формы, обращаемся к операторам (СБИС/Контур). Информации крайне мало, перед нами встают следующие вопросы: в каких информационных системах создаем МЧД, какие виды и форматы МЧД будут, где они будут храниться, как происходит обмен такими МЧД, с каким оператором будем работать, а также как правильно выстроить систему передоверия с учетом технических особенностей.

И самый важный вопрос, как внедрить новую систему с учетом сложной внутренней иерархии. Общество находится под менеджментом Управляющей организации, имеет сложную структуру передоверия полномочий (руководитель организации – управляющий директор – заместители управляющего директора – подразделения АУ, 12 филиалов, работники общества). Также важно отметить, что мы были вынуждены прорабатывать и отстаивать возможность оформления текстовых полномочий в МЧД ввиду невозможности оформления большего объема МЧД от руководителя организации напрямую на работников (что, безусловно, сэкономило бы нам значительный объём бюджета). На сегодняшний момент 90% МЧД оформлены нотариусом в рамках передоверия с использованием текстовых полномочий.

Понимая, что процесс перехода на МЧД будет неизбежно проходить активно несмотря на то, что несколько раз устанавливаются переходные периоды, мы принимаем решение заранее начать цифровизацию оформления МЧД – с февраля 2024 года. Параллельно прорабатываем с нотариусом возможность перехода на работу с МЧД и использования текстовых полномочий. Отметим, что классификаторы полномочий для нотариуса на тот момент еще не доступны (стали доступны только к концу 2024 года не в полном объеме). В процессе мы также сталкивались с ситуациями, когда на законодательном уровне установлены требования к формам МЧД, однако с технической стороны остаются непроработанные тонкости, касающиеся выпуска/применения/обмена МЧД.

Резюмируя все вышесказанное, мы однозначно приходим к тому, что нам необходимо разрабатывать внутренние механизмы регулирования, позволяющие адаптировать новый процесс под многоуровневую организационную систему общества.

Какие инструменты позволяют снижать затраты на организацию работы с МЧД и процесс передоверия?

Сократить затраты на подготовку МЧД в первую очередь позволяет блокчейн-хранилище ФНС. Помимо того, что благодаря платформе можно создать доверенность самостоятельно без затрат на нотариуса, платформа имеет и другие полезные функции, сокращающие бюджет, необходимый для процесса подготовки доверенностей. Во-первых, последнее обновление платформы добавило функцию «составных» полномочий, благодаря чему процесс создания МЧД представляет собой некий «конструктор», позволяющий при минимальной затрате времени и рабочих ресурсов составить полноценную МЧД с необходимыми полномочиями и ограничениями. Таким образом, мы можем сократить время, нужное для создания доверенности, а также это дает возможность поручить создание доверенности основному работнику, не привлекая дополнительных работников-юристов. Это позволяет не расширять штат при необходимости создания большого количества МЧД в рамках обновления электронных подписей. Во-вторых, распределенный центр ФНС также является хранилищем машиночитаемых доверенностей. Без дополнительных затрат любой работник, работающий с документами, может проверить МЧД контрагента. Нотариальное удостоверение не является необходимым (если законом не предусмотрено иное), а всеобщий доступ к хранилищу позволяет не перегружать юридическое управление, тем самым не приводя к необходимости расширения штата работников.

После создания проекта доверенностей следующим вопросом является вопрос подписания. ПАО «МОЭК» использует сервисы электронного документооборота. ЭДО является важнейшим ключом для снижения затрат компании. И здесь важным моментом является выбор оптимальной модели тарификации услуг оператора ЭДО, по которой оплачивается только необходимый пакет услуг.

ПАО «МОЭК» разработало ряд «агрегированных шаблонов» машиночитаемых доверенностей. Во многих крупных компаниях есть территориальная разобщенность и дифференцированность направлений деятельности обособленных структурных подразделений, и, подразумевая занятость генерального директора, компании выстраивают определенную систему передоверия. Для нас было важно оптимизировать данный процесс, максимально сократив количество выездов нотариуса к руководителю и объем передоверия от него. Таким образом, была разработана четкая система передоверия вначале в бумажном виде, в которой полномочия распределялись в соответствии с уровнем должности работника и функционалом подразделения, а также его должностными инструкциями. Выстроенная система передоверия в обществе является фундаментальным началом ее «зеркального отображения» в виртуальной среде – а именно в виде МЧД. Для этого использовался прием «агрегированного шаблона». Например, «начальник управления» или «директор филиала», в котором содержались обобщенные и необходимые полномочия не для одного такого работника, а для целой группы однородных должностей.

Но здесь мы столкнулись с необходимостью локального регулирования расхождения бумажной доверенности и более общей МЧД, и в последней полномочия могли быть шире бумажной доверенности. Пришла идея установить в ЛНА общества приоритет бумажной доверенности по своему содержанию на МЧД, что ставит каждого работника компании в определенные бумажной доверенностью внутренние границы, или пределы использования полномочий, и нам не требуется каждому дублировать для него МЧД согласно бумажной доверенности.

Когда мы пришли к агрегированным шаблонам, тексты МЧД по ним в подавляющем большинстве вписывались в ограничения по 10 000 знаков, в то время как бумажные доверенности были гораздо больше по количеству знаков. Таким образом, нам удалось минимизировать количество выездов нотариуса к генеральному директору, управляющему директору и итоговое количество МЧД, тем самым сократив расход бюджета.

Также система применения шаблонов МЧД способствует сокращению цепочки передоверия с условием, что передоверие полномочий МЧД нотариусом возможно либо только в полном объеме (копирование текста полномочий доверителя), либо частично (блоками) – таким образом, мы сократили затраты на выпуск дополнительных МЧД.

На основе уже имеющегося в обществе ЛНА внедряем приказ, регулирующий процесс оформления и выдачи МЧД. В приказ включаем особенное условие, позволяющее ограничить использование выданных МЧД в рамках полномочий, уже имеющихся в нотариальной бумажной доверенности. Шаблон МЧД может содержать общие формулировки, а нотариальная бумажная доверенность, имеющаяся у работника, в большинстве случаев детализирована в части сумм по сделкам, объема представительских полномочий и т.д.

Какими эффектами в цифрах в части снижения затрат вы могли бы поделиться на сегодняшний день?

Давайте ответим на эти вопросы на примере условной компании. Если в компании работает 14 000 человек, в среднем 600 из них в силу своего должностного уровня и функционала должны иметь доверенности на право заключения сделок или иные представительские полномочия, поскольку они потенциальные участники системы передоверия. Отдельным из них требуются несколько доверенностей с учетом функционала и особенностей мест реализации полномочий. Следовательно, при оформлении бумажных доверенностей общее количество в среднем – 750 человек по компании.

Стоимость одной доверенности колеблется с 3300 до 3700 рублей, стоимость одного выезда нотариуса 10 000 руб., в среднем 7 выездов за месяц. Итоговые затраты на реализацию системы передоверия в бумажном виде в среднем не ниже 3,5 млн рублей в год.

Принимая во внимание ограниченность в 10 000 знаков, количество выездов при реализации системы передоверия в МЧД может только увеличиться по сравнению с вышеуказанным при бумажном виде реализации. И, подразумевая идентичное количество доверенностей при «копировании бумажных в МЧД», итоговые затраты на реализацию системы передоверия в виде МЧД могут пересечь границу в 4 млн рублей в год, что является в совокупности с бумажной реализацией 3,5 млн рублей = 7,5 млн рублей существенным лимитом расходной части бюджета любой компании и 1500 доверенностей.

Если внедрять «агрегированные шаблоны» и «ЛНА ограничения по использованию МЧД в соответствии с текстом полномочий доверенностей в бумажном виде», и исключить оформление в бумажном виде доверенностей тем работникам, которые их реализуют исключительно в электронном виде (инвентаризация направлений и доверенностей, исключение дублирования), то общее количество доверенностей и в бумажном, и в машиночитаемом формате не превысит 600 по компании.

Итоговые затраты в этом случае составят при тех же расчетах 2,5 млн рублей = от 3300 до 3700 рублей за доверенность, стоимость выезда нотариуса 10 000 за выезд, в среднем 4 выезда за месяц.

Задать свои вопросы Дмитрию и узнать больше об опыте МОЭК вы сможете на Пятой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая состоится 13 декабря 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии