Наталья Рагузова, СМ-Клиника: «Цифровизация СВК значительно ускорила бизнес-процессы внутреннего аудита»

Наталья Рагузова, советник генерального директора по организационному развитию, к.ф.-м.н., СМ-Клиника, и спикер Двенадцатого форума финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2023, рассказала CFO Russia о цифровизации системы внутреннего контроля в компании.

Как давно вы занимаетесь цифровизацией системы внутреннего контроля в компании? Что стало предпосылками?

Если говорить о моем собственном опыте автоматизации и цифровизации бизнес-процессов, то он, конечно, не ограничивается только системой внутреннего контроля. У меня есть успешный опыт внедрения медицинских информационных систем и систем класса ERP, а также внедрения систем документооборота для разработки и сертификации систем менеджмента качества в соответствии с требованиями международных стандартов. Причем все эти системы были не просто внедрены, они потом реально использовались в коммерческой деятельности компаний.

Сразу хотелось бы договориться о понимании терминов «автоматизация» и «цифровизация». Понятие «автоматизация» гораздо уже «цифровизации»: автоматизация полностью или частично переводит этапы бизнес-процесса в электронный вид без изменения его логики, а цифровизация вносит существенные изменения в саму модель бизнес-процесса, например, трансформирует бумажный документ в некий новый формат (сообщение в СЭД, электронная карточка, использующая записи в справочнике и т.п.) или использует новые технологии для обработки и анализа данных. Например, сейчас мы начали использовать в договорной работе систему сервисов, основанных на инструментах искусственного интеллекта, Directum Ario.

Несмотря на то, что на практике самыми популярными для цифровизации процессами, как правило, являются делопроизводство и договорная работа, у нас цифровизация системы внутреннего контроля стала одной из первых задач при внедрении новой системы электронного документооборота (СЭД). И именно она стала локомотивом для дальнейшего развития СЭД в части других возможностей этой системы.

Важной частью системы внутреннего контроля являются внутренние аудиты, которые мы проводим в компании на систематической основе уже более 10 лет. Поскольку мы начинали с бумажного документооборота, то потребность в оптимизации этого блока бизнес-процессов с годами только возрастала. Росло количество проверок, много времени уходило на бумажную работу с актами по их составлению и передаче на подписание, а также на ручное отслеживание исполнения поручений по результатам аудитов. Перед началом цифровизации в компании проводилось несколько сотен проверок в год. К этому моменту в компании уже началось внедрение системы Directum RX, и по результатам анализа ее возможностей выбор ПО для цифровизации блока бизнес-процессов внутреннего аудита был осуществлен в ее пользу.

С какими сложностями вы столкнулись в процессе цифровизации? Удалось ли их преодолеть?

Когда автоматизации или цифровизации подвергаются новые, недавно спроектированные, неустоявшиеся бизнес-процессы, то всегда есть риск, что придется на ходу их изменять, и это может замедлить процесс внедрения. В нашем случае этого не произошло, так как бизнес-процессы внутреннего аудита были отработаны годами, а цифровизация позволила их упростить и ускорить, сделать более прозрачными и удобными, устранила рутинные операции, не добавляющие ценности.

Одним из ключевых факторов успеха для внедрения любой информационной системы является своевременное обучение пользователей. Обучение мы начали заранее. На первом этапе внедрения модуля «Внутренние аудиты» мы успели провести его опытную эксплуатацию, а заранее встроенные нами в процесс прохождения документа контрольные процедуры позволили отслеживать путь акта проверки в контрольных точках и дали возможность внесения корректирующих действий в ситуациях, когда это было необходимо. Например, вначале некоторые аудиторы не создавали акт проверки по шаблону в СЭД, а прикрепляли скан подписанного вручную акта к электронной карточке документа. Эта проблема была быстро решена благодаря встроенной процедуре предварительного согласования документа. Таким образом, практикуясь, наши аудиторы продолжали обучаться работе в новой системе, имея право на ошибку, которую сами же быстро исправляли без ущерба качеству собираемой системой информации.

Кроме того, большинство наших аудиторов не являются сотрудниками подразделения внутреннего аудита, а рассредоточены по различным департаментам и имеют своих руководителей. На практике это может привести к сложностям при выборе приоритетов для выполнения работ. Но, поскольку внутренние аудиты проводятся в компании более 10 лет, горизонтальные коммуникации между подразделениями при проведении внутренних контрольных мероприятий являются отлаженными, и проблем с выполнением проверок в срок, как правило, не возникает.

Какие преимущества дает внедрение диджитал-инструментов в СВК?

Переход на полностью безбумажную технологию значительно ускорил бизнес-процессы внутреннего аудита. Они стали прозрачнее и безопаснее, так как доступ к информации в СЭД четко разграничен. Теперь документы подписываются гораздо быстрее, и они не теряются, как это бывало ранее. Значительно облегчилась работа подразделения внутреннего аудита в части контроля своевременного выполнения проверок и исполнения поручений по их результатам. Вся необходимая для контроля информация находится в системе, ее легко и быстро можно получить. Возросла исполнительская дисциплина. Переход на полностью электронный документооборот дал нам возможность экономии материальных ресурсов.

Если говорить о наших дальнейших планах по цифровизации, то нужно понимать, что система внутреннего контроля – это не только аудиты. Она пронизывает всю систему управления, должна быть встроена в бизнес-процессы компании. Поэтому цифровизация системы внутреннего контроля у нас продолжается. Например, при внедрении модуля договорной работы мы разработали для СЭД ряд контрольных процедур, а недавно приступили к цифровизации второй линии защиты СВК (согласно модели COSO трех линий защиты) в рамках внутренних тематических проверок наших медицинских подразделений.

Задать свои вопросы Наталье вы сможете на Двенадцатом форуме финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2023, который состоится 23-24 ноября 2023 года.

Елизавета Гета

Комментарии