Отчет о Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Первая секция второго дня конференции «Как с помощью ЭДО повысить эффективность корпоративных бизнес-процессов?» началась с доклада Марии Петровой, старшего менеджера сервисного центра по финансам, Северсталь – ЦЕС, «Контрольная среда в части ЭДО с покупателями: мониторинг, контроли, отчётность». Эксперт описала контрольную среду, стратегии и постановку целей, и акцентировала внимание на оценке рисков и реагировании на риск. Также Мария описала контрольные процедуры и рассказала про мониторинг, информацию и коммуникацию. Вот какие основные принципы построения контрольной среды в части ЭДО выделила спикер:

Как интегрировать систему ЭДО в учетную систему компании? На этот вопрос ответила Валентина Андрющенко, руководитель управления по интегрированному документообороту, Норникель. Спикер описала систему электронного документооборота B2B и рассказала про интеграцию учетной системы компании с сервисами оператора электронного документооборота. Также Валентина поделилась, как за один год разработать решение и тиражировать его на шестнадцать предприятий в разных часовых поясах. Спикер отметила, что количество автоматизированных рабочих мест по завершении проекта достигло 480, а на текущий момент составляет 564. В рамках проекта был организован ЭДО для акта выполненных работ, счетов-фактур, счетов на оплату, товарной накладной и многих других документов, а также выполнены работы по подготовке системы для подписания ЭДО с использованием МЧД. 

Систему ЭДО как эффективный инструмент для цифровизации административных бизнес-процессов медицинской компании рассмотрела Наталья Рагузова, советник генерального директора по организационному развитию, к.ф.-м.н, СМ-Клиника. Эксперт описала применение ЭДО для цифровизации кадровых бизнес-процессов в своей компании – например, подбор персонала от заявки до приема на работу, адаптация, наставничество, обучение и командировки. А также рассмотрела линейный контроль как неотъемлемую часть эффективной системы управления в частной медицине. Далее Наталья поделилась опытом цифровизации бизнес-процессов линейного контроля с использованием системы ЭДО. Спикер отметила, что компании удалось максимально кастомизировать систему под собственные бизнес-процессы. 

Завершил секцию Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, ЮТэйр. Он представил кейс «Как акт списания стал электронным». Спикер описал жизненный цикл акта списания и его связь с бизнес-процессами и объяснил, как перевод акта списания в цифровой вид позволяет сэкономить время и финансы компании. Также Гагик рассказал, как цифровой акт списания обеспечивает высокую прозрачность финального этапа жизни ТМЦ. В завершение эксперт представил чек-лист того, что нужно сделать, чтобы акт списания стал цифровым. В числе первых шагов:

В рамках второй секции «Как сделать систему ЭДО гибкой и функциональной» состоится ПАНЕЛЬНАЯ ДИСКУССИЯ: Каким требованиям должна отвечать современная система ЭДО. Среди спикеров: Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, ЮТэйр (модератор); Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО, ВТБ Лизинг; Ксения Абрамович, начальник административно-протокольной службы, Иркутская нефтяная компания – Иркутский завод полимеров; Сергей Головко, финансовый директор, Мерц Фарма; Людмила Морозова, менеджер по проектам автоматизации, FM Logistic; Мария Петрова, старший менеджер сервисного центра по финансам, Северсталь – ЦЕС. Они обсудили следующие вопросы:

Третья секция «Как повысить эффективность ЭДО» началась с доклада Сергея Головко, финансового директора, Мерц Фарма. Он поделился опытом реализации полного цикла документооборота с контрагентами через локальный софт с использованием ЭДО. Спикер описал внедрение и развитие ЭДО в компании и отметил особенности работы с ЭЦП в рамках внешнего ЭДО. Затем он рассмотрел особенности и преимущества в переходе к полному циклу внешнего ЭДО с ЭЦП в рамках одной системы, а также перечислил оптимальные шаги в проекте по переходу к внешнему ЭДО и поделился уроками и рекомендациями. «Договориться внутри и поверить в светлое будущее – первое и самое важное. Рекомендация: готовить коллег заранее, снабжать информацией об успехах других, приводить на конференции по ЭДО», – подчеркнул эксперт. 

Как мотивировать контрагентов использовать ЭДО? На этот вопрос ответил Алексей Шалимов, главный бухгалтер, Росэнергоатом. Эксперт рассмотрел предпосылки трансформации и акцентировал внимание на мотивации контрагентов. Вот что она включает в себя:

Далее Алексей рассказал про переход на ЭДО с монополистами и крупным бизнесом, работу с министерствами и ведомствами, а также поделился решением ограничений в переходе на ЭДО. «Переход на ЭДО не так сложен и затратен, как многие думают», – подытожил спикер. 

Екатерина Коптева, директор по учету, Леруа Мерлен, рассмотрела повышение эффективности RPA в ЭДО с внедрением ВРМ-системы на примере актов сверки. Она объяснила, почему компаниям мало просто внедрить ЭДО, роботизацию и ВРМ по отдельности, и рассказала, как получилось повысить эффективность процесса актов сверки. Затем Екатерина дала рекомендации, как оценить рост эффективности от ЭДО при использовании роботов в ВРМ. Спикер отметила, что запуск BPM позволил повысить утилизацию RPA: маршрутизировать все акты сверки на RPA, перевести часть шагов «бумажных» процессов на RPA и перевести 100% шагов с ЭДО на роботов. 

Завершила форум Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти, X5 Group, с докладом «Как быстро перейти на электронные транспортные накладные: ключевые этапы внедрения». Она описала эволюцию развития проекта «Электронный оборот транспортных документов» и рассказала про архитектуру и состав документов внутреннего и внешнего контура. Также Юлия рассмотрела работу с ЭТРН в Мобильном Приложении Х5Транспорт и поделилась эффектами от внедрения проекта. Ключевые эффекты – сокращение затрат на бумажный документооборот – до 10 млн листов бумаги в год, и экономия времени сотрудников Х5, участвующих в цепочке поставок, до 15%.