Виталий Шилов, WSS-Consulting, Наталья Шустрова, АО «Апатит»: «Лучшая мотивация к переходу на ЭКДО – встречи с сотрудниками и демонстрация работы с документами»

Виталий Шилов, ведущий специалист, WSS-Consulting, и Наталья Шустрова, начальник управления кадрового администрирования, руководитель проекта по переходу на электронный кадровый документооборот, АО «Апатит», спикеры Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказали CFO Russia, как правильно подобрать систему ЭКДО, какие преимущества она дает компании и какими методами и инструментами мотивировать сотрудников переходить на неё.

Как компании грамотно подойти к выбору системы ЭКДО? На какие критерии необходимо опираться?

Виталий Шилов, ведущий специалист WSS-Consulting: На рынке представлено множество решений для ЭКДО, поэтому выбрать подходящее зачастую бывает непросто. Мы в WSS-Consulting советуем учитывать несколько факторов.

Во-первых, это гибкость системы ЭКДО.

Задачи каждой компании уникальны, они могут меняться со временем, поэтому важно, чтобы решение можно было легко адаптировать под себя – настраивать организационную структуру, регламенты согласования документов, критерии на различные события. Я неоднократно слышал об опыте коллег, которые после внедрения тратили огромное количество ресурсов на доработки «коробки». Поэтому если вы хотите, чтобы решение для ЭКДО работало на вас, а не наоборот, обратите внимание на его гибкость. 

Во-вторых, это удобство пользователей.

Внедрение системы для ЭКДО не будет иметь смысла, если сотрудники не смогут с ней работать. Поэтому важно, чтобы решение было интуитивно понятным и простым в использовании. В этом случае на обучение и мотивацию персонала уйдет меньше ресурсов. Здорово, если пользователи уже работают с этой системой для оформления других документов, например, делопроизводственных – привычный интерфейс поможет быстрее начать работу с кадровым ЭДО.

В третьих, это функциональная полнота.

Для каждого вида документов существуют свои особенности оформления, рассмотрения, а иногда и нормы законодательного регулирования, как в случае с кадровыми документами. Важно, чтобы система, в первую очередь, обладала необходимым функционалом, а также, чтобы для нее уже имелись наработки для дополнительной автоматизации работы.

Какой функционал в решении для ЭКДО является обязательным, без чего не обойтись?

Виталий Шилов, ведущий специалист WSS-Consulting: Переход на ЭКДО подразумевает подписание документов с помощью УКЭП, УНЭП, в том числе, выпущенных в приложении «Госключ». Также не обойтись без МЧД – с 1 сентября 2024 года сотрудники отдела кадров, подписывавшие кадровые документы от лица генерального директора, обязаны иметь машиночитаемую доверенность.

Если в компании есть сотрудники без закрепленного рабочего места, например, работающие на выезде, в цехах, – для работы с электронными кадровыми документами им понадобится мобильное приложение для ЭКДО. С его помощью сотрудники получат возможность работать с кадровыми документами (создавать, подписывать и так далее), где бы они ни находились, создавать кадровые документы, подписывать их на смартфоне – только так компании смогут полностью интегрировать их в кадровые процессы.

Также не стоит забывать, что с 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н, который устанавливает требования к комплекту для хранения электронных кадровых документов, поэтому важно, чтобы документы соответствовали требованиям или информационная система производила конвертацию в нужный формат.

Как мотивировать сотрудников переходить на ЭКДО? Расскажите о самых эффективных способах работы с сопротивлением.

Наталья Шустрова, начальник управления кадрового администрирования, руководитель проекта по переходу на электронный кадровый документооборот, АО «Апатит»: Мотивация сотрудников к переходу на новый формат работы является одним из критериев успешности проекта. В «ФосАгро» отклики работников были различные: кто-то встретил ЭКДО с радостью и ожиданием, какие-то площадки пришлось уговаривать хотя бы попробовать. Если с первой категорией работников было достаточно просто провести несколько встреч и показать, как работает система, то со второй процесс перехода превратился в «полосу препятствий».

Мы использовали различные методы и инструменты.

Базовые инструменты: брошюры, плакаты, публикации в корпоративных изданиях, публикация статей в социальных сетях. Рассказывать об электронном взаимодействии мы стали задолго до даты приглашения работников, заходя, так сказать, «из-под лавки». Например, одной из тем стал рассказ об электронных трудовых книжках. Далее, по мере продвижения проекта, мы рассказывали о создаваемых в компании инструментах электронного взаимодействия, «подтягивая» информационные поводы, которые в данный момент происходили в компаниях (создание удостоверяющего центра, который в тот момент уже начал работу по сбору данных и организации работ по УКЭП).

Далее мы анонсировали тестирование кадрового модуля электронных документов, сделали это публично и пригласили в тест работников разных направлений и площадок, результатами теста делились открыто и с размахом! Учредили награды самым активным работникам, которые участвовали в тестировании, победителей выбирали не только исходя из основных критериев (таких как количество документов, предложений и так далее), но и с целью охватить все регионы для возможности дальнейшего использования данных побед в качестве информационного повода, а также с целью «приблизить» победу данного работника к коллегам, которые трудятся бок о бок с ним.  Также к завершению тестирования мы подготовили красивую статью, в которую включили интервью с участниками тестирования, что еще больше побудило сотрудников обратить внимание на ЭКДО.

Современные инструменты: обучающий интерактивный курс – это новый инструмент, полюбившийся «продвинутым» сотрудникам. В данном курсе мы реализовали возможность «попробовать» оформить кадровый документ и на себе ощутить легкость кадрового ЭКДО. Так, в курсе есть возможность подписать кадровое дополнительное соглашение и возможность инициировать личное заявление. Этот инструмент стал оптимальным для работников, которые критикуют ЭКДО и сомневаются в своей компьютерной грамотности.

Сейчас мы готовимся к проведению вебинаров по теме ЭКДО, в рамках которых будет уделено внимание теоретической части электронного взаимодействия, а также снятию опасений по использованию. Чтобы привлечь сотрудников к просмотру вебинаров, мы планируем провести викторину с призами в виде сувениров с логотипом ЭКДО.

Также во всех подразделениях компании установлены экраны для демонстрации видеоролика, рассказывающего о плюсах ЭКДО. Это стало еще одним инструментом информирования работников.

Конечно же, большое внимание мы уделяем встречам с работниками компании, которых приглашаем в ЭКДО. Во время этих бесед мы рассказываем о тенденциях компании в части цифровизации, а также об ЭКДО. И на всех встречах мы наглядно демонстрируем работу с документами в «живом» формате: при сотрудниках создаем документ, подписываем его, сообщаем, куда обращаться, если что-то не получается. Как правило, это самый эффективный способ мотивации сотрудников к переходу на ЭКДО, так как он позволяет снять основные опасения работников. Но есть структурные подразделения, которые не переходят на ЭКДО и после всех мероприятий. Для таких сотрудников мы применяем сбор обратной связи с конкретными причинами отказа, далее (если причины не удалось снять на уровне фронт-офиса) мы приглашаем таких работников на повторные встречи, где подробно разбираем каждую из причин.

Значительную роль в мотивации персонала играют руководители компании, которые заинтересованы в упрощенном документообороте в подразделениях, потому что уход в цифру позволяет снять нагрузку с сотрудников, ответственных в структурном подразделении за документооборот.

Какие преимущества дает компании правильно подобранная система ЭКДО? Можно привести пример из практики. 

Наталья Шустрова, начальник управления кадрового администрирования, руководитель проекта по переходу на электронный кадровый документооборот, АО «Апатит»: Система, в которой осуществляется ЭКДО – это один из главнейших винтиков всего электронного документооборота, хотя, если компании достаточно только подписать кадровый документ и получить от работника заявления, то, наверное, какая это будет система, уже не важно. В случае с «ФосАгро» выбираемая система не должна была быть просто инструментом для передачи и подписания документов, наша глобальная цель – максимальная цифровизация процесса и использование полученных данных для других процессов в компании. Поэтому мы выбирали систему, которая сможет вести не только кадровый документооборот, но и весь документооборот в компании, которая имеет возможность интегрироваться с другими системами (мастер-системой, системой архива, системой по отражению отпусков/выходов и так далее).

Например, в ЭКДО «ФосАгро» реализована полная интеграция с мастер-системой: при оформлении кадрового документа специалистом документ автоматически размещается в СЭД и уходит на подпись, в мастер-системе отражается информация о его направлении на подписание и статус подписания. Уже сейчас успешно перенесены и роботизированные процессы: один из наших роботов понимает, что работник перешёл на ЭКДО, формирует документ по электронному шаблону и отправляет его на печать. В рамках реализации интеграции данных мы сняли трудозатраты по ручному отражению данных по плановым неявкам сотрудников в табеле, что позволило планировать выходы с учетом плановых неявок будущих периодов. Также для «ФосАгро» были важны и внутренние регламенты, такие как хранение документов на сервере компании, работа с внутренним удостоверяющим центром, поддержка, доработка и настройка системы силами ИТ-специалистов «ФосАгро».

Хотела бы отметить, что, кроме правильной системы, еще важны специалисты, которые помогают работать с системой, видят возможности и перспективы ее использования не только в рамках кадровых документов, но и всех процессов в компании.

Задать свои вопросы Виталию и Наталье и узнать больше об опыте WSS-Consulting и АО «Апатит» вы сможете на Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 21 августа 2024 года.

Алиса Попова

Комментарии