Алена Павлюченкова, «ВинЛаб»: «Регулярно анализируйте результаты работы с новым поставщиком»

Алена Павлюченкова, руководитель отдела некоммерческих закупок и комплексного оснащения «ВинЛаб» и спикер Шестнадцатого форума финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2024, рассказала CFO Russia о создании действенной системы контроля качества при работе с новыми поставщиками для минимизации рисков в некоммерческих закупках.

Что вкладывается в понятие системы менеджмента качества?

Система менеджмента качества помогает организациям обеспечивать соответствие своей продукции или услуг требованиям клиентов и других заинтересованных сторон. Она также способствует повышению эффективности и конкурентоспособности компании. Этот процесс начинается с анализа, тестирования и отбора новых поставщиков на этапе входа в компанию.

С какими рисками может столкнуться компания в некоммерческих закупках?

В некоммерческих закупках компании могут столкнуться с различными рисками. Приведу некоторые из них:

Непредсказуемость спроса. Компания может столкнуться с риском непредсказуемости спроса на товары и услуги, которые она закупает в рамках некоммерческих закупок. Это может привести к избытку или недостатку товаров и услуг, что, в свою очередь, может повлиять на финансовые результаты компании.

Изменение законодательства. Некоторые виды товаров/работ/услуг в некоммерческих закупках регулируются законодательством, которое может меняться. Компания должна следить за изменениями в законодательстве, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.

Конкуренция. В сфере некоммерческих закупок высокий уровень конкуренции среди поставщиков. Чтобы эффективно использовать бюджет, компания должна закупать качественные товары и услуги по конкурентоспособным ценам, однако и избегать демпинга и недобросовестных поставщиков.

Финансовые риски. Если компания недооценила объём необходимых услуг, это может привести к перерасходу бюджета. Например, если компания заказала меньше услуг у поставщиков, чем требовалось, то в будущем может столкнуться с нехваткой ресурсов и необходимостью срочного поиска дополнительных услуг по более высоким ценам.

Логистические риски. Проблемы с логистикой, такие как задержки доставки товаров или ошибки в оформлении документов, могут также привести к финансовым потерям и репутационным рискам.

Юридические риски. Несоблюдение законодательства и условий контрактов может привести к юридическим спорам и судебным разбирательствам.

Политические риски. Политическая нестабильность и изменения в политике также могут повлиять на условия некоммерческих закупок и деятельность компаний.

Чтобы минимизировать эти риски, компании должны тщательно анализировать рынок, следить за изменениями в законодательстве и условиях контрактов, а также разрабатывать стратегии управления рисками.

Как эффективно контролировать работу с новыми поставщиками?

Чтобы эффективно контролировать работу с новыми поставщиками, можно предпринять следующие шаги:

Проверка репутации и отзывов. Перед началом сотрудничества соберите информацию о поставщике из открытых источников, изучите отзывы клиентов и партнёров, чтобы понять, насколько надёжен поставщик, и соответствует ли его продукция или услуги вашим требованиям.

Заключение договора. Подготовьте детальный договор, в котором будут чётко прописаны все условия сотрудничества, включая сроки поставки, цены, условия оплаты, ответственность сторон и другие важные аспекты. Это поможет избежать недоразумений в будущем.

Установление системы контроля качества. Разработайте систему контроля качества продукции или услуг, предоставляемых поставщиком. Это может включать в себя проверку образцов продукции, аудит производственных процессов и т.д.

Регулярные проверки и аудиты. Проводите регулярные проверки и аудиты на предприятии поставщика, чтобы убедиться в соблюдении условий договора и стандартов качества.

Обратная связь и коммуникация. Поддерживайте открытую и эффективную коммуникацию с поставщиком, обсуждайте возникающие проблемы и находите совместные решения. Регулярно запрашивайте обратную связь от поставщика о вашем сотрудничестве.

Управление рисками. Оцените риски, связанные с работой с новым поставщиком, и разработайте стратегии их минимизации. Например, рассмотрите возможность диверсификации поставщиков для снижения зависимости от одного источника.

Анализ результатов. Регулярно анализируйте результаты работы с новым поставщиком, сравнивайте их с ожиданиями и при необходимости вносите коррективы в стратегию сотрудничества.

Задать свои вопросы Алене и узнать больше об опыте «ВинЛаб» вы сможете на Шестнадцатом форуме финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2024, который состоится 21-22 ноября 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии