Гагик Григорян, «ЮТэйр»: «Внедрив электронный акт списания, мы ускорили процесс и получили экономическую выгоду»

Справка о компании: «ЮТэйр» – группа российских и зарубежных авиакомпаний, одна из крупнейших в России. Компания осуществляет пассажирские регулярные и чартерные перевозки как в России, так и за рубеж. Также является крупнейшим в России оператором вертолетных перевозок (наибольший в мире парк вертолётов российского производства).

Поддержание летной годности и ИТ-архитектура

Каждая компания подчёркивает сложность своей области деятельности и трудоёмкость процессов. Мы не исключение. Группа компаний «ЮТэйр» управляет маршрутной сетью, тарифами, коммерческой загрузкой, парком воздушных судов, лётными и кабинными экипажами, а также поддерживает лётную годность воздушных судов на основе надлежащего материально-технического обеспечения.

Техническое обслуживание и ремонт – гарантия исправности самолёта и его надёжной работы. Им уделяется огромное внимание, поэтому в материально-техническом обеспечении вопросы, связанные с жизненным циклом авиационных ТМЦ, выделены в отдельный контур.

ERP-система, традиционно используемая для поддержки процессов материально-технического обеспечения, не обладает функциональностью, позволяющей соответствовать всем требованиям, предъявляемым к обороту авиационно-технического имущества (АТИ), поэтому для решения указанных задач в «ЮТэйр», как и в большинстве авиакомпаний, развернута отдельная информационная система класса MRO (Maintenance Repair Overall), которая в нашем случае взаимодействует с ERP через интеграционную шину. Это определяет распределенный между системами MRO, где реализовано управление техническим обслуживанием и ремонтом, и ERP, где поддерживаются учетные функции, характер решения, обеспечивающего поддержание жизненного цикла акта списания АТИ в электронной форме.

Акт списания в цифровую эпоху и до нее

В прошлом процесс списания АТИ в компании проходил нерегулярно, а администрирование состава комиссий, принимающих решения о списании, было усложнено. Время от времени инициировался процесс очередного списания АТИ. Для составления соответствующих актов привлекались сотрудники, входящие в состав многочисленных комиссий по списанию, каждая из которых была сформирована во исполнение отдельного приказа. Иногда случалось, что один человек мог быть членом нескольких комиссий одновременно. Но главной проблемой было перемещение бумажных актов списания для скрепления их подписями членов комиссии. Этот процесс мог занимать много времени.

С внедрением цифровых технологий ситуация изменилась. Теперь акт списания создаётся автоматически в полночь первого дня месяца и отражает изменения, произошедшие за истекший месяц. Состав комиссии един и установлен единственным приказом. Личное участие каждого из членов комиссии больше не требуется, но и не запрещается. Электронные подписи и соблюдение регламента обязательны. Каждый сотрудник должен выполнить свою роль до определённого дня месяца, благодаря чему процесс стал более прозрачным и эффективным.

Вывод из оборота и списание АТИ

Процесс списания проходит в два этапа: определение окончательной непригодности и вывод из оборота. Важно установить, в каком состоянии АТИ было на момент его вывода из оборота, кто и когда принимал об этом решение и какими обстоятельствами при этом руководствовался.

Иначе говоря, следует обосновать необходимость списания каждой номенклатурной единицы АТИ, определив причину и указав лицо, которое её сформулировало. Далее принимается солидарное коллегиальное решение о дальнейшей судьбе АТИ, указанного в каждой строке проекта акта списания; обоснованное возражение хотя бы одного члена комиссии является основанием для исключения указанной позиции из проекта акта списания. После утверждения руководителем коллегиального решения комиссии осуществляется контроль вывода имущества из оборота.

Жизненный цикл авиационно-технического имущества

В процессе жизненного цикла авиационно-технического имущества существует процедура входного карантина, при которой поступившие объекты временно размещаются в обособленной складской зоне и отражаются в учете особым образом. В это время проводятся приёмочные испытания и собираются необходимые документы для дальнейшего использования в производстве. В информационной системе MRO для этого предусмотрена соответствующая функциональность. Однако для заключительного этапа жизненного цикла АТИ в используемой системе подобные функции разработчиком предусмотрены не были – процесс списания в ней происходит проще: достаточно сделать запись о снятии АТИ с воздушного судна или изъятии со склада, где оно находилось, и сделать запись об изъятии из оборота. В нашем же случае для оформления акта списания используется процедура заключительного карантина. Перед списанием объект помещается на карантин и пребывает в нем до принятия решения о списании, оформленного в виде соответствующего утвержденного акта списания. Затем на основании действующего акта выполняются действия по изъятию АТИ из оборота, о чем в системе MRO делается соответствующая запись.

Бизнес-процессы и документы, чтобы сделать акт списания цифровым

Было введено дополнительное условие: списание возможно только на территории склада. Чтобы начать этот процесс, необходимо сначала поместить объект на специальную карантинную полку на складе. Для принятия решения о списании необходимо указать основание для списания и приложить скан-копию бумажного документа или электронный документ, обосновывающий правомерность принятого решения. Например, для расходного АТИ таким документом может быть сертификат соответствия требованиям производителя, в котором в обязательном порядке указывается дата истечения срока годности, ограничивающая допустимый период использования расходного материала. Иными основаниями могут быть заключение о неремонтопригодности или экономической нецелесообразности ремонта для оборачиваемого АТИ. Перечень причин списания является закрытым.

При тиражировании предлагаемой методики рекомендуется создать справочник причин списания и предоставлять для каждой номенклатурной единицы причину списания и его обоснование. Полная автоматизация проверки соответствия обоснований причинам списания может быть непростой задачей, особенно при работе с неформализованными документами, но решаемой. Для учёта высвобождаемых активов, таких как лом чёрных и цветных металлов, в справочнике видов АТИ необходимо заранее указывать количество металлолома, получаемого в результате разборки АТИ данного вида; в этом случае в акте списания будет заполнен раздел с прогнозируемым объемом высвобождающегося вторичного сырья.

Как отмечалось выше, решение комиссии принимается по принципу консенсуса. Если хотя бы один член комиссии возражает против списания, актив не будет списан в текущем месяце. Объект продолжит находиться на своей «предсмертной полке» до следующего цикла (наполняемость таких полок также контролируется). Наконец, после утверждения акта списания и приведения указанных в нем АТИ в негодность, необходимо убедиться, что были уничтожено только то АТИ, которое планировалось, и не затронуты другое АТИ.

Тонкости работы с цифровым актом списания

Цифровой акт списания может вызвать вопросы, например, при недостатке документов, обосновывающих списание позиции. В таком случае мы используем следующий приём: перекладываем имущество с карантинной «предсмертной» полки на рабочую полку того же склада, формируем нужные файлы и возвращаем имущество обратно на карантинную полку.

Если запись об изъятии имущества сделана ошибочно, мы используем предусмотренную разработчиком системы MRO операцию отмены списания.

Для контроля объёма находящегося на «предсмертной» полке имущества мы разработали специальный отчёт, направляемый руководителям ежедневно в 15:30. Таким образом, если к концу месяца обнаруживается, что часть активов, фигурирующих в акте списания, созданного в этом месяце, ещё присутствует на складе, руководство материально-технического обеспечения информируется об этом благодаря рассылке описи содержимого карантинных полок «к списанию». Актив остаётся на полке до начала следующего цикла списания, т.е. до начала следующего месяца.

Отчёт содержит информацию о количестве позиций на каждом складе и станции, а также дополнительную колонку с требованиями для списания. Если требования выполняются, позиция автоматически будет включена в очередной акт списания, если нет – продолжит находиться на карантинной полке склада.

В акте списания есть гиперссылки на номенклатурные позиции, количество и прочие данные, а также область для файловых вложений, которые может открыть и просмотреть член комиссии для того, чтобы удостовериться в обоснованности решения о списании данной позиции.

Особенность масштабирования решения на вертолетный сегмент группы компаний

При масштабировании решения на вертолётное подразделение мы столкнулись со специфической особенностью: вертолёты работают в отдалённых районах с нестабильным интернет-соединением, где нельзя развернуть информационные системы.

Поэтому мы создали небольшой общий центр обслуживания (ОЦО) для удалённых линейных станций. Несмотря на сложности с каналами связи, мы успешно решаем проблемы с отправкой сканов документов по электронной почте в общий центр обслуживания. В итоге у нас есть две схемы работы: онлайн-схема для станций с хорошим интернетом на основе самообслуживания и оффлайн-схема с отложенной доставкой данных в ОЦО, который регистрирует выполненные операции в информационной системе.

Достоинства и недостатки предложенной схемы

В итоге мы добились ускорения процесса, установили чёткий регламент и получили экономическую выгоду благодаря оптимизации складских запасов. Однако наряду с преимуществами возникли некоторые трудности, связанные с тем, что это решение является скорее квазиэлектронным, поскольку мы всё ещё используем бумажные сканы, что создаёт дополнительную нагрузку на серверы, требует выполнения некоторых операций вручную и ведения параллельного учета бумажных оригиналов.

Существуют определённые процессы, требующие дополнительного внимания, требуется анализ документов, циркулирующих за пределами систем MRO и ERP. Тем не менее, мы считаем наш результат значительным прогрессом, достигнутым с минимальными затратами и усилиями. В будущем системы ERP и MRO планируется заменить отечественными разработками, и мы надеемся, что их создатели учтут наши предложения по цифровой трансформации документа «Акт списания».

Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, «ЮТэйр»

Комментарии