Даниил Бутко, Торговая сеть «Пятерочка»: О трех простых стандартах планирования поставок

Справка о компании: Торговая сеть «Пятерочка» – российская сеть продовольственных магазинов «у дома» в составе компании X5 Group. Объединяет более 20 тыс. магазинов. «Пятёрочка» основана в 1998 г., первый магазин торговой сети открылся в 1999 г. в Санкт-Петербурге. В 2019 г. была представлена новая концепция торговой сети и открыт первый обновленный магазин в Москве, а также стартовала масштабная программа обновления торговой сети. В 2023 году численности персонала превысила 372 тыс.

Существуют простые принципы, о которых многие забывают в период высокого сезона в ритейле и которые, как мы можем заметить, сказываются на итоговых результатах года и деятельности компании.

Высокий сезон (high season) – это период повышенного спроса, характеризующийся благоприятными климатическими условиями, периодом каникул и отпусков. Также высокий сезон – это некий частный случай значимого события, который наиболее актуален и наиболее понятен. Например, старт продаж мороженого по всей стране приходится на конец апреля-начало мая в зависимости от повышения температуры; резкий рост продаж по яйцам приходится на пасхальную неделю. То есть в данном случае событие может быть длительным как в примере с мороженым, так и достаточно коротким как в примере с яйцами.

Высокий сезон может быть актуален не только для ритейла, но и в принципе для любой другой отрасли. Чем характеризуется высокий сезон? Ажиотажным спросом. Спрос – это когда желание и возможность покупателя встречаются в определенный промежуток времени. По какой-то причине многие путают спрос и продажи. Спрос – это потенциал, продажи – это факт. И прогнозировать нужно не факт, а потенциал. А чтобы реализовать данный потенциал, к нему нужно заблаговременно подготовиться.

Чего мы обычно ждем от значимого события? Прорыва и прироста товарооборота. При этом часто забываем про обратную сторону медали – это пиковая нагрузка на инфраструктуру. Ажиотажный рост вызывает пиковую нагрузку, и без нее нельзя обеспечить высокие продажи. Как бы мы ни старались, рост нагрузки неизбежен. Возникает логичный вопрос: «Как найти баланс?»

Приведу пример, когда коллеги не учли подобную ситуацию. На юге России сложилась тенденция: из года в год перед наступлением жаркой погоды есть одна неделя, когда происходит резкое потепление. Но после нее всегда наступает период похолодания. И только после этого начинается полноценное лето.

Соответственно, когда пришла теплая погода, резко вырос спрос на прохладительные напитки. У коллег из ритейла полки сразу же опустели. Они обрадовались, но не учли сложившуюся ранее погодную тенденцию. Поэтому резко повысили объем поставок. Прохладительные напитки привезли, заполнили РЦ и потом месяц дожидались наступления жары. Все эти увеличенные объемы мешали работе распределительных центров. И, конечно, это сказалось на всей компании в виде упущенных продаж.

Есть три простых стандарта, придерживаясь которых, можно минимизировать подобные оплошности.

Первый стандарт – это идентификация

Если посмотреть на праздничный календарь, то на каждый день приходится от трех до пяти праздников: государственные, локальные, религиозные, профессиональные и пр. Большинство из них никак не влияет на спрос.

Но есть праздничные дни, которые крайне важно учитывать при планировании поставок. Например, майские праздники и шашлычный сезон. Все мы любим поехать на природу и отдохнуть. Но в этом году возникает очень интересный момент: в разгар майских праздников, пятого числа, будет Пасха. Получается, что часть людей, которые соблюдают Великий пост, не будут отмечать День труда и не будут покупать мясо и все сопутствующие товары.

Как следует поступить в этой ситуации? Последний раз подобная комбинация праздников была в 2013 году. Нужно изучить данные за тот год и на их основании решать, как действовать в этом году. Это называется проведением верхнего уровня ретроанализа.

Второй стандарт – анализ

Он позволяет нам определить наличие подобных колебаний спроса. Если вы производитель туалетной бумаги, скорее всего, вы посчитаете, что майские праздники никак не повлияют на рост продаж вашего товара. Но это не так. Люди выезжают на природу и используют туалетную бумагу не только по прямому предназначению, но еще и как салфетки. Удобно и практично.

Был другой случай. В процессе привычного ретроанализа неожиданно для себя мы наткнулись на рост продаж кошачьего наполнителя в Сибири перед новогодними праздниками. Было непонятно, что стало этому причиной. Но потом коллеги объяснили логику происходящего: почва промерзает, взять песочек или землю негде, поэтому для установки елки используется наполнитель. Необычный лайфхак. Да, для жителей Сибири это логично, а мы этого предположить не могли.

Также благодаря анализу мы можем определить вектор спроса. Представим, что вы производитель хлебобулочных изделий, который готовится к празднованию Дня матери. В этот день десятки тысяч людей поздравляют своих мам, и очень многие люди покупают торты и пирожные. Продажи растут хорошо – это прогнозируемо и ожидаемо. Однако многие продавцы упускают важный момент: когда растет потребление пирожных, падает потребление булочек, слоек и прочих мелкоштучных изделий. То есть спрос перетекает из одной категории в другую. И если вы в этот момент ожидаете, что у вас ничего не изменится и готовитесь к регулярным продажам, вас ждут потери.

Когда мы все-таки определились, какие события в году влияют на спрос и продажи товаров, нужно переходить к следующему шагу: определить величину спроса и календаризацию (события, которые влияют на рост спроса в течение года). Почему это важно? От величины спроса зависит то, насколько заранее вам нужно готовиться к событию.

В День Матери продажи тортов-пирожных вырастают на 40-50% от стандартных продаж. Это ожидаемо и должно покрываться запасом. И если закупить торты можно в короткий срок, то есть товары, которые нужно заказывать заблаговременно. Например, ананасы. Обычно их закупают за 8-10 месяцев. Если не спрогнозировать спрос на ананасы, можно остаться без них, потому что их производство, доставка и распределение в магазины занимает очень большой срок. Упуская момент планирования, мы рискуем остаться без продаж. Или если зимой не начать думать о необходимых объемах угля на майские праздники, то продаж опять-таки не будет. Потому что мелкие производители не смогут покрыть резкий спрос, а для работы с крупным производителем нужно согласовывать объемы заранее.

Третий стандарт – кросс-функциональное планирование

Важный пункт, к которому почему-то многие относятся как к само собой разумеющемуся: «Все всё понимают, все мы взрослые люди и профессионалы». Но при этом многие упускают момент, когда нужно сесть и договориться.

Вернемся к ананасам, о которых говорили выше. Если не провести установочную встречу, инициаторами которой должно выступать направление прогнозирование спроса, и заранее не проговорить с коллегами из коммерческого департамента (которые знают предпосылки на будущее, наличие контрактных обязательств, их выполнение и невыполнение), не обсудить ситуацию с ресурсным планированием, то можно ударить в грязь лицом. Как минимум РЦ может не выдержать необходимых объемов, в таком случае нужно заранее договориться о перераспределении или найти дополнительные площадки. Если не поговорить с маркетингом, который вдруг решил провести какую-то акцию лояльности и тем самым спровоцировать резкий взрыв спроса, мы тоже сядем в лужу. Поэтому установочная встреча просто необходима для того, чтобы собрать максимальный объем предпосылок, которые действительно повлияют на изменение спроса и то, как к нему нужно готовиться.

После сбора всех вводных данных нужно провести сценарное планирование: надеяться на лучшее, но готовиться к худшему. Другими словами, должен быть запасной план к запасному плану. Редко бывает, что происходят события, которые мы никак не можем спрогнозировать. Да, такое случается, но это форс-мажоры, и закладывать их в планирование изначально малоперспективно. Поэтому нужно закладывать только то, что мы можем действительно оценить и понять. Остальные случаи – это страховые ситуации.

И напоследок хочу отметить еще один важный пункт. Есть такое замечательное понятие, как коллективная безответственность. Выступая на сцене, я могу обратиться к залу с просьбой принести мне воды. И всегда найдется инициативный человек, который среагирует на просьбу. Но если следовать подобной модели на уровне всей компании, результат будет нулевым. После всех обсуждений и планирования нужна финализация и четкое фиксирование, кто за что и когда несет ответственность. И эту договоренность нужно соблюдать. Потому что если мы не сделаем этого, то вся предыдущая деятельность по идентификации, выявлению, разработке планов и прочее помножится на ноль.

Я советую использовать простой чек-лист: какие шаги и зачем нам нужно соблюдать. Его можно применять практически для любого значимого события. Если это сделать, то в большинстве случаев можно будет избежать банальных и очевидных рисков, которые потом заставляют краснеть в момент наступления события.

Даниил Бутко, руководитель направления прогнозирования категории «Свежая продукция», Торговая сеть «Пятерочка»

Комментарии