Ада Гора, «Гулливер Групп»: «Установите четкие цели интеграции, ожидания от новой системы и критерии успеха!»

Ада Гора, product owner СЭД, «Гулливер Групп», и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об интеграции внутреннего и внешнего ЭДО в единую систему.

Как давно вы поняли необходимость интеграции внутреннего и внешнего ЭДО в единую систему? В чем увидели необходимость?

В рамках жизненного цикла любой компании, ее становления и интенсивного развития о многих вопросах, естественно, не задумываешься. Однако, достигнув определенного уровня зрелости, начинаешь видеть узкие места ключевых процессов.

Чем больше становится систем (учетных систем, систем управления документацией, личных кабинетов операторов ЭДО и т.д.), тем больше транзакционных издержек на обработку одного документа, маршрут которого проходит через каждую из них, не говоря уже о потерях на переходах из одной системы в другую. Живой пример, за которым не нужно далеко ходить: представляем себе рабочее место бухгалтера, который вынужден получить от канцелярии или менеджеров входящую первичную документацию, зайти в личный кабинет оператора электронного документооборота и сначала подписать документы там, а затем, предварительно распечатав или сохранив их на компьютере, заносить документы вручную в учетную систему. А если добавить к этому несколько личных кабинетов других операторов или необходимость до принятия к учету согласовывать документы внутри компании, то становится совсем больно.

Примеров такого рода очень много, но именно в тот момент, когда смотришь на процессы с точки зрения их оптимизации, явно видится необходимость интеграции внутреннего и внешнего ЭДО в единую систему. В группе компаний «Гулливер» особенно остро мы ощутили эту необходимость более трех лет назад, и с каждым годом ставим все более амбициозные цели на этом пути.

Какие трудности чаще всего возникают в процессе интеграции?

Не смогу сказать, какие «чаще», но могу обратить внимание тех, кто только встает на этот путь, на то, какие трудности выделяет наша команда.

Во-первых, недостаточная поддержка со стороны поставщиков. Объединение внутреннего и внешнего ЭДО может требовать сотрудничества с различными вендорами программного обеспечения и сервисов. Какую бы стройную модель вы ни задумали, необходимо до ее утверждения убедиться в готовности поставщиков оказать необходимую поддержку и содействие в процессе.

Во-вторых, помимо содействия в процессе интеграции, важно понимать, каким образом будет осуществляться пост-проектное сопровождение. Готов ли будет тот или иной вендор за комфортную сумму обслуживать реализованную интеграционную модель? Есть ли в распоряжении компании архитектор или продакт-менеджер, который сможет отслеживать ее работу комплексно (а не с точки зрения работоспособности конкретного сервиса), решать возникающие проблемы и обновлять функциональность в соответствии с потребностями бизнеса?

В-третьих, всегда стоит помнить о проблемах с масштабируемостью. При интеграции важно учесть возможность масштабирования системы для учета роста бизнеса и объема обрабатываемых документов.

Можно было бы отдельно выделить кадровые трудности перехода на новый функционал и активное изменение требований законодательства, но на сегодняшний день это касается любых проектов.

Дайте совет, как минимизировать потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в процессе интеграции внутреннего и внешнего ЭДО?

Установите четкие цели интеграции, ожидания от новой системы и критерии успеха.

Подумайте, прежде чем делать: в данном случае особенно стоит подумать о требованиях бизнеса и функциональности систем.

Не старайтесь быть первопроходцем: можно учесть лучшие практики в реализации интеграций такого уровня, а не уходить на полгода в разработку механизмов преобразования данных для обеспечения совместимости систем.

Не забудьте обеспечить защиту конфиденциальной информации, передаваемой между внутренними и внешними системами.

Не бросайте своих людей! Обеспечивайте открытую коммуникацию со всеми участниками, включая поставщиков ПО, сотрудников и стейкхолдеров. Обсуждайте проблемы и решения на регулярной основе, определяйте зоны роста.

Примите тот факт, что интеграция внешнего и внутреннего ЭДО в единую систему сразу после запуска в эксплуатацию перестает быть проектом и становится процессом! Процессом, который можно и нужно оптимизировать из года в год.

Задать свои вопросы Аде вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии