Отчет о Двадцать первом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Первая секция второго дня форума прошла в СПЕЦФОРМАТЕ: «Мировое кафе». В рамках секции состоялось несколько дискуссий. Аудитория форума поделилась на 4 группы, после знакомства с модератором «кафе» они приступили к обсуждению темы. Темы были следующие:

• Организация электронного архива. Модератор: Валентина Андрющенко, руководитель управления по интегрированному документообороту, «Норникель»

• ИИ и роботы в ЭДО. Модератор: Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО, УК «РОСВОДОКАНАЛ»

• Развитие кадровых отношений с помощью ЭДО. Модератор: Анастасия Хохлова, руководитель отдела кадрового администрирования ОЦО, «Газпром-Медиа Холдинг»

• Мотивация сотрудников использовать ЭДО. Модератор: Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации, «ЕВРАЗ»

Вторая секция «Оптимизация кадрового ЭДО» началась с доклада Юлии Анисимовой, HR-директора, «Ижевский завод тепловой техники», «Ключевые возможности системы КЭДО: как сократить время обработки документов на 70% и улучшить коммуникацию в компании». Спикер рассказала про предпосылки проекта (в частности, до его начала свыше 50% рабочего времени уходило на ручное оформление документов работниками), использование ЭЦП для подписания HR-документов и описала автоматизацию процесса согласования заявок и документов. Затем Юлия поделилась опытом разработки мобильного приложения для удобного утверждения документов в электронном виде. Среди результатов проекта – разработка и внедрение личного кабинета сотрудника с автоматизацией 30 HR-сервисов. 

Завершилась секция выступлением Вероники Кибиревой, исполнительного директора, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», которая ответила на вопрос «Как автоматизировать акты сверок: от составления плана сверок до подписания с контрагентом?». Эксперт перечислила предпосылки проекта (отсутствовала периодичность сверок, сверки проводились вручную, было большое количество расхождений и т.д.), описала сверки с внешними контрагентами и рассказала про электронную инициацию сверок, а также отслеживание всех статусов. Например, автосверка с торговыми сетями происходит так:

• Обработка автоматически распределяет документы по блокам (вкладкам) в зависимости от типа операции и периодов

• Механизм сравнивает документы по № входящего документа, его датам, суммам и показывает разницу

• Итоговая разница попадает в Протокол для подписания с КА

• При выводе на печать участвует механизм проверки по неподписанным в ЭДО документам

В этом году  сотрудники ОЦО ГК «Агропромкомплектация» приняли участие в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» и получили звание «Лучшая команда по внедрению ЭДО». Подробней о том, чем впечатлила жюри заявка компании, и как прошла церемония награждения, читайте здесь.

Третья секция прошла в формате ИНТЕРВЬЮ НА СЦЕНЕ: Внедрение электронного архива в компании, в котором приняли участие Елена Кондратьева, директор по развитию, Сервисный центр «ФЕСКО», и Денис Разумов, руководитель направления реализации проектов, X5 Group, в роли ведущего беседы. Елена объяснила, какие проблемы помогает решить создание электронного архива, и дала рекомендации, как интегрировать электронный архив в систему ЭДО. Далее она описала выстраивание и управление жизненным циклом документа в архиве и рассказала, как построить управление правами доступа к документам.

Четвертая секция «Как улучшить работу системы электронного документооборота в компании» началась с ИНТЕРАКТИВНОЙ СЕССИИ С АУДИТОРИЕЙ: Открытый микрофон. В рамках сессии всем участникам предлагалось за три минуты поделиться опытом по одной из тем. Поощрялся свободный обмен мнениями. По окончании сессии модератор выбрал самый необычный/интересный ответ и вручил приз. Мы предлагали поделиться опытом в формате «ДО/ПОСЛЕ»:

Далее Елена Кудинова, начальник документационного обеспечения ОЦО, «Алкогольная Сибирская Группа», выступила с докладом «Как масштабировать ЭДО». Эксперт поделилась, как масштабировать возможности функционала, чтобы масштабировать ЭДО, а также рассказала, как преодолеть барьеры на пути внедрения электронного документооборота. Затем Елена акцентировала внимание на том, «куда приводит ЭДО»: результаты, эффекты, перспективы. Вот какими рекомендациями для эффективного перехода на электронный документооборот поделилась спикер со своими коллегами:

Как оптимизировать использование и аудит ЭДО с помощью роботов? На этот вопрос ответил Дмитрий Бабенко, к.э.н., заместитель главного бухгалтера Центральной бухгалтерии, МОЭК. Спикер рассмотрел проблемы взаимодействия систем при ЭДО и как о возможном решении этих проблем рассказал о применении роботов (RPA) на стыке между разными ИС. Среди преимуществ такого решения –  высокая адаптивность роботов к любым интерфейсам для выгрузки и загрузки данных, относительная быстрота настройки автоматизации функций, адаптируемость к замещению систем, участвующих в процессе. Далее Дмитрий разобрал конкретные кейсы применения RPA и отметил эффекты роботизации в ЭДО.

Завершилась конференция выступлением Ларисы Редькиной, руководителя проектов цифровой трансформации, «ЕВРАЗ», которая поделилась опытом проведения инвентаризации ТМЦ с помощью ЭДО. Спикер описала процесс инвентаризации ТМЦ и ВНА и рассказала, как проходила трансформация этого процесса (переход на ЭДО) в компании. Также Лариса поделилась достигнутыми эффектами: упрощение и ускорение процесса, повышение прозрачности учета, экономия ФОТ.

В этом году ЦСР «Евраз» одержал победу в номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии» Конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024». Подробней о проекте ЭДО в компании и его результатах, а также о возможностях, которые дает Конкурс, читайте в интервью с Натальей Гок, руководителем группы по внедрению ЭДО, ЦСР «Евраз».