Елена Марьичева, Группа «Илим»: «Самое сложное при внедрении электронного архива – продумать надежную архитектуру процессов»

Елена Марьичева, руководитель направления по развитию SAP HR Группы «Илим» и спикер Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о процессе разработки и внедрения электронного архива кадровых документов.

Как давно в компании внедрили электронный архив кадровых документов?

Развитием цифровых сервисов «Илим» начал заниматься уже давно, лет 5-6 назад. Сервисы потребовали проработку электронного архива для хранения и обмена электронными документами.

Как вы поняли необходимость данного решения?

Его внедрение обусловлено необходимостью создания адаптированного механизма взаимодействия между фронт-офисами в филиалах и бэк-офисом в Едином Центре Обслуживания «Кадры» с передачей кадровой документации по электронным каналам связи и контроля процесса ее обработки, а также упразднения «бумаги» и минимизацией ручного труда.

Как проходил процесс его разработки и внедрения?

При внедрении была проведен анализ рынка доступных решений, их совместимости с используемой нами ключевой архитектурой на базе SAP и, конечно, оценка экономической составляющей. В результате мы остановились на EFM, и до сегодняшнего момента данное решение удовлетворяет наши текущие потребности. В дальнейшем по мере внедрения усиленных электронных подписей и появления в э-архиве документов длительного хранения мы планируем переоценку текущего решения и определение дополнительных потребностей.

Что оказалось самым сложным?

Трудно вспомнить, что было самым сложным. Скорее всего – продумать надежную архитектуру процессов, предусмотреть все риски и возможные сценарии некорректной обработки карточки пакета документа, проанализировать весь объем документов, продумать концепцию полномочий и т.д. 

Какими эффектами от внедрения электронного архива вы можете поделиться на сегодняшний день?

Наиболее значимый эффект – это возможность сотрудников обмениваться кадровой документацией вне зависимости от территориальной принадлежности и часового пояса. На сегодняшний день мы рассматриваем возможность развития уже реализованного решения, а если точнее – внедрение усиленной электронной подписи. Большинство компаний на рынке переходит на облачное хранение данных, мы также рассматриваем такой вариант, анализируем риски и ищем оптимальное для нас решение.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Группы «Илим» вы сможете на Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 21 августа 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии