Отчет о Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция прошла в СПЕЦФОРМАТЕ: «Мировое кафе». В рамках секции состоялось несколько дискуссий. Аудитория конференции поделилась на 4 группы, они познакомились с модератором «кафе» и приступили к обсуждению темы. Приветствовался свободный обмен мнениями и опытом. Участники могли предложить модератору дополнительные вопросы в рамках темы «кафе». Темы были следующие:

• ЭКДО от разработки до реализации проекта. Модератор: Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, ЮТэйр.
• Как с помощью цифровизации оптимизировать кадровые процессы. Модератор: Ирина Румянцева, руководитель управления по трудовым отношениям, Ростелеком.
• Организация кадрового ЭДО с сотрудниками. Модератор: Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ.
• Как мотивировать сотрудников использовать кадровый ЭДО. Модератор: Павел Козлов, директор по персоналу и организационному развитию, НПО «Критические информационные системы» (Росатом).

Вторая секция «Законодательные тенденции и взаимодействие с госорганами при использовании кадрового ЭДО» началась с доклада «Возможности использования “Госключа” в кадровых процессах» Романа Клина, руководителя проекта «Госключ», Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Эксперт описал виды электронных подписей (ПЭП, НЭП, КЭП), их ограничения, отдельно рассказал про УНЭП «Госключа» и поделился статистикой в приложении «Госключ». Затем Роман рассказал про интеграцию с приложением:

Александр Воеводин, директор по работе с ключевыми клиентами, Битрикс24, выступил с темой «Битрикс24 ЭКДО + Госключ: Бесплатно. Надежно. В один клик». Прежде всего, он перечислил выгоды и преимущества «Битрикс24 ЭКДО + Госключ». Далее Александр описал, как быстро, удобно и бесплатно согласовывать и подписывать документы с сотрудниками в пару кликов, а также, как клиенты «Битрикс24» могут внедрить ЭКДО за 5 простых шагов. Кроме того, спикер рассмотрел варианты автоматизации ЭКДО через смарт-процессы и отметил готовые сценарии заполнения, согласования и подписания кадровых документов.

Про систему ЭКДО на базе WSS Docs в «ФосАгро» рассказали Виталий Шилов, ведущий специалист, WSS-Consulting, и Наталья Шустрова, начальник управления кадрового администрирования, руководитель проекта по переходу на электронный кадровый документооборот, АО «Апатит». Они поделились опытом цифровизации документооборота и описали инструменты, которые сделали систему удобной для сотрудников и эффективной для бизнеса. Эксперты рассмотрели предпосылки перехода на ЭКДО, требования к будущей системе и рассказали, что реализовано в решении на базе WSS Docs. Также Виталий и Наталья объяснили, как мотивировали сотрудников работать с новой информационной системой, и поделились планами по развитию ЭКДО в «ФосАгро». «Девиз ЭКДО: “Быстро! Удобно! Безопасно!”» – подчеркнули спикеры.

Секция завершилась докладом Елены Марьичевой, руководителя направления по развитию SAP HR, Группа «Илим». Она рассказала про электронный архив и ответила на вопрос «Как построить эффективную систему использования и хранения кадровых документов?». Елена рассмотрела цифровую платформу онлайн-сервисов для сотрудников и отметила инновационную составляющую проекта – доступ в систему по биометрии. Она позволяет не придумывать и не запоминать пароли, доступ к системе невозможно потерять, и свой вопрос можно решить «здесь и сейчас». Также спикер показала, как автоматизация делает процесс работы с переводами прозрачнее и понятнее.

Третья секция «Инструменты оптимизации кадрового ЭДО в компании» началась с выступления Оксаны Леонтьевой, руководителя направления по автоматизации бизнес-процессов, Детский мир. Она поделилась, как перевести 18 000 сотрудников из 440 городов на ЭКДО. Спикер описала предпосылки перехода на ЭКДО, рассказала о сроках внедрения, пилотном проекте, сложностях при масштабировании, а также поделилась эффектами от внедрения и советами с начинающими:

1. Не откладывайте внедрение.
2. Анализируйте бизнес-процессы.
3. Если не знаете, с чего начать, то попробуйте на пилотной группе.

ЭКДО как эволюционный шаг в управлении персоналом описала Вероника Кибирева, исполнительный директор, ОЦО ГК Агропромкомплектация. Она рассказала, на что влияет повышение прозрачности процессов и как автоматизация повышает уровень управляемости персоналом. Например, автоматизация дает возможность оперативного планирования выходов сотрудников с использованием данных системы, а также сокращает случаи нарушения ТК РФ и повышает уровень коммуникации и скорости принятия решений. Также Вероника объяснила, как меняется профиль сотрудника и подход к оценке эффективности его работы.

Ольга Ершова, заместитель генерального директора по кадровым вопросам и организационному развитию – директор по персоналу, ГалоПолимер, рассмотрела методы мотивации сотрудников для быстрого и беспрепятственного перехода на ЭКДО. Она отметила цели и задачи изменений, перечислила сложности на этапе внедрения, а также дала рекомендации по работе с возражениями сотрудников на стадии внедрения ЭКДО. Здесь помогут пакет инструкций и обучающих материалов (2 больших блока обучения – обычных сотрудников и руководителей; 2 формата – онлайн-обучение и письменные инструкции; размещение всех материалов на корпоративном портале, чтобы каждый сотрудник мог их изучить в своём темпе и вернуться к ним), а также работа через амбассадоров.

О взаимодействии с органами государственной власти при внедрении ЭКДО рассказала Елена Махина, руководитель Центра обслуживания по управлению персоналом, Гринатом. Спикер акцентировала внимание на переходе на «прямые выплаты» и рассказала, что в компании уже сделали в рамках работы с СФР, персоналом, системой. В частности, эксперт рассмотрела роботизацию в компании. Например, рассказала о роботе для автоматического внесения неявок при открытии / продлении ЭЛН и роботе «полного цикла» по внесению ЭЛН, который обрабатывает 70% поступающих ЭЛН. В заключение Елена поделилась другими полученными эффектами и целями на будущее, которые касаются более обширного внедрения автоматизации и безлюдных технологий.

Завершилась конференция докладом Гагика Григоряна, руководителя проектов управления стратегического развития, ЮТэйр, «Оформление командировок – сегодня и завтра». Спикер представил принципы создания специализированного подразделения, обеспечивающего организацию командировок в масштабах сегмента бизнеса. Затем он рассмотрел основные составляющие командировочной политики и отметил измеримые показатели деятельности подобного подразделения. Также Гагик описал стандартные функции ИТ-систем, вовлеченных в процесс, и перечислил вопросы системной интеграции для ИТ-поддержки процессов командирования персонала на всех этапах его жизненного цикла.