Светлана Соколова, Елена Потокина, АО «Апатит»: «Победа подтверждает, что компания успешно развивается в направлении цифровизации»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» в номинации «Внедрение года в сфере ЭДО» – ПАО «ФосАгро». Светлана Соколова, начальник управления документационного обеспечения, и Елена Потокина, директор по документационному и организационному обеспечению, АО «Апатит» (Группа «ФосАгро») рассказали CFO Russia о трудностях при реализации проекта ЭДО.

Каковы были сроки и предпосылки внедрения вашего проекта по ЭДО?

Проект стартовал в ноябре 2022 года и длился 7 месяцев. Инициатива перевода управленческих документов в электронный вид появилась в период дистанционной работы, когда с работниками и подписантами приходилось взаимодействовать онлайн. Также предпосылками к внедрению электронных подписей КЭП и ПЭП являлось наличие большой базы документов и проблемы с местами для их хранения, сокращение сроков заключения договорных документов с контрагентами. Безусловно, переводить документы в электронный вид, не имея возможности обеспечить их хранение, не было никакого смысла. Поэтому параллельной задачей было найти решение по электронному архиву, который позволит обеспечить юридическую значимость документов на любом этапе хранения и через десятки лет.

На какие этапы делился проект?

В первую очередь проанализировали документы на наличие возможности перевода их в электронный вид, определили виды подписей с учетом требований действующего законодательства, регуляторов и контролирующих органов. Следующим этапом была разработка дорожной карты по переводу документов в электронный вид.

С какими основными трудностями вы столкнулись в рамках внедрения проекта?

При реализации проекта ЭДО необходимо было спрогнозировать риски использования электронной подписи и разработать перечень мероприятий, позволяющий исключить компрометацию ключа. Это риски, связанные с аутентификацией ключа, несоответствием условий использования электронной подписи, несанкционированным доступом использования электронной подписи без ведома владельца, а также риски, связанные с юридической силой электронной подписи. В связи с чем в рамках проекта реализовали необходимые технические решения и разработали внутренние локально-нормативные акты.

Какие процессы и документы вы охватили электронным документооборотом?

В ходе проекта перевели в электронный вид договорные и управленческие документы: договоры, дополнительные соглашения, спецификации, приказы, протоколы, распоряжения и нормативные документы. А также обеспечили ознакомление с документами простой электронной подписью.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» важно для вашей компании?      

Участие в конкурсах такого масштаба дает возможность показать достигнутые эффекты нашей компании в ЭДО, увидеть уровень других компаний, сравнить, сделать оценку. А победа подтверждает, что компания успешно развивается в направлении цифровизации.

Приглашаем принять участие в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2025» и рассказать об успехах своей компании. Прием заявок начнется 1 июля 2025 года. 

Также напоминаем, что мы продолжаем принимать заявки на участие в Конкурсе и премии «Лучшее корпоративное налоговое управление 2024». 

Мария Кириченко

Комментарии