Ирина Лазарева, AIG Russia: «Участие и победа в конкурсе повышает лояльность менеджмента»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» в номинации «Лучший проект импортозамещения ЭДО» – AIG Russia. Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейскими операциями, AIG Russia, поделилась с CFO Russia, как компания преодолела трудности при реализации проекта по импортозамещению.

Какие задачи вы ставили перед собой при внедрении проекта по импортозамещению ЭДО, и все ли из них удалось реализовать?

При внедрении проекта мы ставили задачу в максимально короткие сроки перевести процесс расчета с контрагентами на отечественную платформу, поскольку ранее работали с импортным решением. В связи с определенными обстоятельствами мы были отрезаны от него, и, соответственно, необходимо было перейти на новое решение за 81 рабочий день.

И нам удалось это сделать. Мы как производитель стекла в России не столкнулись с какими-либо трудностями в производственном процессе, то есть оно не блокировалось на время смены платформы. Все наши контрагенты и поставщики получали денежные средства согласно заключенным договорам.

В какие этапы проходил проект?

Их было несколько. Сначала был произведен тендер отечественных платформ внутренней СЭД. Провели реинжиниринг процессов, подготовили тестовые задания, разработали, протестировали и начали продуктивно использовать.

С какими трудностями столкнулась ваша компания при реализации проекта по импортозамещению? И как удалось их преодолеть?

Мы столкнулись с двумя трудностями. В первую очередь – это ограниченное время. Как я сказала выше, нам было необходимо сделать все в очень сжатые сроки.

Вторая сложность – это оценка и пересмотр процессов: от заявки до платежа. Сначала на производстве возникает потребность. Ее нужно отследить, найти поставщика, затем заключить договор. Получить либо счет на аванс, либо товар, а потом уже первичную документацию. Провести обязательство в системе бухгалтерского учета. И затем осуществить платеж. Самое важное – это зафиксировать как входящий документ, так и его статус, где он находится и какие этапы проходит: обработка, проверка, проведение в системе, оплата. Если он оплачен, то зафиксировать платежное поручение, то есть каким документом данный счет был оплачен. И затем уже эту информацию передать поставщику.

Решали эту ситуацию путем споров, оценки, анализа, доказательной базы: почему нужно действовать именно так. Например, конкретный процесс должен быть первым, а следующим этапом должен быть другой процесс. При этом нужно было учитывать, что у нас два потока документов: электронный документооборот из «Контур Диадок» и бумажный.

Соответственно, два этих процесса также нужно было пустить по своим каналам. Другими словами, у них два разных пути обработки, прохождения, график следования, сроков исполнения задач. Методом анализа, споров, ошибок в результате получили верное решение.

Каких успехов удалось достичь вашей компании на сегодняшний день?

Мы очень гордимся нашими результатами.

Во-первых, решение сейчас работает во всей группе, и наши поставщики используют вход одного окна и знают, где получать информацию о статусе своего документа. Это одно из наших главных достижений, потому что данная коммуникация снижает нагрузку на сотрудников, которым задают множество вопросов: «Вы получили мой документ? Вы его обработали? А когда он будет оплачен? А он уже оплачен? Дайте платежное поручение». Но теперь коммуникация происходит автоматически.

Второе достижение – мы повысили скорость обработки документов. И мы видим, на какой стадии находится каждый документ и кто является блокирующим звеном. На новой платформе видно нахождение документа в любой момент времени. И также можно посмотреть протокол согласований.

Например, у Иванова документ был в обработке на согласовании 10 минут, он быстро его обработал. А Петров продержал два дня и еще потом ругался, почему ему не заплатили, хотя сам задержал задачу и не выполнил ее.

Третьим достижением я считаю то, что мы теперь можем устанавливать KPI и следить за их исполнением. То есть, платформа позволяет это сделать.

Ну и заключительный эффект – люди стали доверять платформе, быть более вовлеченными и больше ее использовать. Как следствие, мы стали получать запросы о внесении на эту платформу еще и других процессов. Процесс по учету, например, основных средств. Процесс по учету брака, списания, неликвидов. Сотрудники предлагают добавить различные производственные процессы, которые автоматически формируют протоколы, акты с большим количеством «согласовантов» и подписей. То есть благодаря платформе и доверию сотрудников мы сейчас сократили бумажный документооборот по принятию решений. У нас есть электронные архивы первичных документов и протоколов, что в разы экономит время на поиск необходимого документа и сокращает места хранения.

Почему участие в конкурсе «Лучшие ЭДО» важно для вашей компании?

Во-первых, участие повышает имидж компании, потому что мы соревнуемся с достойными соперниками – даже более крупными компаниями, чем мы.

Во-вторых, это мотивирует сотрудников, которые развивают продукт, двигаться дальше. Конкурс добавляет им драйва.

И в-третьих, участие повышает доверие среди персонала. И более того, мне кажется, что участие и победа в конкурсе повышает лояльность менеджмента. Если заручиться поддержкой менеджмента, можно продвигать большее количество проектов. Это тоже дорогого стоит.

Приглашаем принять участие в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2025» и рассказать об успехах своей компании. Прием заявок начнется 1 июля 2025 года. 

Также напоминаем, что мы продолжаем принимать заявки на участие в Конкурсе и премии «Лучшее корпоративное налоговое управление 2024». 

Мария Кириченко

Комментарии