Ирина Жданова, «Россети Северо-Запад»: «Основным вопросом выпуска МЧД для КЭДО был “На каком ресурсе организовать этот выпуск?”»

Ирина Жданова, главный бухгалтер – начальник департамента бухгалтерского и налогового учета и отчетности, «Россети Северо-Запад», и спикер Четвертой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», рассказала CFO Russia о внедрении МЧД для ЭКДО в своей компании, преимуществах электронной доверенности и сложностях при ее использовании.

Как давно в вашей компании выпускается МЧД для подписания электронных кадровых документов и формирования кадровой отчетности? Что способствовало принятию решения о внедрении?

Выпуск МЧД для подписания электронных документов начался в нашей компании в 2024 году, так как сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудников компании, заканчивающиеся в 4 квартале 2023 года, мы заблаговременно продлили.

ЭДО в ПАО «Россети Северо-Запад» к началу 2024 года уже достаточно хорошо зарекомендовал себя. Во внутреннем документообороте мы перевели в электронный формат большое количество бухгалтерской «первички», которой мы обменивались с филиалами, сделали «цифровым» документооборот по процедурам инвентаризации.

Во внешнем документообороте сектора B2B к началу 2024 года 197 договоров с контрагентами мы перевели в электронный формат. Сегодня таких договоров уже 1152, чему очень способствовало открытие собственного Корпоративного удостоверяющего центра.

Особо хочу остановиться на переводе в электронный формат кадрового документооборота. К началу 2024 года компания осуществила переход на 1С:ЗУП 3.1, централизовала расчет заработной платы в ОЦО, в стадии запуска в опытную эксплуатацию находился сервис 1С:Кабинет сотрудника и его интеграция с 1С:ЗУП. Безбумажное взаимодействие сотрудников кадровых служб и ОЦО проходило в 1С:ЗУП 3.1, электронное взаимодействие сотрудника и работодателя – в сервисе 1С:Кабинет сотрудника.

В сервисе 1С:Кабинет сотрудника документы со стороны работника подписываются неквалифицированной электронной подписью (НЭП), которая автоматически формируется внутри сервиса после подписании сотрудником согласия о переходе на КЭДО, а документы со стороны работодателя подписываются КЭП, которая требует наличия МЧД. Также обязательное наличие машиночитаемой доверенности требуется при взаимодействии по кадрово-зарплатной отчетности с сектором B2G – СФР и ФНС.

Из каких этапов состояло внедрение?

Конечно, основным вопросом выпуска МЧД для КЭДО был «На каком ресурсе организовать этот выпуск, чтобы это было минимально трудозатратно и максимально надежно?».

Организацию процесса по работе с МЧД (формирование, регистрацию, учет, отзыв, контроль) для сектора B2B осуществляет юридическая служба нашей компании в сервисе ФНС России. Первоначально такой подход был реализован и для целей КЭДО.

Но достаточно быстро мы убедились в том, что используемый компанией сервис 1С-Отчетность, встроенный в типовые конфигурации 1С:Предприятие, поддерживает отправку отчетности и обмен другими документами с государственными органами непосредственно из программы 1С с использованием машиночитаемых доверенностей.

С учетом отсутствия в настоящее время единого формата МЧД для целей взаимодействия с различными государственными органами особенно полезным было то, что сервис 1С-Отчетность позволяет выпускать МЧД во всех форматах, разработанных различными госорганами «для себя»: ФНС, СФР, ФТС, ФСРАР, Банк России, Росстат.

Другим достоинством использования сервиса 1С-Отчетность для формирования МЧД стало то, что данные на доверяемого и доверителя, которые являются сотрудниками компании, заполняются автоматически на основании данных 1С:ЗУП. В настоящее время организацию процесса по работе с МЧД для КЭДО (формирование, регистрация, учет, отзыв) осуществляют бухгалтерские и кадровые службы, оставив юридической службе функцию контроля и ведения единого реестра выпущенных МЧД.

Каковы преимущества МЧД для ЭКДО? Какие есть сложности?

Несмотря на оптимизм, отмечу, что в целом преимущества применения МЧД независимо от бизнес-процесса, в котором используется ЭДО, пока не заметны.

А вот про сложности использования электронной доверенности можно говорить много. К сожалению, большинство этих сложностей связаны со слабой методологической и организационной проработкой вопроса отказа от сертификатов сотрудников юридического лица в пользу связки «сертификат физического лица и МЧД». Кроме того, срок действия сертификата электронной подписи физического лица по-прежнему короткий, форматов МЧД очень много, а рост полномочий в классификаторе полномочий не контролируется.

Эти трудности бизнес вынужден решать самостоятельно, что трудозатратно и экономически неэффективно. Но уже и обратной дороги нет, потому что ЭДО с применением КЭП развивается активно во всех сферах бизнеса и во всех бизнес-процессах.

Остается только пожелать успехов на этом пути себе и коллегам. Дорогу осилит идущий!

Задать свои вопросы Ирине и узнать больше об опыте «Россети Северо-Запад» вы сможете на Четвертой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая пройдет 28 августа 2024 года в Москве.

Юлия Сильченко

Комментарии