Вадим Васильев, «Карелия Палп»: «Иногда компаниям свои проекты ЭДО кажутся очевидными и простыми, однако они могут быть очень значимыми»

Представляем второго члена жюри Конкурса и премии «Лучший ЭДО России и СНГ 2024». Вадим Васильев – заместитель генерального директора по экономике, «Карелия Палп», рассказал CFO Russia о новых трендах ЭДО, мотивации контрагентов по переходу на электронный документооборот в своей компании и выделил 2 главных фактора, которые приведут к победе в конкурсе.  

Какие новые тренды ЭДО вы можете выделить?

Один из трендов сейчас – это вектор на трансграничный электронный документооборот. Развиваются пилотные проекты с Белоруссией, Китаем. К тому же государство все дальше и дальше оцифровывает те или иные виды документов: идет обширная работа по электронным транспортным накладным. Можно сказать, есть тенденция на все большую цифровизацию.

Второй тренд – изменения, которые происходят с машиночитаемыми доверенностями, и потенциально где-то в будущем изменения по автоматической проверке полномочий у подписантов. В текущий момент нам всем есть куда развивать этот функционал.

И еще один тренд – увеличение доли контрагентов, которые готовы работать по ЭДО не только с бухгалтерской «первичкой», но и с договорными документами. Дальнейшее быстрое развитие в этом направлении пока сдерживает отсутствие легких (коробочных) способов интеграции между системами ЭДО и документооборотом внутри организаций.

Если говорить о вашей компании, то каких результатов перехода на ЭДО вы достигли?

У нас достаточно хорошая статистика. Я оцениваю, что где-то порядка 85-90% входящего документооборота у нас в ЮЗЭДО. По контрагентам цифры чуть ниже – в районе 80%. До тех пор, пока есть возможность выбирать между электронным и бумажным документооборотом, некоторые небольшие по размеру контрагенты все равно будут использовать бумажный документооборот. В том числе потому, что у них бухгалтерский учет ведется на аутсорсинге. Мы к этому относимся с пониманием. Но если есть возможность, мы выбираем работать с контрагентом, у которого есть ЮЗЭДО. Этот уровень держим. Отрадно, что за последний год-полтора некоторые крупные контрагенты, у которых был свой план перехода на ЭДО, тоже подтянулись и уже перешли на электронную форму.

Учитывая, что у нас высокая доля экспорта, в исходящем документообороте по количественным показателям у нас достаточно маленькая доля ЮЗЭДО. Но если поменяется ситуация с трансграничным движением документов в электронной форме, то мы, безусловно, будем распространять эту практику на наших иностранных покупателей.

А как-то мотивируете контрагентов переходить на ЭДО? Есть какие-то наработки в этой сфере?

Когда мы объявили о готовности переходить на ЮЗЭДО, некоторые ключевые контрагенты самостоятельно изъявляли желание, поэтому переход был очень быстрым. С кем-то просто в разговоре обсуждали, что тренд на переход в цифровую форму взаимодействия становится повсеместным в разных плоскостях нашей жизни, даже за пределами работы. И на примере «Госуслуг» или цифровых сервисов многие уже понимают, насколько удобнее работать с цифровой формой документа, нежели с бумажной. Плюс это ускоряет сроки прохождения и подписания документов, экономит трудовые ресурсы. Ну и самое главное, что документы не теряются. Для кого-то из контрагентов аргументом было то, что все-таки ЮЗЭДО – это более выгодный способ с точки зрения затрат, нежели использование бумаги. Здесь экономия, опять же, на работе секретарей, сотрудников по распечатыванию и написанию документов, и экономия на почтовых расходах.

Есть, конечно, упрямые контрагенты, с которыми пришлось провести несколько раундов переговоров. Но за исключением совсем маленьких компаний, все организации сдают в обязательном порядке электронную отчетность в налоговую. Поэтому у всех уже сложилось понимание, что такое электронные документы.

Что в вашем понимании глобально даёт российским компаниям конкурс «Лучший ЭДО»?

Любой конкурс или публичное мероприятие – это возможность, с одной стороны, посмотреть, что делают другие компании, а с другой – сравнить себя с ними. Пускай даже не в рамках официального рейтинга, но собрать определенную метрику и оценить себя.

Кроме того, это возможность ознакомиться с опытом, который может быть негативным, и попытаться не допускать аналогичные ошибки и не сталкиваться с теми или иными проблемами.

Иными словами, это площадка для обмена опытом. А обмен опытом полезен всегда. Иногда это приводит к тому, что возникают новые идеи, о которых ты даже не думал до участия в подобном мероприятии.

Какими советами вы могли бы поделиться с участниками конкурса? Как стать победителем в той или иной номинации?

Во-первых, не надо скромничать, потому что иногда реализованные проекты кажутся компаниям очевидными и очень простыми. Но на самом деле это действительно значимое событие. Поэтому надо ложную скромность убирать, качественно и подробно рассказывать о том, что было сделано.

Во-вторых, быть честными. Рассказывать про то, где не все получилось, потому что негативный опыт тоже полезен, в том числе и другим участникам. Из позитивного и негативного опыта формируется видение того, как действовать в будущем.

Напоминаем, что приём заявок на Конкурс и премию «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» уже открыт и продлится до 27 сентября 2024 года. Здесь можно узнать подробности о конкурсе, а здесь – зарегистрироваться.

Мария Кириченко 

Комментарии