Отчет о Двадцать первом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Первая секция первого дня мероприятия «Законодательные изменения, новые возможности и тенденции в сфере ЭДО» началась с доклада Романа Клина, руководителя проекта «Госключ», Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Он рассказал про актуальные возможности и направления развития «Госключа» для использования в ЭДО, перечислил виды электронных подписей в «Госключе», их ограничения и поделился пошаговой инструкцией, как подключиться к проекту:

Полная интеграция с «Госключом» занимает 1 месяц.

Итоги перехода на МЧД и открытые вопросы рассмотрел Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Спикер описал ЭДО в хозяйственной деятельности и представил стратегию развития электронного документооборота. Также Роман поделился, что уже сделано в сфере ЭДО в России, предоставив результаты в цифрах:

Затем Роман описал дальнейшие планы: законопроект по хранению, конвертации и созданию электронных копий документов, создание института Операторов ЭДО, создание экосистемы сервисов для малого бизнеса.

Завершилась секция выступлением Татьяны Темукуевой, руководителя проектов направления ГИС и ЭДО, «ДМ-Тех», которая рассказала о проблемах взаимодействия с поставщиками при внедрении государственных систем прослеживаемости. Спикер перечислила основные проблемы, а это отсутствие знаний/отслеживания НПА, отсутствие технических знаний о работе системы и бюджетов на доработки и внедрение систем. Далее Татьяна поделилась способами выявления проблем, а также отметила пути их решения. Среди решений, в частности: мониторинг законодательства, создание единых требований/инструкций, единый портал поставщиков, донесение информации о НПА внутри организации и поставщику, сбор статистики и проработка ошибок. 

Вторая секция «Развитие ИТ-инфраструктуры ЭДО» началась с доклада «Мобильное приложение как инструмент дистанционного взаимодействия с сотрудниками по кадровым вопросам» Дарьи Музанковой, менеджера по методологии и кадровой экспертизе, «ЛЕНТА». Спикер описала предпосылки разработки собственного приложения «Лента Спутник» для взаимодействия сотрудников с компанией по HR-вопросам и продемонстрировала его интерфейс, рассказала про основные кадровые сервисы. Затем Дарья рассмотрела этапы подготовки и внедрения КЭДО, а также поделилась, благодаря чему удалось добиться высоких результатов. Результаты и правда были впечатляющие, и в этом году «ЛЕНТА» стала победителем Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ» в номинации «Лучший кадровый ЭДО». Подробней о проекте КЭДО читайте в интервью Дарьи Музанковой. 

Как автоматизировать процесс работы с МЧД в ИТ-системе компании? На этот вопрос ответила Екатерина Удальцова, ИТ Бизнес-партнер, ЦЕС «Аскона Лайф Групп». Эксперт поэтапно разобрала внедрение МЧД в своей компании, представила основные шаги выпуска доверенностей, работу над автоматизацией выпуска МЧД, анализ ИТ-ландшафта и т.д. В 2024 году в компании идет переход на выпуск МЧД через API, а в дальнейших планах – унификация процесса: сокращение затрат на выпуск любых типов доверенностей, унификация полномочий, автоматизация выпуска доверенностей, в т. ч. МЧД сотрудникам при приеме на работу. 

Лариса Кульбачная, независимый эксперт, рассказала, как перевести на ЭКДО 4000 сотрудников на заводах в разных городах. Спикер поделилась критериями выбора поставщика, описала работу на разных этапах, а также объяснила, от чего зависит успех проекта. А именно:

Завершилась секция ИНТЕРАКТИВНОЙ СЕССИЕЙ С АУДИТОРИЕЙ: Открытый микрофон. В рамках сессии всем участникам предлагалось за три минуты поделиться опытом по одной из тем. Поощрялся свободный обмен мнениями. По окончании сессии модератор выбрал самый необычный/интересный ответ и вручил приз. Мы предлагали поделиться опытом в формате «ДО/ПОСЛЕ»:

Третья секция «Особенности работы с МЧД» началась с выступления Натальи Калашниковой, руководителя проектов ЭДО, «ВТБ Лизинг». Она поделилась опытом работы с МЧД во внешнем ЭДО. Спикер рассказала, как организовать массовый выпуск и регистрацию машиночитаемых доверенностей в компании, привела пример архитектуры такого выпуска. Далее Наталья описала процесс обмена документами с контрагентами с использованием МЧД и представила этапы функционала по работе с входящими доверенностями, а также разобрала текущие проблемы при работе с МЧД. За 8 месяцев команда «ВТБ Лизинг» перевела в ЭДО большой объем документооборота по лизинговым операциям с использованием МЧД и за свой проект удостоилась звания «Лучший внешний ЭДО» в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024». Подробней о проекте читайте в нашем материале.

Завершилась секция ответом на вопрос «Как организовать перевод ЭДО в импортонезависимую систему?», который дала Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейскими операциями, AIG Russia. Она отметила причины перехода на отечественную платформу и перечислила параметры выбора решения и партнера по внедрению. Также Ирина рассказала про анализ и реинжиниринг существующего процесса и оценку нового процесса пользователями. «Самое главное достижение – доверие бизнеса, когда к нам обращаются с вопросами: “Запустите еще и такой процесс? А когда будет?.. А можно нам?..”», – подчеркнула спикер. AIG Russia тоже стала победителем конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» в номинации «Лучший проект импортозамещения ЭДО». Жюри отметило, что «компания продемонстрировала достойную практику импортозамещения. По итогам проекта в короткий срок (4 месяца) охвачен большой пул процессов и достигнуты отличные показатели». 

Четвертая секция прошла в формате КРУГЛОГО СТОЛА: Лучшие практики в развитии ЭДО. Лауреаты конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ» поделились опытом по следующим вопросам:

Среди спикеров: Вероника Кибирева, исполнительный директор, ОЦО ГК «Агропромкомплектация» – участник конкурса в 2024 году и победитель в номинации «Лучшая команда по внедрению ЭДО» (модератор); Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО, УК «РОСВОДОКАНАЛ» — победитель в номинации «Внедрение года в сфере ЭДО 2023»; Екатерина Удальцова, ИТ Бизнес-партнер, ЦЕС «Аскона Лайф Групп» – победитель в номинации «Лучший внешний ЭДО 2023»; Александр Грисенко, руководитель направления цифровой трансформации, Спутниковая система «Гонец» – член жюри конкурса в 2021 году; Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО, «ВТБ Лизинг» – участник и победитель в номинации «Лучший внешний ЭДО» в 2024 году.

Первый день конференции завершился Церемонией награждения победителей премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024», фуршетом, шампанским и нетворкингом.