Сергей Головко, «Мерц Фарма»: «Для работы с ЭДО понадобятся дополнительные ресурсы, потому что текущих будет недостаточно»

Сергей Головко, финансовый директор «Мерц Фарма» и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia про особенности и трудности перехода на ЭДО с контрагентами. 

Какие виды работы ЭДО с контрагентами используют в вашей компании?

Прежде всего, контрагенты делятся на покупателей и поставщиков. С покупателями мы осуществляем складской электронный документооборот (отгрузка товара). А также обмениваемся остальными документами: договорами, приложениями к ним, допсоглашениями, прайс-листами, коммерческими программами. Их можно подписывать в электронном виде, без живых подписей.

С поставщиками мы тоже используем два вида ЭДО. Первый – это договора, все приложения, допсоглашения к ним. Можно остановиться на этом уровне либо полноценно завершить процесс, добавив акты оказанных услуг.

На какие этапы делится переход на ЭДО с контрагентами?

Во-первых, компания-инициатор должна понять, в чем главная причина перехода на ЭДО. Нельзя сказать, что для каждой компании – это стопроцентное преимущество. Когда процесс масштабный и задействовано много людей в разных локациях, использование ЭДО кажется очевидным. Например, в какой-то момент компания понимает, что спектр оказываемых услуг сильно вырос, а руководство, которое подписывает документы, зачастую находится в командировках. Процесс согласования и подписания документов начинает приобретать хаотичный характер. Поэтому логичным развитием событием будет переход на ЭДО.

После этого важно определить, с какими контрагентами лучше перейти на электронный документооборот. Пока в нашей стране компании не обязаны работать в ЭДО, поэтому стоит самостоятельно выделить пул поставщиков, документооборот с которыми будет наиболее выгоден для перевода в электронный вид. Как правило, ключевой критерий –количество документов, которыми вы обмениваетесь.

Соответственно, путем внутреннего анализа определяем список этих контрагентов. Далее обращаемся к компаниям через координаторов, руководителей функций или отдел закупок. Есть очень крупные поставщики, системообразующие для нашей компании, поэтому с ними централизованно ведёт переговоры отдел закупок. С поставщиками поменьше общаются представители подразделений.

После предложения перейти на ЭДО дальнейшие шаги зависят от опыта контрагента. Если уже был опыт работы с ЭДО, то нам остается просто согласовать площадку для обмена документами. Классическая платформа в нашей стране – «Контур.Диадок».

Важный момент, о котором не стоит забывать, – электронный документооборот отличается от бумажного на примере следующего. При бумажном документообороте человек ходит с бумагой в руках до тех пор, пока ее не подпишут. Все это время он является ответственным лицом. В ЭДО границы ответственности за документ стираются. Если компания подключает координаторов, которые следят за подписанием, приходится делать донастройку в системе. Это нужно для того, чтобы документы уходили, кому нужно, и чтобы был согласованный процесс подписания. Из-за таких усложнений и мы как заказчик услуг, и контрагент, с которым работаем, должны понимать, что нам понадобится дополнительное время для настройки всех процессов. Кроме того, понадобится проектная группа, которая будет следить за работой электронного документооборота. Точно так же со стороны контрагента должны быть ответственные сотрудники, которые будут отвечать на приглашения в «Диадоке», получать и отправлять документы и пр. То есть появляется дополнительная ответственность на сверку и валидацию документов перед тем, как их подписать. В электронном документообороте могут возникать ситуации, когда подписывают не те документы. И это может стать проблемой. Поэтому для работы с электронным документооборотом в первое время нужна проектная группа внутри организации, проверяющая все тонкости процесса.

И если это все реализовано, все понимают, как процесс работает: кто заказывает услуги, кто подтверждает, как это всё между контрагентами составлено, тогда ЭДО будет работать очень хорошо и эффективно. Компания получит желаемый эффект: отсутствие бумаги, скорость, надежность и все то, за что мы любим ЭДО.

С какими трудностями вы столкнулись при переходе на электронный документооборот?

Первая трудность состояла в том, чтобы осознать, как этот процесс вообще должен работать. Сказать: «Давайте заменим бумагу электронным документооборотом» – здорово и просто. Но на самом деле, как я сказал выше, это непростой процесс, в котором надо очень много всего продумать и договориться, как это будет работать внутри самой компании.

К этому же относится построение процесса и назначение ответственного лица, потому что оставить все на тех же координаторах, которые раньше несли ответственность за бумажные документы, недостаточно. Необходимо курировать весь процесс перехода. По мере масштабирования перехода мы все больше понимали необходимость в донастройках, в том числе смежных систем. Нужно осознать, что вам понадобятся дополнительные ресурсы, потому что текущих будет недостаточно.

Вторая трудность – это, конечно, перевести поставщиков и покупателей. И не всегда крупные компании работают с такими же крупными контрагентами. Если ваша организация работает с небольшими бизнесами, например, ИП, то уговорить их перейти на ЭДО, практически невозможно, потому что закон их не обязывает к этому. И дальше нужно делать выбор: либо отказываться от работы, либо продолжать, пытаясь перейти на ЭДО с остальными контрагентами. Мы выбрали второй подход: стараемся перевести 80% всего документооборота в электронный формат, понимая, что с остальными 20% мы пока не сможем договориться. Конечно, каждый год будем предпринимать новые попытки, это наша задача на будущее.

Третья трудность – масштабирование процесса внутри нескольких систем. Как правило, в крупных современных компаниях присутствуют дополнительные внутренние системы для различного рода согласований. Например, для работы с поставщиками у нас есть отдельная система документооборота. В ней происходит полное согласование со всеми лицами, которые участвуют в конкретном процессе: финансовый контролер, бухгалтер, налоговый отдел, юристы. После того, как каждое ответственное лицо согласовало свою часть, в системе автоматически проставляется маркировка, после чего документ уже невозможно изменить. И чтобы этот документ потом попал на подписание в систему ЭДО, есть два пути: ручной и автоматический.

Мы начинали с ручного. Спустя время, этого ручного стало много, то есть человек должен был из одной системы выгрузить маркированный документ, загрузить в другую систему и добиться подписания в электронном формате. А после этого нужно было так же вручную загрузить полностью подписанный документ обратно в нашу внутреннюю систему. Когда через такой процесс проходит десять или сто документов, это терпимо. Но когда их становится в разы больше, необходима полная автоматизация – это естесственный процесс развития.

В нашем случае автоматизация этого процесса проходила сложно: не хватало опыта, было много технических ошибок и отсутствие понимания функционала. Сейчас мы все еще находимся на пилотном этапе, но уже понимаем, что нам удалось связать две системы. Наша внутренняя система после всего согласования и маркировки автоматически передает документ на подписание в «Конутр.Диадок». Все подписывается. И уже «Контур.Диадок» автоматически возвращает финальный документ в нашу внутреннюю систему.

И четвертая классическая трудность – этап, на который мы сейчас начинаем переходить, –масштабировать ЭДО на всю организацию, потому что в рамках пилота мы внедряли его в финансовом отделе. Теперь нужно, чтобы в процесс были вовлечены сотрудники всех отделов и подписантами должны стать не только генеральный и финансовый директора. То есть электронную цифровую подпись должны получить руководители всех остальных функций и по доверенности от генерального директора использовать ее во всех системах.

Задать свои вопросы Сергею и узнать больше об опыте компании «Мерц Фарма» вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 23-24 мая 2024 года.

Мария Кириченко

Комментарии