Дарья Музанкова, «ЛЕНТА»: «После перехода на КЭДО сроки подписания документов сократились на 75%»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» в номинации «Лучший кадровый ЭДО» – «ЛЕНТА». Дарья Музанкова, менеджер по методологии и кадровой экспертизе, «ЛЕНТА», поделилась с CFO Russia, как в компании готовили сотрудников к переходу на КЭДО и каких результатов уже удалось достичь.

Какую часть кадровой документации охватывает проект?

На текущем этапе проект КЭДО в «ЛЕНТЕ» охватывает 90% документов, за исключением тех, которые подвержены законодательным ограничениям. Мы ожидаем смягчения законодательства, что позволит перевести в электронный формат 100% документов.

Какие документы было сложней всего перевести в электронный вид и с помощью каких инструментов справились с этими сложностями?

Наиболее сложной задачей было перевести в электронный формат трудовые договоры и дополнительные соглашения из-за их большой вариативности в формулировках. Мы успешно справились с этой задачей благодаря доработке алгоритмов обработки данных в мастер-системе.

Как вы готовили сотрудников к переходу на кадровый ЭДО?

Поскольку основная деятельность «ЛЕНТЫ» – розничная торговля, мы придерживаемся классической схемы продаж и при внедрении различных продуктов среди сотрудников: установление контакта, выявление потребностей, презентация и работа с возражениями.

Опыт пилотирования продуктов КЭДО помог нам выявить основные страхи и ожидания сотрудников (мы провели три пилота на этапе предпроектного исследования). На основе предпочтений конечных пользователей (сотрудников и HR) создали лендинговую страничку, где доступно изложили преимущества КЭДО, а также проработали типичные страхи и возражения. В коротких видеороликах мы показали, как работать с системой, а также подчеркнули, что КЭДО – это безопасно, просто, быстро и удобно. Поскольку наибольший результат дает положительное подкрепление, мы решили геймифицировать проект, проведя стимулирующие конкурсы и розыгрыши для сотрудников.

Нашими амбассадорами в данном проекте стали HR и руководители. Благодаря их вовлеченности и активной позиции нам удалось подключить к системе более 94% сотрудников в кратчайшие сроки.

Какие эффекты вы уже наблюдаете от проекта? Есть ли какие-либо дальнейшие планы по совершенствованию кадрового ЭДО?

Документооборот стал прозрачным, легким и доступным как для сотрудников (все документы всегда под рукой), так и для работодателя (в системе настроены виджеты и быстрые отчеты для контроля подписания). Сроки подписания документов сократились на 75%. Например, средняя скорость подписания локальных нормативных актов составляет 2.33 дня, а приказов и дополнительных соглашений – 0.47 дня.

В планах «ЛЕНТЫ» – дальнейшее развитие системы КЭДО и использование её не только как «электронной ручки», но и для автоматизации и упрощения HR-процессов.

Например, в ходе проекта мы настроили систему на автоматическое вычисление локальных нормативных актов, которые необходимо отправлять сотрудникам на ознакомление при переводах и других кадровых событиях, что сделало этот процесс полностью автоматическим.

При помощи КЭДО мы смогли автоматизировать один из стандартных процессов без участия отдела персонала и транзакционного центра. В будущем шаблон этого процесса будет использован для автоматизации аналогичных кадровых событий. Также разработали систему напоминаний о невыполненных заданиях для сотрудников и интегрировали КЭДО с популярным мобильным приложением «Лента Спутник».

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» важно для вашей компании?  

Мы гордимся тем, что в компании «ЛЕНТА» работает множество увлеченных и инициативных сотрудников, стремящихся сделать наш продукт максимально удобным и полезным. Нам интересно соревноваться с сильными командами, учиться у коллег и делиться своими знаниями. Признание как наших малых, так и больших достижений очень важно и почетно для нас! Спасибо за этот увлекательный опыт – он вдохновляет!

Мария Кириченко

Комментарии