OCR-технологии против офисной рутины: упрощаем жизнь бухгалтеров, финансистов и экономистов

Основная задача систем конвейерной обработки документов OCR (Optical Character Recognition) — потоковое распознавание и извлечение данных. Говоря простым языком, технология позволяет из скана, фото или электронного документа любого формата автоматически вычленять различные типы целевых данных (текст, фото, печати, подписи и проч.), редактировать их и переносить в учетные системы. 

Это значительно упрощает и ускоряет рутинные бизнес-процессы, связанные с документами, финансами, отчетами, и делает их дешевле. Например, с OCR-решением бухгалтеру, получившему скан счета по электронной почте, не придется сохранять его вручную, создавать заявку на оплату, вносить в нее реквизиты — операции произойдут автоматически. 

При использовании электронного документооборота OCR-технологии также актуальны: вместе с электронным документом организация не получает все метаданные к нему, только определенный набор атрибутов. При необходимости OCR-система сама запросит дополнительную информацию для последующей обработки в учетной системе. Например, решение SOICA автоматически сверит присланный контрагентом подписанный договор в jpg-формате с согласованной копией в doc-формате, а затем отправит его подписанту внутри компании. 

Особенности современных OCR-решений

Современные OCR-решения используют искусственный интеллект, алгоритмы машинного обучения, они способны работать с неформализованными документами: отчетами, протоколами, входящей корреспонденцией. 

Так отечественное OCR-решение SOICA позволяет настраивать обработку любых структурированных и неструктурированных документов, реализовывать сложные сценарии обработки как отдельных всевозможных документов (от ценников до договоров), так и их комплектов. В отличие от многих западных аналогов, для внедрения решения SOICA не требуется привлекать команду разработчиков. Настроечная среда no-code позволяет легко внедрить решение в существующий IT-ландшафт компании, а затем аналитики без навыков программирования могут ее обучать и подстраивать под задачи конкретного бизнеса. 

Одно решение закрывает сразу множество задач: распознавание текста и извлечение фото из отсканированного или электронного документа, сбор документов в комплекты и даже анонимизация (маскировка персональных данных). Последнее актуально для кредитных организаций, где система может подтвердить получение паспортных данных, идентификацию  личности, но скроет персональные данные, серию, номер паспорта от посторонних глаз. 

Насколько точно OCR распознает данные?

Точность распознавания данных при использовании SOICA составляет около 95%. Для получения такого результата в решении поддерживается сразу несколько типов проверки: 

В случаях, когда требуется дополнительная валидация данных человеком (например, система не уверена в корректности распознанных данных), SOICA уведомит об этом пользователя по почте, передав ссылку, по которой можно перейти в специальный кабинет валидатора для проверки данных. 

Кому и когда пора внедрять OCR-решения? 

SOICA автоматизирует не отдельные операции, а весь процесс. Технология особенно востребована в ритейле, организациях энергетического сектора, страховых компаниях, а также у кредитных организаций, в которых скорость обработки документов играет решающую роль. 

В целом, внедрение такого решения приобретает смысл, когда годовой объем документов в организации приближается к 100 тысячам, при этом компании важно быстро обрабатывать документы разного формата, собирать их в комплекты, сверять данные с несколькими источниками, в процессе обработки отправлять и получать запросы. 

В растущей компании внедрение OCR-решения позволяет быстро кратно повысить производительность, не увеличивая количество сотрудников. 

Среди пользователей решения SOICA есть организации, в которых скорость обработки документов после внедрения увеличилась в 30 раз.

Павлов Александр, директор по развитию SOICA компании SL Soft

Erid: 2SDnjdikfNY