Оксана Суворова, Магнит Фарма: «В рамках цифровизации коммерческих закупок наша компания внедрила все базовые технологии»

Оксана Суворова, руководитель сектора некоммерческих закупок, Магнит Фарма, и спикер Двенадцатой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации», рассказала CFO Russia о том, как строится процесс закупок в ее компании, и описала инновационные решения для стандартизации подхода к закупкам.

Как происходит процесс некоммерческих закупок в вашей компании? Из каких этапов он складывается?

В нашей группе компаний процессы закупочной деятельности подразделяются на:

Сквозной процесс некоммерческих закупок (НКЗ) – он состоит из процессов, обеспечивающих полный цикл удовлетворения потребности в НКЗ (от планирования и формирования потребности до поставки предмета закупки на объект и оплаты)

Управляющие процессы – регламентируют функционирование сквозного процесса (его цель, направление развития, основные принципы работы)

Поддерживающие процессы – направлены на поддержание функционирования сквозного процесса (документооборот, информационный обмен) 

Какие инновационные решения нужны для стандартизации подхода к некоммерческим закупкам при наличии разнообразных категорий товаров и услуг? Каковы преимущества стандартизации подхода к закупкам?

Сегодня закупки стали одной из областей внедрения передовых технологий, аналитики больших данных и автоматизации. В рамках цифровизации коммерческих закупок наша компания внедрила все базовые технологии, что позволило значительно сократить затраты на персонал. Мы постоянно модернизируем и развиваем свою закупочную платформу, вкупе с порталом корпоративной документации она полностью закрывает наши потребности, в том числе и в части стандартизации и автоматизации процессов.

Мы ввели в работу новую закупочную политику в некоммерческих закупках, описали пошагово все процессы, объединили в описании все информационные системы, задействованные в процессе закупок (от создания заявки на закупку в  1СДО, создания заявки в Системе исполнения поручения, получения коммерческого предложения на площадке B2B-Center до согласования договора в 1СДО и проведения закрывающих документов в БИТ.Финанс). Кроме того, внедрили чат-боты.

Важным элементом стандартизации закупок мы считаем единую экосистему, в которую мы вовлекли наших поставщиков. При получении первичной аккредитации на площадке B2B-Center контрагенты (КА) проходят квалификационный отбор самостоятельно. И пусть на выходе мы получаем меньшее число коммерческих предложений, но при этом нашим специалистам не приходится проводить аналитику больших данных для выбора КА. На портале создана База данных аккредитованных КА, что позволяет, при наличии методики выбора таких КА, перейти сразу к запросу только коммерческих условий и заключению договора.

Единая экосистема, о которой вы сказали, касается коммерческих и некоммерческих закупок?

На площадке B2B-Center мы торгуем только некоммерческих поставщиков. Коммерческие закупки осуществляются только на ЭТП клиентов. Для продаж у нас утверждено несколько блоков.

Для блока ЮзЭДО: контрагенты, через которых мы обеспечиваем юридически значимый обмен документами с нашими партнерами.

Каждая аптечная сеть обслуживается через конкретного контрагента из списка.

Для блока Площадки: контрагенты, через которых мы обеспечиваем обмен заказами с партнерами. На каждом рынке субъекта РФ у КА своя доля рынка, но общий для всех принцип работы: мы и наши конкуренты транслируем цены, а партнёры направляют заказы.

Для блока Ценовой Аудит: контрагенты, через которых мы обеспечиваем компанию информацией о ценовом предложении на рынке и можем делать корректное ценовое предложение для партнеров (аптечных сетей и аптек).

Каких результатов вы достигли в стандартизации закупок?

В целом только по аналитике закупочных процессов по подразделению эксплуатация недвижимости, например, удалось сократить закупочный процесс на 30%. А это одно из самых крупных подразделений по числу КА (постоянная потребность в ремонтах водоснабжения, электроснабжения и пр.). 70% КА согласовываются из списка аккредитованных – это касается только нетоварного контура. Все КА товарного контура проверяются немного иначе. Для их проверки мы используем нашу 1СДО и специализированные базы для проверки. В отличие от проверок нетоварного контура, для согласования коммерческого КА, помимо проверки на благонадёжность, нам важны ещё: закупочный товарооборот, группа кредитного рейтинга, данные по общей дебиторской задолженности и просроченной дебиторской задолженности, ЛТК, вид и сумма обеспечения.

Наряду с этим, продолжаем заниматься кибербезопасностью, внедряем новые и совершенствуем текущие инструменты.

Перевели большую часть КА на ЭДО, благодаря чему сократили затраты на канцелярию и курьерскую доставку бумажных документов. В прошлом году доработали систему архивации и хранения документов, благодаря которой упрощается и ускоряется поиск нужной информации в системе.

На корпоративном портале разработано целое комплаенс-пространство, где собраны основные принципы этического ведения бизнеса, курсы и декларации. Внедрили новое Положение по проверке КА, перешли на единую систему управления поручениями по проверке. Ограничили как получение, так и отправку писем на внешние адреса для сотрудников по должностям.

В коммерческих закупках в компании существует система управления взаимоотношениями с КА (портал поставщиков – SRM 2.0 Магнит), обеспечивающая эффективную коммуникацию и контроль всей цепочки поставок. А также у нас есть системы парсинга прайс-листов и мониторинга цен.

Задать свои вопросы Оксане и узнать больше об опыте Магнит Фарма вы сможете на Двенадцатой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации», которая пройдет 9 февраля 2024 года в Москве.

Юлия Сильченко

Комментарии