Олег Жабинский, «РЕХАУ»: «Главное отличие МЧД от бумажной доверенности – квалифицированная электронная подпись»

Олег Жабинский, руководитель юридической службы «РЕХАУ» и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia о правилах к оформлению, хранению и передаче МЧД.

В чем заключаются основные требования к оформлению машиночитаемых доверенностей?

Основные требования к оформлению МЧД не отличаются от требований, которые применяются для оформления доверенности в бумажном виде. Необходимы реквизиты, которые указаны в 185 ст. Гражданского кодекса. В частности, информация о доверителе, представителе, объеме полномочий представителя. Обязательно должна быть информация по сроку доверенности. Либо, если срок не указан, по умолчанию считается, что доверенность выдана на один год.

Но если говорить про машиночитаемую доверенность, то она создается в электронном виде в формате XML-документа и может быть подписана только квалифицированной электронной подписью доверителя. Именно это отличает МЧД от обычной доверенности.

Необходимо ли обрабатывать персональные данные для работы с МЧД? Как выглядит процедура обработки персональных данных сотрудников?

Если мы говорим про выдачу доверенности от организации сотрудникам, то, конечно же, для этого компании требуются персональные данные этих сотрудников. Для бумажной доверенности достаточно указать фамилию, имя, отчество и номер паспорта представителя. Но для МЧД требования более формализованы, и количество данных, которые требуется предоставить, значительно больше. В частности, кроме ФИО необходимо также указать дату рождения, ИНН физического лица и СНИЛС, а также полные данные о документе, удостоверяющем личность (вид документа, его серию и номер, дату выдачи, кем выдан). И чтобы иметь возможность обрабатывать персональные данные для выдачи МЧД, компаниям необходимо заручиться согласием сотрудников на такую обработку.

Если говорить о выдаче МЧД в нашей компании, то большинство персональных данных, которые требуются для выдачи МЧД, уже есть в компании в связи с необходимостью использования в других процессах, в первую очередь для кадрового документооборота. Поэтому, как правило, сотрудник отдельно никаких новых данных нам не предоставляет. Однако мы должны заранее получить у него согласие на повторное использование его персональных данных для выдачи ему МЧД.

Расскажите вкратце, какие основные правила хранения и передачи МЧД?

Основные правила хранения и передачи МЧД формализованы и урегулированы законодательством. Храниться МЧД может только в информационных системах, которые предусмотрены постановлением правительства №233 от 21.02.2022 года. Это в первую очередь головной удостоверяющий центр Минцифры, удостоверяющий центр ФНС России, операторы ЭДО, федеральные органы исполнительной власти либо третьи лица при условии, что в их информационных системах может быть создана и подписана МЧД.

Что касается передачи, то передавать МЧД можно разными способами: например, отправить доверенность в виде отдельного файла вместе с подписанными документами, но такой способ передачи несколько увеличивает объем трафика и требует дополнительной проверки в той информационной системе, в которой создается и хранится МЧД. Либо же может быть другой вариант, когда данные об МЧД указываются в виде кода. В этом случае сам подписанный документ содержит уникальный код, по которому получающая сторона может перейти в информационную систему, где хранится электронная доверенность (например, распределенный реестр ФНС) и проверить действительность МЧД и указанные в ней полномочия представителя.

Задать свои вопросы Олегу и узнать больше об опыте «РЕХАУ» вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии