Наталья Тугалева, компания-экспортер холдинга «Доставка Морем»: «Автоматизация – важная составляющая эффективной работы предприятия»

Справка о компании: «Доставка Морем» – российская компания, специализирующаяся на агротрейдинге и экспорте зерна. Продает широкий ассортимент сельскохозяйственной продукции, включая рапс, семена подсолнечника, соевые бобы и многое другое. По итогам прошлого зернового сезона вошла в ТОП-15. Компания занимает первое место в экспорте продуктов глубокой переработки. За сезон 2022-2023 гг. отгрузила 1 млн тонн сельскохозяйственной продукции.

В данной статье я расскажу скорее не о том, как устранять дебиторскую задолженность, а какими инструментами не допускать ее формирования.

Наша компания является экспортером на рынке сельскохозяйственной продукции. Отличительная особенность аграрного бизнеса от другого более организованного бизнеса в том, что у нас достаточно много посевных площадей, крестьянских и фермерских хозяйств, которые, к сожалению, еще не перешли в другой режим существования с точки зрения учета, отчетности, ЭДО и т.д.

Особенность нашей работы с дебиторской задолженностью и бизнес-модель отрасли АПК глазами экспортера

У нас нет дебиторской задолженности как таковой, которая возникла от Покупателя товара. Прежде чем продавать свой товар нашему покупателю – крупному игроку на мировом рынке, нам необходимо купить товар у фермеров, которые расположены в разных регионах страны. Головное подразделение компании находится в Москве, операционные подразделения в Ростове-на-Дону, Азове, а закупаем товар мы фактически от Краснодара до Алтая. Фермеры продают нам свою продукцию на условиях предоплаты. Поэтому в этой статье под ДЗ я подразумеваю следующее: мы платим фермеру за товар, а как он будет исполнять контракт – неизвестно.

По итогу прошлого сезона 22/23 года, Россия заняла первое место в мире по экспорту пшеницы. 65% экспорта продукции (практически 40 млн тонн) пришлось всего на 20 топ-компаний экспортеров. При этом на территории РФ 34 тыс. крупных и средних сельхозтоваропроизводителей и 123 тыс. крестьянских (фермерских) хозяйств и индивидуальных предпринимателей. Т.е. на одного топ-экспортера приходится около 7,5 тыс. участников внутреннего рынка. И здесь возникает вопрос, насколько хорошо компания знает, с кем работает.

Внедрение инструментов контроля бизнес-процессов

Глоссарий

Когда в 2016 году была создана компания, у нас было сетевое хранилище и Excel-таблицы с макросами. И при возникновении спорной ситуации сотрудники чувствовали себя разрозненно, поскольку одну и ту же информацию передавали разными словами и вкладывали в нее разный смысл.

Поэтому в середине 2018 года мы начали процесс цифровизации с внедрения глоссария (понятийного аппарата внутри компании). Теперь мы четко понимаем, что обозначает каждый показатель. Например, CQ – это законтрактованный объем, SQ – объем в силосах, TQ – объем по тикетам. В какой-то момент мы столкнулись с тем, что у нас закончились комбинации букв, чтобы вводить новые показатели, поэтому пришлось немного перестраивать глоссарий.

Описание бизнес-процессов

В середине 2018 года мы начали процесс автоматизации, и к концу года я считала, что все заработает отлично. Однако не получилось. Причина в том, что, когда программистам писали тестовые задания, брали в расчет мнение небольшого количества сотрудников. И в итоге оказалось, что 80% проделанной работы никуда не годится. Имея базовые экспертные навыки в области финансов, я смотрела на реализацию бизнес-процессов одним образом, а фактически они происходят по-другому. Например, пока у нас нет договора и спецификаций, предполагается, что фермер не может нам привезти товар, а порт не может товар принять. Но это только предполагается. Потому что утром появляется счет на оплату с пометкой, что товар уже в силосе. И непонятно, как этот товар без подтверждения качества и количества попал в силос. Поэтому при автоматизации бизнес-процессов важно понимать, как они работают, и выяснить у владельцев этих процессов, как для них будет удобно.

Поэтому процедура KYC (Know Your Customer/Client) «Узнай своего клиента» – это всегда симбиоз между коммерческой службой, которая отвечает за сделки, и службой безопасности вместе с юристами, которые стоят на страже наших интересов и отвечают за благонадежность контрагентов.

На рисунке показано, как мы отрисовывали каждый бизнес-процесс. Было важно понимать, где процесс начинается и заканчивается, где есть данные, которые можно автоматизировать (через чат-боты, реестры, роботов) и невозможно (например, чат-бот плохо работает с Whatsapp).

При описании бизнес-процессов важно было также детализировать их на уровне департаментов и отделов для дальнейшего выбора инструментов программирования, внесения и получения данных. Например, отдел логистики получает данные о весе товара, загруженного в авто, через бота в Telegram.

Прослеживаемость в CRM-системе

СRM-система сочетает в себе 80% программируемого и 20% изменяемого. Она выполняет функцию согласования условий лицами, принимающими решения, и ответственными менеджерами, а также не допускает ошибок в процессе ввода данных.

Отмечу, что важно не только все автоматизировать. Автоматизация – это только часть процесса, который является неотъемлемым на предприятии. Важно внедрить культуру системного мышления среди сотрудников, заставить их поверить, что все бизнес-процессы должны быть для компании маржинальными и прослеживаемыми, должны иметь соотношение оптимального уровня риска к цене. Кроме того, когда работники принимают участие во всех процессах, они становятся частью того, что создавали.

BI – инструмент оперативного реагирования

Как следствие внедрения инструментов контроля, мы активно используем инструменты BI, которые создаются под запросы определенной группы лиц. Например, применяется дашборд, который по мере поступления спецификаций или захода товара в порт в онлайн-режиме показывает дебиторскую задолженность на данный момент. Также мы применяем дашборд, который позволяет контролировать себестоимость товара и анализировать законтрактованные объемы.

Третий дашборд показывает географическое нахождение оплаченного актива. Благодаря ему все ответственные лица могут отслеживать локацию и концентрацию товара, как его вывозят, в каком объеме и т.д. Дашборд отображает как цифры (вес товара, его стоимость), так и географическую карту.

Наталья Тугалева, генеральный директор, компания-экспортер холдинга «Доставка Морем»

Комментарии